Từ 400-500 cuốn sổ giấy đến vài cú click chuột
Viettel eDoc là phần mềm số hóa giáo dục được thiết kế để quản lý sổ giáo án điện tử và toàn bộ hồ sơ nhà trường trên môi trường số, giúp tự động hóa quy trình duyệt, nhận xét, lưu trữ và theo dõi thay cho cách làm thủ công bằng sổ giấy vốn tốn thời gian và dễ sai sót.
Điểm đáng nói nhất của Viettel eDoc không phải ở giao diện đẹp hay tính năng “kể cho đủ”, mà ở chỗ nó chạm đúng nỗi đau của trường học: phê duyệt 400–500 giáo án và sổ kế hoạch mỗi tuần. Trước đây, ban giám hiệu phải lật từng cuốn, ghi nhận xét rồi ký tay; hôm nay, khối lượng đó được xử lý bằng vài cú click nhờ quy trình duyệt hàng loạt và chữ ký điện tử trên sổ giáo án điện tử. Nếu chúng ta coi chuyển đổi số giáo dục là xây hạ tầng cho tương lai, thì việc giải phóng lãnh đạo trường và giáo viên khỏi núi giấy tờ phải là bước đầu tiên, và eDoc đang làm đúng điều đó.
Viettel eDoc giải bài toán giảm tải công việc giáo viên như thế nào?
Điểm xuất phát của Viettel eDoc không nằm ở phòng họp, mà từ những chuyến khảo sát bốn cấp học để trả lời hai câu hỏi: làm sao giảm tải công việc hành chính cho giáo viên, và làm sao tạo năng lực quản lý xuyên suốt cho các cấp quản lý giáo dục. Đây là thái độ đúng: công nghệ phải đến sau nhu cầu, không phải ngược lại.
Khi chuyển hồ sơ, giáo án, sổ kế hoạch lên môi trường điện tử, giáo viên không còn phải in, đóng, nộp, chờ ký rồi lại chỉnh sửa trên giấy. Họ có thể cập nhật, gửi và nhận phản hồi mọi lúc, mọi nơi, trên nhiều thiết bị, giảm đáng kể thao tác lặp đi lặp lại. "Đối với giáo viên, nền tảng giúp giảm các thao tác thủ công, cho phép xử lý công việc linh hoạt mọi lúc, mọi nơi trên đa thiết bị, từ đó giải phóng thời gian để tập trung sáng tạo bài giảng". Nói cách khác, phần mềm số hóa giáo dục này không thay giáo viên dạy học, mà trả lại cho họ thứ quý nhất: thời gian để dạy.
Tự động hóa quy trình phê duyệt: quyền lực mới của ban giám hiệu
Nơi eDoc tạo ra cú nhảy vọt rõ nhất là ở phía ban giám hiệu và cán bộ quản lý. Ở một trường mầm non, mỗi tuần hiệu phó phải nhận xét và ký duyệt sổ của tất cả giáo viên; số lượng giáo viên sau sáp nhập có thể lên tới hàng trăm người. Trước đây, họ phải mở từng file hoặc từng cuốn sổ, nhận xét và ký thủ công. Với Viettel eDoc, người duyệt có thể nhập nội dung nhận xét một lần và áp dụng hàng loạt, đồng thời ký cùng lúc hàng trăm file sổ giáo án điện tử mà không cần mở riêng từng sổ hay chỉnh sửa từng tài liệu.
Đây là tự động hóa theo đúng nghĩa: thay vì chuyển công việc giấy tờ sang màn hình một cách máy móc, eDoc tái thiết kế quy trình duyệt – nhận xét – lưu trữ để phù hợp với thực tế trường học. Cấp quản lý có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ của từng cá nhân, từng đơn vị, từ chi tiết đến tổng thể, mọi lúc mọi nơi. Nhờ đó, hiệu trưởng không còn bị “giam” trong phòng vì ký sổ, mà có thể dành thời gian cho việc chuyên môn, dự giờ, hỗ trợ giáo viên – những việc mà một phần mềm không thể làm hộ.
Giải Vàng Stevie Awards và lời xác nhận cho hướng đi số hóa giáo dục
Khi Viettel eDoc giành Giải Vàng Stevie Awards tại Giải thưởng Kinh doanh Quốc tế (International Business Awards) ở hạng mục Sản phẩm vì cộng đồng xuất sắc, vượt qua 3.400 hồ sơ đề cử từ 82 quốc gia và vùng lãnh thổ, đó không đơn thuần là một chiếc cúp. Đó là lời khẳng định rằng số hóa quản lý giáo dục của Việt Nam đang đi đúng hướng, với một sản phẩm đủ thuyết phục cả người dùng trong nước lẫn hội đồng đánh giá quốc tế.
Đáng chú ý, phần mềm đã được triển khai tại hơn 10.000 trường học ở 29 trong số 34 tỉnh, thành phố với hơn 600.000 người dùng. Những con số này cho thấy Viettel eDoc không phải là thử nghiệm nhỏ, mà là hạ tầng số đang hình thành cho quản lý sổ sách giáo dục. Trong bối cảnh Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành các thông tư về hồ sơ điện tử như 52, 28, 32 và 10/2021, giải thưởng quốc tế là một bước đệm quan trọng: nó tạo niềm tin để các địa phương mạnh dạn hơn trong việc bỏ sổ giấy, chuyển hẳn sang quản lý sổ giáo án điện tử.
Tương lai quản lý sổ giáo án điện tử: từ công cụ đến chuẩn mới
Cần thẳng thắn: số hóa không phải là mục tiêu, mà là phương tiện để nâng chất lượng dạy học. Viettel eDoc chỉ có ý nghĩa khi nó giúp giảm tải công việc giáo viên và ban giám hiệu một cách đo được, và thực tế đã cho thấy điều đó ở nghiệp vụ phê duyệt sổ, quản lý hồ sơ, tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, bảo quản, kiểm tra. Nhưng chừng đó vẫn chưa đủ nếu nhà trường chỉ dùng eDoc như một công cụ “chống cháy” cho quy định hồ sơ điện tử.
Bước tiếp theo phải là coi quản lý sổ giáo án điện tử như chuẩn vận hành mới: dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, phân quyền rõ ràng, bảo mật tốt, giúp lãnh đạo chủ động phân tích và cải tiến phương thức quản lý số. "Nếu công nghệ tốt là công nghệ giúp con người làm được nhiều việc hơn, thì công nghệ xuất sắc là khi người dùng chỉ cần vài cú click đơn giản". Viettel eDoc đã đạt tới ngưỡng “vài cú click” cho những việc từng mất hàng giờ. Phần còn lại phụ thuộc vào việc ngành giáo dục có dám bỏ hẳn tư duy “sổ dày mới là làm việc chăm chỉ” để chấp nhận một thực tế hiệu quả hơn hay không.
