Phần mềm phân mảnh là gì và vì sao đang bào mòn hiệu suất cán bộ?
Phần mềm phân mảnh trong cơ quan nhà nước là tình trạng mỗi bộ, ngành triển khai hệ thống riêng lẻ, với tài khoản, cách nhập liệu và chuẩn dữ liệu khác nhau, khiến cán bộ cấp xã phải dùng đồng thời rất nhiều phần mềm mà vẫn không có một bức tranh dữ liệu thống nhất để phục vụ công việc hàng ngày. Đây không phải chuyện lý thuyết mà là thực tế đang diễn ra ở cấp cơ sở. Trong một phiên thảo luận tổ ngày 18/10 về kinh tế – xã hội và ngân sách nhà nước, đại biểu Nguyễn Ngọc Sơn nêu rõ: có nơi một xã, phường phải dùng tới 20 phần mềm nghiệp vụ. Khi tất cả hệ thống dọc cùng đổ lên vài công chức xã, hiệu suất cán bộ không thể nào cao, dù báo cáo vẫn đẹp với trên 98% hồ sơ đúng hạn và gần 95% hồ sơ được số hóa.
Dữ liệu chảy một chiều: khi chuyển đổi số biến thành thêm việc giấy tờ
Nghịch lý lớn nhất của chuyển đổi số cấp xã hiện nay là dữ liệu chủ yếu chảy lên mà không chảy về. Cán bộ xã nhập liệu lên hệ thống trung ương nhưng lại không xem được số liệu của chính địa bàn mình, đến khi cấp trên yêu cầu báo cáo vẫn phải thống kê thủ công, thậm chí có nơi phải gọi người dân lên đối chiếu. Việc kết nối, chia sẻ và khai thác dữ liệu giữa các hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính chưa đồng bộ, khiến thao tác đối chiếu mất nhiều thời gian và làm tăng khối lượng công việc. Nói cách khác, dữ liệu chưa liên thông biến chuyển đổi số thành một lớp thủ tục mới chồng lên thủ tục cũ. Thay vì giảm giấy tờ, cán bộ phải nhập đi nhập lại, còn nguy cơ bỏ sót, nhầm lẫn và sai lệch dữ liệu thì tăng lên.
Người dân phải khai lại thông tin: dịch vụ công đang tối ưu số liệu hay trải nghiệm?
Khi dữ liệu chưa liên thông, người dân chính là người phải trả giá đầu tiên. Dù báo cáo cho biết trên 98% hồ sơ được giải quyết đúng hạn và gần 95% hồ sơ đã số hóa, cử tri vẫn phản ánh phải cung cấp lại thông tin đã có, hệ thống có lúc nghẽn. Trong nhiều trường hợp, người dân và doanh nghiệp vẫn phải nộp lại giấy tờ đã nằm trong cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước. Điều này cho thấy các chỉ số đang đo cái dễ đo: tỷ lệ đúng hạn được tính từ khi hồ sơ được nhận vào hệ thống, không đo số lần người dân phải đi lại hay thời gian thực tế từ lần nộp đầu tiên. Khi chỉ số gắn với thi đua, nguy cơ là địa phương tối ưu con số thay vì tối ưu trải nghiệm: chỉ nhận hồ sơ khi đã “chắc chắn đủ” để không trễ hạn, đẩy phần khó ra ngoài hệ thống. Đó không phải là chuyển đổi số, mà là chuyển đổi cách báo cáo.
Bài học từ văn phòng: vì sao cần một cổng làm việc, một tài khoản?
Trong môi trường doanh nghiệp, không ai còn chấp nhận cảnh nhân viên phải mở 15–20 ứng dụng khác nhau chỉ để hoàn thành một quy trình đơn giản. Các bộ công cụ văn phòng đã dần hợp nhất: email, lịch, lưu trữ, cộng tác đều nằm trong vài nền tảng chính. Nhà nước đang đi ngược xu hướng đó khi để phần mềm phân mảnh theo chiều dọc, mỗi hệ thống một tài khoản, một cách nhập, một chuẩn dữ liệu. Đại biểu Nguyễn Ngọc Sơn đề nghị bắt buộc thẩm định tuân thủ kiến trúc trước khi phê duyệt, cấp vốn cho mọi phần mềm triển khai xuống cấp xã, hướng tới một cổng làm việc, một tài khoản cho cán bộ cơ sở. Nếu không có cơ chế bắt buộc tuân thủ Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số, phần mềm mới sẽ tiếp tục ra đời riêng lẻ, làm tăng gánh nặng cho cấp xã thay vì giảm việc.
Chuyển đổi số cấp xã phải đo bằng thời gian của người dân, không chỉ bằng báo cáo
Cốt lõi của chuyển đổi số cấp xã không phải là bao nhiêu phần mềm được triển khai, mà là bao nhiêu thời gian và công sức của người dân, cán bộ được tiết kiệm. Đại biểu Nguyễn Ngọc Sơn đề nghị xác lập nguyên tắc: cơ quan nào tạo lập dữ liệu thì được khai thác dữ liệu đó và dữ liệu tổng hợp trên địa bàn mình, phân quyền theo địa bàn và vai trò thay cho xin phép từng lần; đồng thời giảm số phần mềm, tài khoản và báo cáo định kỳ của cấp xã. Chất lượng phục vụ người dân cần được đánh giá bằng thời gian thực tế từ lần nộp hồ sơ đầu tiên và số lần người dân phải đi lại, đo tự động từ hệ thống chứ không qua báo cáo. Quốc hội đã được đề nghị giao Chính phủ báo cáo vào kỳ họp giữa năm 2027 về kết quả chia sẻ dữ liệu hai chiều giữa trung ương và địa phương. Nếu không chuyển trọng tâm từ “đạt chỉ tiêu” sang “giảm phiền hà”, chuyển đổi số sẽ tiếp tục phát sinh thêm thủ tục thay vì làm công việc thông suốt hơn.
