Năng suất tăng ở một khâu, giảm ở khâu khác
Nghịch lý năng suất do AI tạo ra là tình trạng nhân viên hoàn thành bản nháp nhanh hơn nhờ công cụ trí tuệ nhân tạo, trong khi quản lý phải dành thêm thời gian xác minh, sửa lỗi và chịu trách nhiệm cho sản phẩm cuối cùng. Khoảng cách giữa kỳ vọng và thực tế đã hiện rõ trong AI tại nơi làm việc: 91% người ra quyết định tin khoản đầu tư AI mang lại giá trị như mong đợi, nhưng 53% nhân viên cho biết công cụ này gây trở ngại hoặc phát sinh thêm việc. Một nửa khác, 55%, nói thời gian xử lý công nghệ kém hiệu quả cản trở năng suất của họ. Những con số ấy cho thấy triển khai công cụ không đồng nghĩa với cải thiện năng suất nhân viên. Nếu đầu ra chưa đáng tin, phần việc không biến mất; nó chỉ chuyển sang người phải kiểm tra.
Bản nháp nhanh, nhiều giờ sửa chữa
Một quản lý cấp trung tại công ty truyền thông, phụ trách tám nhân viên, kể rằng khoảng nửa năm gần đây phần lớn thời gian làm việc của mình chuyển sang sửa sản phẩm do AI tạo ra. Công ty khuyến khích nhóm dùng AI để tăng năng suất, từ tìm ý tưởng đến lập dàn ý và viết bản nháp. Nhưng một kế hoạch truyền thông gần 20 trang có lịch tổ chức trùng với sự kiện khác, ngân sách cộng lệch gần 30% và số liệu thiếu nguồn. Những lỗi ấy buộc quản lý phải kiểm tra lại tài liệu gốc, tính toán và viết lại nội dung. Nhân viên có thể làm bản nháp trong 30 phút, còn quản lý mất từ hai đến ba tiếng để biến nó thành sản phẩm dùng được. Đây không chỉ là chuyện phải đọc kỹ hơn: quản lý lỗi AI lấy mất thời gian dành cho hướng dẫn nhóm và phát triển công việc.
Công cụ ngoài luồng khiến rủi ro khó thấy
Vấn đề không dừng ở chất lượng câu chữ. Nhân viên còn dùng công cụ AI chưa được phê duyệt thay cho phần mềm của công ty: 45% cho biết họ sử dụng những công cụ ngoài danh sách cho phép ít nhất mỗi tháng một lần. Khi doanh nghiệp không biết dữ liệu nào được đưa vào đâu, việc bảo vệ thông tin và kiểm soát chất lượng trở nên khó khăn hơn. Tình trạng này cũng phản ánh cách triển khai thiếu chuẩn bị. Bốn trong năm người ra quyết định thừa nhận doanh nghiệp đầu tư công nghệ mới nhanh hơn tốc độ hỗ trợ nhân viên làm quen và áp dụng. Không thể kỳ vọng người lao động tự biết công cụ nào phù hợp, cách xác minh kết quả và giới hạn sử dụng nếu những hướng dẫn ấy chưa rõ. Nhiều nơi đang bổ sung công nghệ trước khi sắp xếp lại quy trình, khiến AI chuyển khối lượng việc giữa các vai trò thay vì giảm tổng công sức.
Muốn giảm việc, phải đổi cách giao trách nhiệm
Câu chuyện của người quản lý cho thấy một phần vòng luẩn quẩn bắt nguồn từ chính cách điều hành: lo trễ hạn nên quản lý thường sửa thay nhân viên, rồi cả nhóm quen với việc lỗi sẽ được phát hiện ở bước cuối. Sau cuộc họp yêu cầu mọi người đọc lại, xác minh số liệu, kiểm tra tên riêng và ghi nguồn cho thông tin quan trọng, tình hình có cải thiện, dù áp lực tiến độ vẫn khiến lỗi tái diễn. Doanh nghiệp cần đặt quy tắc sử dụng AI cùng với đào tạo và quy trình kiểm chứng, đồng thời giao rõ ai chịu trách nhiệm cho từng đầu ra. Hướng đi hợp lý không phải chạy đua đưa thêm công cụ vào mọi công việc, mà là chọn nơi AI thực sự hữu ích và cho nhân viên thời gian học cách dùng. AI chỉ tạo năng suất bền vững khi thời gian tiết kiệm được không bị chuyển thành giờ sửa lỗi của quản lý.
