Từ đưa thủ tục lên mạng đến chủ động phục vụ
Dịch vụ công chủ động là cách cơ quan nhà nước dùng dữ liệu sẵn có để nhắc việc, chuẩn bị hồ sơ, kết hợp các thủ tục liên quan hoặc xử lý thủ tục thay người dân khi đủ điều kiện. Đây là bước tiến cần thiết, bởi một thủ tục đặt trên mạng nhưng vẫn buộc người dân chuẩn bị giấy tờ và nộp trực tiếp thì chưa phải dịch vụ số trọn vẹn.
Ông Lê Anh Tuấn, Phó Cục trưởng Cục Chuyển đổi số quốc gia, Bộ Khoa học và Công nghệ, cho biết nội dung đổi mới cách cung cấp dịch vụ công trực tuyến được đề cập trong nghị định hướng dẫn Luật Chuyển đổi số, với mục tiêu giảm thao tác và giấy tờ cho người dân, doanh nghiệp. Định hướng là quy trình đã trực tuyến thì phải thực hiện trực tuyến toàn trình; nếu còn bước thủ công, cơ quan cung cấp dịch vụ cần công khai lý do.
Nguyên tắc khai báo một lần cũng là nền tảng của thay đổi này: người dân chỉ cung cấp thông tin một lần, còn cơ quan nhà nước có trách nhiệm dùng lại dữ liệu đã có hoặc khai thác từ cơ quan khác để điền thông tin. Nếu người dân vẫn phải kê khai lặp lại dữ liệu mà nhà nước đã nắm, sự tiện lợi của dịch vụ trực tuyến chỉ tồn tại trên danh nghĩa.
Bốn mức độ, một đích đến: bớt việc cho người dân
Bốn mức dịch vụ công chủ động được thiết kế như một lộ trình tăng dần, từ hỗ trợ người dân đến để hệ thống đảm nhiệm phần việc đủ căn cứ xử lý. Ở mức đầu tiên, hệ thống nhắc về thủ tục sắp đến hạn, chẳng hạn thông báo khi giấy phép lái xe gần hết hạn và hướng dẫn đổi giấy phép. Đây là cải thiện hữu ích, nhưng người dân vẫn phải tự khởi động quy trình.
Ở mức thứ hai, hệ thống chuẩn bị trước hồ sơ bằng dữ liệu đã có; người dân chỉ bổ sung thông tin còn thiếu rồi xác nhận, thay vì khai lại toàn bộ. Mức thứ ba gộp các thủ tục liên quan vào một quy trình. Ví dụ, khi trẻ ra đời, khai sinh, đăng ký thường trú và cấp bảo hiểm y tế có thể được thực hiện đồng thời nếu cơ quan nhà nước có đủ dữ liệu.
Mức cao nhất mới thay đổi căn bản vai trò của người dân: hệ thống có thể tự động giải quyết thủ tục và thông báo kết quả khi dữ liệu xác nhận người đó đáp ứng điều kiện theo quy định. Đích đến không phải số hóa từng biểu mẫu, mà là loại bỏ những thao tác không cần thiết.
Dữ liệu tốt quyết định tự động hóa có đáng tin
Tự động hóa chỉ có giá trị khi dữ liệu công dân đủ, chính xác và được các hệ thống kết nối để đối chiếu. Nếu dữ liệu thiếu hoặc sai, hệ thống có thể không nhận ra người dân đủ điều kiện, hoặc buộc họ quay lại nộp giấy tờ. Vì vậy, quyền tự động xử lý phải đi cùng quy trình kiểm tra, cập nhật dữ liệu và phương án xử lý ngoại lệ.
Một bước triển khai cụ thể là Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành quyết định hướng dẫn kết nối, khai thác dữ liệu học bạ và văn bằng trong cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục, cho phép dùng dữ liệu thay giấy tờ trong hồ sơ thủ tục hành chính. Trong nhiều trường hợp, dữ liệu học bạ và văn bằng có thể được khai thác trực tiếp, không cần nộp bản giấy. Đây là ví dụ thiết thực về việc thay giấy tờ bằng dữ liệu, thay vì chỉ yêu cầu người dân tải bản quét lên hệ thống.
Tuy nhiên, việc sử dụng dữ liệu được triển khai theo mức độ hoàn thiện của cơ sở dữ liệu; dữ liệu cần được chuẩn hóa, liên thông, bảo đảm chính xác, đồng bộ và an toàn. Các bộ, ngành và địa phương còn phải điều chỉnh hệ thống giải quyết thủ tục để kết nối, khai thác dữ liệu đồng bộ. Lộ trình này cho thấy tự động hóa không thể chỉ dựa vào một cổng dịch vụ đẹp mắt.
Kết luận: chuyển gánh nặng từ người dân sang hệ thống
Bốn mức độ dịch vụ công chủ động vẽ ra hướng đi hợp lý: nhắc đúng lúc, chuẩn bị hồ sơ, gộp thủ tục rồi tự động giải quyết khi đủ căn cứ. Lợi ích rõ nhất là người dân bớt phải tìm hiểu, kê khai lại và nộp giấy tờ vốn đã có trong cơ sở dữ liệu. Nhưng lời hứa ấy chỉ thành hiện thực nếu cơ quan nhà nước chia sẻ dữ liệu an toàn, duy trì thông tin chính xác và điều chỉnh quy trình nghiệp vụ.
Do đó, thước đo cải cách không nên là có bao nhiêu thủ tục được đưa lên mạng, mà là người dân còn phải làm bao nhiêu việc mà hệ thống có thể làm thay. Khi dữ liệu đủ tin cậy và các cơ quan kết nối được với nhau, tự động giải quyết mới trở thành dịch vụ thực chất, thay vì một khẩu hiệu công nghệ.
