Minh bạch là nghĩa vụ, không phải lựa chọn
Lắp camera nơi làm việc là việc dùng thiết bị ghi hình để thu thập dữ liệu có thể gắn với người lao động trong môi trường làm việc, vì vậy doanh nghiệp cần làm rõ mục đích và thông báo để nhân viên biết hoạt động xử lý dữ liệu đang diễn ra. Camera có thể hỗ trợ an ninh, bảo vệ tài sản và quản lý vận hành; pháp luật không cấm doanh nghiệp sử dụng công cụ này. Nhưng hình ảnh, thông tin về hoạt động hoặc vị trí gắn với một người có thể là dữ liệu cá nhân. Từ ngày 19/8/2026, Nghị định 330/2026/NĐ-CP có hiệu lực; điểm c khoản 2 Điều 61 quy định phạt tổ chức từ 50 triệu đến 70 triệu đồng nếu dùng biện pháp công nghệ để thu thập dữ liệu cá nhân của người lao động mà không bảo đảm họ biết rõ, bao gồm lắp camera mà không thông báo. Vì thế, thông báo ghi hình cần được xem là bước bắt buộc trong quy trình, không phải tấm biển hình thức.
Mức phạt áp dụng với cá nhân có cùng hành vi bằng một nửa mức dành cho tổ chức, tương ứng từ 25 triệu đến 35 triệu đồng. Tuy nhiên, rủi ro không chỉ nằm ở tiền phạt: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 ghi nhận quyền được biết, xem, yêu cầu chỉnh sửa, xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu, cũng như phản đối việc xử lý và thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường theo luật định. Người lao động có mặt trong vùng ghi hình không đồng nghĩa doanh nghiệp được mặc nhiên thu thập hay sử dụng mọi dữ liệu liên quan đến họ. Doanh nghiệp nên chủ động thông tin rõ hệ thống nào đang hoạt động và dữ liệu được xử lý ra sao.
Nơi làm việc và không gian công cộng cần cách rà soát khác nhau
Ở nơi làm việc, trọng tâm là bảo đảm người lao động biết rõ biện pháp công nghệ đang thu thập dữ liệu của họ. Điều đó không chỉ áp dụng với camera mà còn có thể liên quan đến phần mềm theo dõi thiết bị và công cụ thu thập dữ liệu khác. Doanh nghiệp nên thông báo trực tiếp cho người lao động, nêu rõ mục đích, phạm vi dữ liệu, phương thức xử lý và thời gian lưu trữ; không nên dựa vào việc nhân viên nhìn thấy camera để suy ra rằng họ đã được cung cấp thông tin cần thiết.
Tại không gian công cộng, yêu cầu rà soát đáng chú ý là biển báo camera: cơ quan, doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh cần kiểm tra vị trí đặt biển, nội dung và khả năng người dân hoặc khách hàng nhận biết khi bước vào khu vực giám sát. Biển phải ở nơi dễ quan sát; đặt khuất hoặc mang tính đối phó sẽ làm suy yếu mục tiêu thông báo. Luật cho phép ghi hình tại nơi công cộng mà không cần sự đồng ý trong một số trường hợp nhất định, nhưng điều đó không cho phép khai thác hình ảnh tùy tiện. Dữ liệu vẫn phải dùng đúng mục đích, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, đồng thời chỉ lưu trong thời gian cần thiết.
Quy trình rà soát camera nên bắt đầu từ mục đích
Cách phòng ngừa hiệu quả nhất là kiểm kê toàn bộ thiết bị và phần mềm trước khi sửa biển báo hoặc gửi thông báo. Với từng camera, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích, phạm vi ghi hình, phương thức xử lý, thời hạn lưu trữ và biện pháp bảo vệ dữ liệu; đây cũng là căn cứ để xác định nội dung thông báo phù hợp với người lao động hay khách đến cơ sở.
- Lập danh sách camera, phần mềm theo dõi và thiết bị đang thu thập hoặc xử lý dữ liệu cá nhân.
- Xác định mục đích của từng thiết bị, phạm vi ghi hình và dữ liệu được thu thập; loại bỏ việc ghi nhận vượt quá nhu cầu đã xác định.
- Thông báo rõ cho người lao động về biện pháp công nghệ được dùng và cách dữ liệu của họ được xử lý.
- Tại khu vực công cộng, kiểm tra nội dung và vị trí biển báo camera để người dân, khách hàng dễ nhận biết trước hoặc khi bước vào vùng giám sát.
- Quy định thời hạn lưu trữ, kiểm soát quyền truy cập và việc trích xuất, sao chép, chia sẻ dữ liệu; xóa hoặc hủy khi hết hạn hay không còn cần thiết.
Đừng để dữ liệu lưu vô thời hạn vì tiện quản lý: cần có thời hạn và căn cứ phù hợp, đồng thời xóa hoặc hủy khi không còn nhu cầu theo quy định. Rà soát như vậy giúp doanh nghiệp phân biệt rõ nghĩa vụ thông báo cho nhân viên với trách nhiệm bố trí biển báo dễ thấy ở nơi công cộng, thay vì coi một tấm biển duy nhất là đủ cho mọi bối cảnh.
Kết luận: camera hợp pháp phải đi cùng thông tin rõ ràng
Camera có thể phục vụ an ninh và hoạt động vận hành, nhưng quyền lắp đặt không đồng nghĩa quyền thu thập, lưu giữ hay khai thác dữ liệu không giới hạn. Doanh nghiệp nên rà soát từng vị trí theo mục đích và phạm vi ghi hình, thông báo minh bạch cho người lao động, đồng thời đặt biển báo camera dễ thấy ở không gian công cộng. Làm đúng từ đầu là cách thiết thực để giảm nguy cơ bị phạt camera giám sát và bảo vệ quyền của những người xuất hiện trong khung hình.
