Từ quyết tâm số hóa giáo dục đến giải Vàng quốc tế
Viettel eDoc là phần mềm quản lý hồ sơ điện tử cho giáo dục được thiết kế để số hóa quy trình sổ sách trong trường học, giảm công việc hành chính cho giáo viên và cán bộ quản lý, đồng thời tạo nền tảng quản lý trường học thông minh giúp theo dõi, phê duyệt và lưu trữ hồ sơ minh bạch, tức thời và đồng nhất trên môi trường số. Điểm đáng chú ý là eDoc ra đời không phải từ phòng lập trình mà từ các chuyến khảo sát thực tế ở đủ bốn cấp học mầm non, tiểu học, THCS và THPT, sau khi Bộ Giáo dục và Đào tạo liên tiếp ban hành các thông tư về hồ sơ điện tử trong giai đoạn 2020-2021. Các kỹ sư Viettel Solutions xác định rõ mục tiêu: “giảm tải công việc hành chính cho người trực tiếp thực hiện, trả lại thời gian cho giáo viên”. Được triển khai từ năm 2022, eDoc nhanh chóng chứng minh ý nghĩa thực tiễn của số hóa giáo dục Việt Nam, để rồi vượt qua 3.400 hồ sơ đề cử từ 82 quốc gia và vùng lãnh thổ, giành Giải Vàng Stevie Awards tại Giải thưởng Kinh doanh Quốc tế ở hạng mục Sản phẩm vì cộng đồng xuất sắc.
Khi sổ giấy trở thành nút thắt của quản lý trường học
Nếu muốn hiểu sức nặng của chuyển đổi số, hãy quay lại một ngày làm việc điển hình của ban giám hiệu: hàng chục, thậm chí hàng trăm cuốn sổ kế hoạch, sổ giáo án, sổ chuyên môn phải mở từng trang, nhận xét từng dòng, ký từng chỗ. Đó là kiểu quản lý bằng giấy khiến mọi nỗ lực đổi mới chuyên môn bị kéo chậm bởi khâu thủ tục. Trong nhiều trường mầm non, mỗi tuần hiệu phó phải nhận xét và ký duyệt sổ do giáo viên toàn trường trình lên; với mô hình trường sáp nhập, con số giáo viên có thể tăng mạnh khiến khối lượng hồ sơ gần như không thể kiểm soát nếu chỉ dùng giấy. Sổ sách giấy không chỉ tốn thời gian mà còn tạo ra một kiểu “quản lý mù mờ”: khó theo dõi đầy đủ tiến độ từng giáo viên, khó tổng hợp tình hình toàn trường, và gần như không có dữ liệu tức thời cho cấp quản lý bên trên. Trong bối cảnh số hóa giáo dục Việt Nam được đặt ra bằng các quy định về hồ sơ điện tử, việc tiếp tục duy trì cách làm thủ công không chỉ bất tiện mà còn đi ngược xu hướng quản lý trường học thông minh.
eDoc: tự động hóa sổ kế hoạch, sổ giáo án để trả lại thời gian cho chuyên môn
Cách eDoc tấn công vào “núi giấy tờ” của nhà trường khá trực diện: chuyển toàn bộ sổ sách, tài liệu sang môi trường điện tử và quản lý chi tiết tới từng file sổ, từng nhân sự, từng tiến trình xử lý. Với ban giám hiệu, thay vì mở từng sổ giáo án hay sổ kế hoạch để nhận xét, họ có thể đưa nội dung nhận xét lên hàng loạt và ký cùng lúc hàng trăm file, không cần mở từng sổ hay gõ, chỉnh sửa từng tài liệu. Đó là bước nhảy từ thao tác thủ công lặp đi lặp lại sang quy trình tự động hóa quản lý sổ kế hoạch và sổ giáo án. Tác động lớn nhất không nằm ở giao diện hiện đại mà ở việc giảm công việc hành chính theo đúng nghĩa: giáo viên không còn mất hàng giờ để chuẩn bị, in ấn, trình ký sổ; cán bộ quản lý không bị “chôn chân” trong phòng làm việc với đống hồ sơ giấy. Nền tảng cho phép xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị, giải phóng thời gian để giáo viên tập trung sáng tạo bài giảng, còn hiệu trưởng và hiệu phó có thể dành năng lực cho giám sát chuyên môn và hỗ trợ giáo viên thay vì kiểm tra hình thức hồ sơ.
Quản lý trường học thông minh: từ kiểm tra thủ công đến giám sát thời gian thực
Điểm đáng giá của eDoc là nó không chỉ là một kho lưu trữ sổ giáo án điện tử, mà là một hệ thống quản lý trường học thông minh theo đúng nghĩa. Phần mềm cho phép tổ chức quản lý hồ sơ theo cấp, theo đơn vị, theo từng người dùng, với khả năng theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ của từng cá nhân và từng trường trực thuộc từ chi tiết đến tổng thể. Thay vì kiểm tra thủ công, mất thời gian và khó bao quát, ban giám hiệu và phòng giáo dục có thể nắm bắt tiến độ, chất lượng hồ sơ ngay trên hệ thống, bất kể thời gian và địa điểm. Về phía nhà trường, eDoc không chỉ thúc đẩy quá trình số hóa giáo dục Việt Nam mà còn giúp tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, bảo quản và kiểm tra hồ sơ, giảm áp lực cho đội ngũ quản lý và nhân viên. Ở cấp cao hơn, việc tuân thủ các quy định về hồ sơ điện tử được đảm bảo mà không làm phát sinh thêm gánh nặng cho giáo viên. Hệ thống chú trọng phân quyền, bảo mật dữ liệu, với việc Viettel trực tiếp bảo vệ dữ liệu khách hàng ở mức an toàn cao. Điều này quan trọng vì chuyển hồ sơ từ giấy lên số chỉ có ý nghĩa khi người dùng tin rằng thông tin của họ được bảo vệ nghiêm túc.
Từ miền núi tới mục tiêu giảm tải hành chính toàn ngành
Để số hóa giáo dục không biến thành một áp lực mới, eDoc buộc phải giải quyết bài toán tiếp cận công nghệ. Khi triển khai tại các tỉnh miền núi như Điện Biên, Sơn La hay khu vực Yên Bái cũ, đội ngũ kỹ sư không thể giả định rằng mọi giáo viên đều quen với phần mềm; họ chọn cách làm cho eDoc dễ dùng nhất có thể để mọi đối tượng, ở mọi độ tuổi, mọi vùng miền đều có thể sử dụng. Cách tiếp cận này nói thẳng một điều: chuyển đổi số nếu không thân thiện với người dùng thì chỉ là khẩu hiệu. Đến nay, hệ thống eDoc đã được triển khai tại hơn 10.000 trường học, hiện diện ở 29 trên 34 tỉnh, thành phố với hơn 600.000 người dùng. Những con số này không chỉ là thành tích sản phẩm mà còn cho thấy một chuyển dịch về ưu tiên trong ngành: giảm công việc hành chính để giáo viên và cán bộ quản lý có thời gian cho chuyên môn. Nhờ quy trình quản lý hồ sơ được đơn giản hóa và tập trung, người quản lý tối ưu thời gian làm việc, giảm phụ thuộc vào không gian và giờ hành chính, nâng cao khả năng làm việc đa nhiệm và chủ động cải tiến phương thức quản lý số. Giải Vàng Stevie Awards cho eDoc không phải là điểm kết của hành trình này, mà là tín hiệu rằng mô hình số hóa hồ sơ, sổ sách có thể và nên trở thành chuẩn mực. Khi giấy tờ không còn chiếm phần lớn thời gian trong ngày làm việc, giáo dục mới có cơ hội quay lại trọng tâm của nó: dạy học, nuôi dưỡng học sinh, và liên tục nâng chất lượng chuyên môn. Nếu chuyển đổi số thất bại ở chỗ giảm tải cho giáo viên, thì eDoc là bằng chứng cho chiều ngược lại: công nghệ, khi đi từ lớp học chứ không từ phòng họp, có thể giải phóng con người khỏi hành chính để phục vụ giáo dục tốt hơn.
