Thời hạn 30 ngày là mốc người sử dụng lao động phải theo sát
Sổ BHXH điện tử là bản ghi do BHXH Quân đội tạo lập bằng phương tiện điện tử, có thông tin như sổ giấy nhưng không thể hiện địa điểm đóng quân của cơ quan, đơn vị. Bộ Quốc phòng ban hành Thông tư số 177/2026/TT-BQP để quy định giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội thuộc phạm vi quản lý của Bộ. Điểm đáng chú ý nhất với người sử dụng lao động là thời hạn: phải hoàn thành tạo lập sổ trong vòng 30 ngày kể từ khi người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Đây là mốc cần được đưa vào quy trình tiếp nhận hồ sơ, thay vì chờ đến khi phát sinh nhu cầu giải quyết chế độ mới xử lý. Quy định cũng xác định BHXH Quân đội xét duyệt trong 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Giao dịch điện tử bao phủ cả sổ và các chế độ BHXH
Thông tư không giới hạn ở việc cấp sổ. Giao dịch BHXH điện tử còn áp dụng cho tạo lập, quản lý, sử dụng sổ và giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất. Phạm vi đối tượng gồm quân nhân, học viên thuộc diện quy định, công chức quốc phòng, công nhân, viên chức quốc phòng, lao động hợp đồng tại các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thuộc Bộ Quốc phòng; thân nhân và các cơ quan liên quan cũng nằm trong phạm vi áp dụng. Đây là thay đổi có ý nghĩa thực tế: hồ sơ và quá trình xử lý được đưa lên Hệ thống, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào luân chuyển giấy tờ. Tuy nhiên, lợi ích chỉ thành hiện thực khi người lao động kê khai đầy đủ và các cấp đơn vị xử lý đúng tiến độ.
Quy trình nhiều cấp đặt trách nhiệm rõ ràng
Người lao động có trách nhiệm kê khai thông tin tham gia hoặc điều chỉnh thời gian đóng BHXH và nộp giấy tờ liên quan cho người sử dụng lao động. Từ cấp trung đoàn và tương đương, cơ quan nhân sự hướng dẫn kê khai, lập danh sách trên Hệ thống trong 5 ngày làm việc kể từ khi phát sinh đối tượng; cấp sư đoàn và đơn vị trực thuộc Bộ tiếp tục tổng hợp hồ sơ theo các mốc 5 ngày làm việc. Sau đó, BHXH Quân đội xét duyệt trong 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, ghi nhận sổ vào cơ sở dữ liệu và trả kết quả tại kho dữ liệu điện tử của người sử dụng lao động. Chuỗi thời hạn này giúp xác định trách nhiệm ở từng khâu, nhưng cũng đòi hỏi đơn vị không để hồ sơ tồn đọng giữa các cấp. Nếu không giải quyết, BHXH Quân đội phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Giá trị của quy định nằm ở khả năng bảo đảm quyền lợi
Sổ điện tử được tích hợp, quản lý và cập nhật thường xuyên trong kho dữ liệu điện tử của người sử dụng lao động trên Hệ thống thông qua tài khoản định danh điện tử. Thời gian tham gia trên sổ phải liên tục; nếu có gián đoạn, lý do cần được ghi rõ. Với người lao động và thân nhân, việc thống nhất giao dịch trực tuyến có thể giảm thời gian, chi phí thủ tục và hỗ trợ giải quyết chế độ hiệu quả hơn, qua đó góp phần bảo đảm quyền lợi. Vì vậy, Thông tư 177/2026/TT-BQP không chỉ đưa sổ BHXH lên môi trường điện tử mà còn đặt ra mốc trách nhiệm cụ thể cho cả người sử dụng lao động, các cấp đơn vị và cơ quan BHXH. Kết quả sẽ phụ thuộc vào việc mỗi khâu tuân thủ thời hạn và hồ sơ được kê khai đầy đủ ngay từ đầu.
