Chuyển đổi số trường học: Không chỉ là phần mềm, mà là cuộc cải tổ quản trị
Chuyển đổi số trường học là quá trình dùng công nghệ, dữ liệu và hệ thống quản trị điện tử để thay đổi cách nhà trường tổ chức, điều hành và kết nối các bên liên quan, từ cán bộ quản lý, giáo viên, học sinh đến phụ huynh, nhằm giảm tải hành chính, thống nhất điều hành nhiều cơ sở và nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện. Sau khi sắp xếp, tinh gọn mạng lưới cơ sở giáo dục, nhiều trường phải quản lý quy mô lớn hơn, nhiều điểm trường hơn, số học sinh và phạm vi trách nhiệm đều tăng lên. Nếu vẫn giữ cách quản lý thủ công, phân tán, các trường sẽ bị “nghẽn mạch” thông tin, lãng phí thời gian vào giấy tờ, họp hành và báo cáo. Vì thế, chuyển đổi số trường học đang trở thành lựa chọn mang tính bắt buộc, không phải phong trào trang trí bằng vài ứng dụng rời rạc.
THCS Đức Giang: Mô hình quản lý trường thông minh để điều hành hai cơ sở như một
Trường THCS Đức Giang là một ví dụ điển hình cho cách một trường phổ thông dùng chuyển đổi số để giải bài toán quản lý nhiều cơ sở. Chương trình ra mắt mô hình được tổ chức trực tiếp tại phân hiệu, kết nối trực tuyến với các lớp ở trụ sở chính và phát trên nền tảng số, cho thấy tư duy quản trị mới: mọi hoạt động phải diễn ra trên cùng một không gian số thống nhất. Lãnh đạo phường Việt Hưng và nhà trường cùng nhấn nút ra mắt mô hình, đồng thời ký kết hợp tác với một doanh nghiệp công nghệ để xây dựng trường học số, triển khai giải pháp phục vụ quản trị và hoạt động giáo dục. Điểm đáng chú ý là hệ sinh thái quản trị số gồm 5 mô-đun cho 5 nhóm người dùng, bao quát 7 lĩnh vực từ sinh hoạt chuyên môn, lịch công tác, học liệu số đến bảo mật dữ liệu, giám sát, báo cáo, đánh giá và kết nối nhà trường – gia đình – xã hội.
Ở đây, chuyển đổi số không dừng ở việc đưa sổ sách lên máy tính. Nhà trường đặt mục tiêu số hóa hồ sơ, chuẩn hóa quy trình làm việc, giảm giấy tờ hành chính và khai thác dữ liệu theo phân quyền. Câu nói của hiệu trưởng là một tuyên bố rõ ràng về hướng đi: “Thông qua mô hình, nhà trường hướng tới số hóa hồ sơ, chuẩn hóa quy trình làm việc, giảm giấy tờ hành chính và khai thác dữ liệu theo phân quyền”. Nhờ kết nối trên cùng một nền tảng, thông tin được cập nhật kịp thời, chỉ đạo sát thực tế hơn, hoạt động chuyên môn giữa hai cơ sở được triển khai thống nhất. Đó chính là tinh thần quản lý trường thông minh: không để khoảng cách địa lý và sự phân tán tổ chức phá vỡ tính thống nhất của nhà trường.
Tiểu học Ngô Gia Tự: Công nghệ số để giữ sự thống nhất trong trường nhiều điểm
Trường Tiểu học Ngô Gia Tự cho thấy một phiên bản khác của quản lý trường thông minh: dùng công nghệ để điều hành một hệ thống phức tạp nhưng vẫn giữ được sự thống nhất. Năm học này, trường có 92 cán bộ, giáo viên quản lý, giảng dạy 1.570 học sinh tại 47 lớp, trong đó cơ sở chính 20 lớp, phân hiệu 27 lớp. Với cấu trúc như một “mini hệ thống giáo dục”, nếu không có nền tảng số, việc quản lý nhân sự, hồ sơ, sổ sách và tổ chức hoạt động sẽ nhanh chóng rơi vào tình trạng quá tải. Ban Giám hiệu đã chọn cách tổ chức họp, trao đổi công việc qua các nhóm trực tuyến và nền tảng Zoom; phân công, theo dõi nhiệm vụ trực tuyến; báo cáo theo biểu mẫu điện tử để cập nhật, tổng hợp thông tin thuận lợi hơn.
Điều đáng nói là nhà trường không coi công nghệ là mục tiêu, mà là công cụ để bảo đảm nguyên tắc quản trị: “Dù hoạt động tại hai địa điểm nhưng nhà trường phải được điều hành như một thể thống nhất, không để khoảng cách địa lý ảnh hưởng đến công tác quản lý, dạy và học”. Khi các hoạt động quản lý, chuyên môn và giáo dục học sinh được kết nối chặt chẽ hơn nhờ công nghệ, giáo viên và học sinh ở cả hai cơ sở đều được tiếp cận thông tin, tham gia hoạt động chung một cách đồng bộ. Đây là minh chứng rõ ràng cho lợi ích thực tế của chuyển đổi số trường học: giảm thời gian hành chính, tăng thời gian cho chuyên môn và học sinh, đồng thời tạo ra văn hóa làm việc dựa trên dữ liệu và kết nối liên tục.
Đại học Công nghiệp Hà Nội: Hình mẫu đại học số với hệ thống quản trị điện tử toàn diện
Nếu các trường phổ thông đang ở giai đoạn xây dựng nền tảng quản lý trường thông minh, thì Đại học Công nghiệp Hà Nội cho thấy một bước tiến xa hơn: mô hình đại học điện tử tích hợp toàn diện dữ liệu của hơn 35.000 sinh viên. Từ hệ thống quản lý sơ khai ban đầu, trường đã kiên trì chuyển đổi trong hơn một thập kỷ để hình thành nền tảng dữ liệu dùng chung, kết nối đồng bộ quản lý đào tạo, người học và kiểm định chất lượng. Sinh viên từ lúc nhập học đến khi ra trường đều được theo dõi chặt chẽ trên không gian số, biến hệ thống quản trị điện tử thành “xương sống” của đại học số Việt Nam. Lãnh đạo trường nhấn mạnh, để đạt mục tiêu phát triển đại học đổi mới sáng tạo vào năm 2035, nhà trường phải tái cấu trúc bộ máy, đẩy mạnh phân cấp phân quyền và áp dụng công nghệ thông tin vào mọi quy trình vận hành.
Điểm đáng chú ý ở đây là cách đại học số Việt Nam này coi chuyển đổi số như một chiến lược quản trị, không phải dự án công nghệ. Yếu tố cốt lõi quyết định thành công được xác định là sự cam kết mạnh mẽ của ban lãnh đạo cùng nỗ lực thay đổi tư duy của toàn hệ thống. Khi dữ liệu dùng chung được xây dựng, các quy trình từ đào tạo, hỗ trợ người học đến kiểm định chất lượng đều được kết nối, minh bạch và dễ đánh giá hơn. Hệ thống đại học điện tử vì thế không chỉ phục vụ viên chức, người lao động và người học, mà còn tạo nền tảng để trường theo đuổi các chuẩn kiểm định quốc tế, mở chương trình đào tạo bằng tiếng Anh, thu hút sinh viên quốc tế. Đây là thông điệp quan trọng cho các cơ sở giáo dục khác: muốn chuyển đổi số thực chất, phải bắt đầu từ việc thiết kế lại mô hình quản trị trên nền dữ liệu.
Từ sáng kiến đơn lẻ đến hệ sinh thái quản trị số: Bài toán tiếp theo cho giáo dục Việt Nam
Điểm chung giữa THCS Đức Giang, Tiểu học Ngô Gia Tự và Đại học Công nghiệp Hà Nội là họ không coi chuyển đổi số là việc cài đặt vài phần mềm, mà là quá trình tái thiết phương thức quản trị dựa trên dữ liệu, phân quyền và kết nối. Ở cấp phường, chính quyền yêu cầu các trường ứng dụng công nghệ phải góp phần giảm thời gian hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý, tạo điều kiện để cán bộ, giáo viên dành nhiều thời gian hơn cho chuyên môn và học sinh. Lãnh đạo cũng nhấn mạnh thước đo hiệu quả phải là những thay đổi cụ thể: quản lý thống nhất hơn, quy trình tinh gọn hơn, thông tin thông suốt hơn, giáo viên có thêm thời gian cho học sinh.
Nhìn rộng hơn, việc sắp xếp, tinh gọn mạng lưới cơ sở giáo dục đang thúc đẩy các trường đổi mới phương thức quản trị theo hướng linh hoạt, rõ trách nhiệm, phát huy tính chủ động của đội ngũ, tăng cường ứng dụng công nghệ và khai thác dữ liệu để nâng cao chất lượng, hiệu quả giáo dục. Trong đó, chuyển đổi số trong giáo dục không đơn thuần là đưa phần mềm vào sử dụng, mà phải tạo ra phương thức quản trị hiệu quả, minh bạch và có tính kết nối cao hơn. Bài toán tiếp theo không chỉ là mở rộng hệ thống quản trị điện tử, mà còn là bảo đảm an toàn dữ liệu, bảo mật thông tin, phân quyền sử dụng hợp lý, ứng dụng trí tuệ nhân tạo đúng mục đích và có trách nhiệm. Nếu làm được, các mô hình tiên phong hôm nay sẽ trở thành nền tảng cho một hệ sinh thái giáo dục số, nơi mọi cấp học đều vận hành thông minh, thống nhất và hướng tới người học.
