Kho dữ liệu dùng chung là nền móng, không phải đích đến
Kho dữ liệu dùng chung là hệ thống tập hợp, chuẩn hóa và quản lý dữ liệu từ nhiều nguồn để các cơ quan có thẩm quyền truy cập, sử dụng khi thực hiện nhiệm vụ hành chính. Đây là phần hạ tầng cần thiết để AI hành chính công hỗ trợ xử lý hồ sơ nhất quán, thay vì tạo thêm những công cụ rời rạc.
Tại hội nghị khoa học toàn quốc ngày 30/10 do Trường Đại học Cửu Long tổ chức về chính quyền địa phương hai cấp và chuyển đổi số, các đại biểu bàn về cách ứng dụng công nghệ, đặc biệt là AI, vào quản lý và phục vụ người dân. Hội nghị nhận 71 tham luận; một đề xuất đáng chú ý là xây kho dữ liệu tập trung theo nguyên tắc chính xác, đầy đủ, sạch và được cập nhật thường xuyên.
Đề xuất này đúng trọng tâm: AI không thể bù đắp dữ liệu sai, thiếu hoặc trùng lặp. Nếu mỗi hệ thống lưu thông tin theo cách riêng, cán bộ vẫn phải đối chiếu thủ công và người dân tiếp tục khai lại dữ liệu. Vì vậy, việc tổ chức dữ liệu thống nhất phải đi trước hoặc song hành với tự động hóa.
Lợi ích chỉ có thật khi người dân bớt khai lại
Giá trị dễ thấy nhất của kho dữ liệu dùng chung là giảm giấy tờ và thao tác lặp. Chẳng hạn, khi người dân xác minh thông tin hộ tịch, cán bộ có thẩm quyền có thể tra cứu dữ liệu điện tử đã được kết nối thay vì yêu cầu nộp lại giấy tờ mà cơ quan nhà nước đã có quyền sử dụng. Cách làm này có thể rút ngắn quy trình và tránh việc người dân nhiều lần cung cấp cùng một thông tin.
Một trợ lý AI bằng giọng nói cũng được giới thiệu với mục tiêu hướng dẫn người dùng tìm đúng thủ tục, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hoàn thành dịch vụ công trực tuyến thuận tiện hơn. Đây là hướng ứng dụng thiết thực, nhất là với các thủ tục liên quan đến hộ tịch, đất đai, xây dựng và dân cư.
Tuy nhiên, chính quyền số không được đánh giá bằng số lượng công cụ AI được đưa vào sử dụng. Thước đo nên là hồ sơ ít bị trả lại hơn, thời gian xử lý giảm và người dân không phải điền lại dữ liệu cơ quan đã có. Nếu thiếu các kết quả ấy, công nghệ chỉ chuyển gánh nặng từ quầy tiếp nhận sang màn hình.
Từ tập huấn đến một quy trình cụ thể ở cấp xã
Ở xã Hạ Bằng, một buổi tập huấn về chuyển đổi số và ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong hoạt động công vụ trang bị cho cán bộ kiến thức về nền tảng, chiến lược phát triển AI tại Việt Nam, quy định pháp luật liên quan và một số công cụ như ChatGPT, Gemini, NotebookLM. Người dự được hướng dẫn viết câu lệnh và dùng AI cho tác vụ hành chính, quản lý, truyền thông, tổ chức hội họp và xây dựng trợ lý cá nhân.
Cách tiếp cận này phù hợp với áp lực ở cơ sở: khi mô hình chính quyền địa phương hai cấp vận hành, khối lượng việc tăng, trong khi yêu cầu xử lý nhanh, chính xác và phục vụ người dân, doanh nghiệp ngày càng cao. AI có thể hỗ trợ tra cứu, tổng hợp, soạn dự thảo, phân tích dữ liệu và chuẩn bị nội dung tham mưu; cán bộ vẫn phải kiểm chứng kết quả và quyết định cách sử dụng.
Yêu cầu mỗi cơ quan, đơn vị chọn ít nhất một nhiệm vụ hoặc quy trình cụ thể để áp dụng là bước đi hợp lý. Thay vì triển khai dàn trải, đơn vị có thể thử AI ở khâu tổng hợp báo cáo hoặc theo dõi văn bản, đo hiệu quả rồi mới mở rộng. UBND xã cũng được đề nghị duy trì đầu mối hỗ trợ thực hành và giúp người dân, nhất là người cao tuổi, tiếp cận dịch vụ công trực tuyến.
Không thể đổi tiện lợi lấy rủi ro dữ liệu
Mở rộng AI hành chính công mà không có quy tắc bảo vệ dữ liệu sẽ làm suy yếu niềm tin cần thiết cho chính quyền số. Tại Hạ Bằng, cán bộ được lưu ý không đưa lên các công cụ AI công cộng tài liệu thuộc bí mật nhà nước, hồ sơ cán bộ, đảng viên, thông tin cá nhân của công dân hoặc tài liệu nội bộ chưa được phép chia sẻ.
Đây không phải cảnh báo phụ bên cạnh câu chuyện năng suất; đó là điều kiện để triển khai. Cơ quan cần xác định dữ liệu nào được phép xử lý, ai chịu trách nhiệm kiểm tra câu trả lời và cách lưu vết việc sử dụng. Cán bộ phải xem nội dung AI tạo ra là bản hỗ trợ, không phải kết luận có thể dùng ngay trong quyết định công vụ.
Các đề xuất về quản trị số tại Vĩnh Long hướng tới giai đoạn 2026–2030, trong bối cảnh khối lượng công việc được phân bổ giữa cấp tỉnh và 124 xã, phường. Kết luận nên rõ ràng: kho dữ liệu tốt giúp giảm phiền hà, còn AI có thể tăng tốc xử lý; nhưng chỉ dữ liệu đáng tin cậy, quyền truy cập được kiểm soát và cán bộ chịu trách nhiệm mới biến hai công cụ ấy thành dịch vụ công tốt hơn.
