Chuyển đổi số giáo dục không còn là chuyện… nhập liệu
Chuyển đổi số giáo dục là quá trình nhà trường chuyển từ quản lý hành chính thủ công sang sử dụng hồ sơ điện tử, dữ liệu số giáo dục và các công cụ phân tích để ra quyết định dựa trên bằng chứng, qua đó nâng hiệu quả quản lý trường học, giảm công việc giấy tờ và hỗ trợ tốt hơn cho người học. Trong nhiều năm, các trường đã kiên trì số hóa hồ sơ học sinh, điểm số, chuyên cần, rèn luyện và thông tin đội ngũ, hình thành hệ thống quản lý dữ liệu nhà trường phục vụ hành chính. Nhưng theo hiệu trưởng Phùng Kim Phú, vấn đề hiện nay không phải “có dữ liệu hay không”, mà là khả năng khai thác dữ liệu để phục vụ quản trị. Nếu dữ liệu chỉ nằm trong báo cáo gửi cấp trên, chuyển đổi số giáo dục mới ở nửa đường: sổ sách giấy được thay bằng file điện tử, nhưng tư duy quản lý vẫn cũ, quyết định vẫn dựa chủ yếu vào cảm tính và kinh nghiệm.
Từ hồ sơ điện tử đến phân tích dữ liệu: bước ngoặt trong phòng hiệu trưởng
Ở Trường THPT Hoàng Diệu (Cần Thơ), nhà trường sử dụng ba hệ sinh thái để thu thập dữ liệu học sinh; hồ sơ số được cập nhật từ thông tin cá nhân đến kết quả kiểm tra, chuyên cần và quá trình rèn luyện. Với đội ngũ cán bộ, giáo viên, trường triển khai thêm phần mềm quản trị dữ liệu đội ngũ, kết nối với cơ sở dữ liệu của ngành Giáo dục, Nội vụ và địa phương, tạo nguồn dữ liệu quản lý nhân sự tương đối đầy đủ. Đây là ví dụ rõ ràng: hệ sinh thái dữ liệu số giáo dục đã hình thành, nhưng giá trị nằm ở chỗ nhà trường có “đọc” được dữ liệu hay không. Khi điểm kiểm tra được cập nhật sau vài tuần, nếu chỉ thống kê tỷ lệ đạt/chưa đạt, dữ liệu gần như vô dụng cho quản trị. Ngược lại, phân tích sâu sẽ lộ ra lớp có tỷ lệ dưới trung bình bất thường, lớp có kết quả vượt trội, hoặc những chênh lệch lớn giữa các lớp học cùng một đề. Những “bất thường” ấy buộc tổ chuyên môn phải họp, hiệu chỉnh phương pháp, phân công lại giáo viên – đó mới là quản lý bằng dữ liệu, không phải bằng trực giác.
AI bước vào phòng hiệu trưởng: quản lý nhiều cơ sở mà không phải chạy xe liên tục
Ở những trường quy mô lớn, câu chuyện dữ liệu số giáo dục không chỉ là bảng điểm, mà là năng lực điều hành hệ thống trải rộng trên nhiều cơ sở. Trường Tiểu học Võ Thị Sáu tại Đà Nẵng hiện có 3 cơ sở với 63 lớp, 1.914 học sinh và 114 cán bộ, giáo viên, nhân viên. Nếu ban giám hiệu phải di chuyển liên tục giữa các điểm trường để kiểm tra sổ sách, nhận báo cáo, ký duyệt từng việc, thời gian dành cho quản lý chất lượng dạy học sẽ bị bào mòn. Chính từ nhu cầu quản lý đó, trường bỏ dần cách lưu hồ sơ bằng Google Drive vì không đáp ứng được yêu cầu dung lượng và phê duyệt, rồi thuê đối tác xây một hệ thống quản lý riêng tích hợp AI. Theo hiệu trưởng Do Thị Lệ, điểm cốt lõi không phải là “cất” hồ sơ, mà là có dữ liệu để vận hành: trang báo cáo cập nhật hàng ngày và chức năng tổng hợp dữ liệu bằng AI giúp ban giám hiệu có thông tin trước khi lập kế hoạch công việc tiếp theo. Hồ sơ giáo viên, kế hoạch giáo dục, giáo án điện tử được lưu tập trung; lãnh đạo và tổ trưởng chuyên môn truy cập để kiểm tra, phê duyệt online, thay cho việc đi lại giữa các cơ sở. Thời gian hành chính được giải phóng để dành cho dự giờ, quan sát, giám sát hoạt động dạy học.
Phân quyền, dữ liệu và AI: mô hình quản trị mới cho trường lớn
Khi quy mô nhà trường phình to sau sát nhập, như trường THCS Nguyễn Lương Bằng ở Đà Nẵng với gần 4.000 học sinh, 88 lớp và 180 giáo viên, mô hình hiệu trưởng ôm hết mọi việc trở nên phi thực tế. Ở đây, dữ liệu số giáo dục và AI chỉ phát huy khi đi cùng phân quyền. Trường tổ chức lại thành ba tổ lớn: Khoa học Tự nhiên, Khoa học Xã hội và Giáo dục thể chất – Anh – Nghệ thuật, bên dưới là gần 20 nhóm chuyên môn; tổ trưởng được trao quyền đề xuất nhân sự phụ trách lớp, phân công giảng dạy. Theo một hiệu trưởng khác, AI trong quản trị học hiện mới đảm nhiệm những việc cơ bản như xử lý dữ liệu và báo cáo hành chính. Nhưng ngay cả ở mức đó, lợi ích đã rõ ràng: "Ở những trường nhiều cơ sở và quy mô lớn, dữ liệu số, AI và phân quyền giúp xử lý công việc nhanh hơn và giảm khâu trung gian". Việc kết hợp họp trực tiếp định kỳ với các cuộc họp trực tuyến đột xuất giúp giáo viên không phải di chuyển giữa các cơ sở chỉ để dự một cuộc họp ngắn. Trong bối cảnh hạ tầng chưa đồng đều, các trường vùng xa được khuyến nghị chọn giải pháp số phù hợp với điều kiện kết nối và tổ chức dạy học của mình. Chuyển đổi số giáo dục vì thế không phải một mẫu số chung, mà là những lựa chọn linh hoạt dựa trên dữ liệu thực tế của từng trường.
Dữ liệu là “la bàn” hay là “cái kho”: lựa chọn quyết định thành bại chuyển đổi số
Nhiều hệ thống hiện đã bắt đầu phát triển công cụ phân tích và trực quan hóa dữ liệu, cho phép nhà quản lý theo dõi những biến động quan trọng gần như theo thời gian thực. Nhưng chỉ công cụ thôi chưa đủ. Một hệ sinh thái chuyển đổi số giáo dục hiệu quả không thể đo bằng số lượng phần mềm hay dung lượng hồ sơ điện tử, mà phải được đo bằng mức độ dữ liệu giúp nhà trường giải quyết vấn đề nhanh hơn, chính xác hơn và giảm những công việc hành chính không cần thiết. Khi một con số bất thường dẫn tới cuộc trao đổi chuyên môn; khi dữ liệu chuyên cần giúp giáo viên kịp thời hỗ trợ một học sinh; khi kết quả công việc đội ngũ trở thành căn cứ phân công, điều chỉnh nhiệm vụ; khi những thông tin đó giúp lãnh đạo nhà trường ra quyết định nhanh và đúng hơn – lúc ấy dữ liệu mới là “la bàn” quản trị. Yêu cầu đặt ra cho năm học mới đã rõ: đội ngũ nhà giáo và cán bộ quản lý phải đổi từ tư duy “có dữ liệu để báo cáo” sang “dùng dữ liệu để hành động”. Nếu nhà trường tiếp tục coi dữ liệu là kho lưu trữ nhằm phục vụ thanh tra và thống kê, áp lực hành chính sẽ tăng lên cùng với mỗi nền tảng mới. Ngược lại, nếu dữ liệu số giáo dục trở thành nền tảng cho quyết định chiến lược, AI trong quản trị học thành công cụ giảm tải thay vì gia tăng thủ tục, thì chuyển đổi số sẽ thực sự chạm tới mục tiêu cuối cùng: nâng chất lượng học tập và làm cho trường học vận hành tử tế hơn, minh bạch hơn.
