Giấy tờ hộ tịch số giúp hồ sơ hành chính gọn hơn
Tích hợp giấy tờ hộ tịch lên VNeID là việc người dân chủ động gửi thông tin và đính kèm giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn hoặc bản án, quyết định ly hôn để cơ quan nhà nước xác minh, đối chiếu và xử lý dữ liệu công dân. Đây là bước hữu ích để giảm phụ thuộc vào giấy tờ giấy, nhưng người dùng cần kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi gửi và không nên mặc định mọi thủ tục đều chấp nhận bản số.
Tính năng “Cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước” hỗ trợ hình thành hồ sơ số, góp phần cập nhật dữ liệu hộ tịch đầy đủ và thống nhất. Khi được tích hợp, giấy tờ trên VNeID có thể thay bản cứng trong một số thủ tục hành chính, giúp hạn chế nguy cơ thất lạc hoặc hư hỏng. Vì vậy, tích hợp giấy khai sinh có thể tạo thuận lợi cho thủ tục hành chính số và dịch vụ công trực tuyến; hãy kiểm tra yêu cầu của thủ tục cụ thể trước khi đi làm để tránh thiếu giấy tờ.
Bộ Tư pháp hướng dẫn tích hợp bản án ly hôn trên VNeID tại Phụ lục 3 kèm Công văn 8450/BTP-HCTP ngày 23/10, trong khuôn khổ phối hợp triển khai các nghị quyết liên quan đến chuyển đổi số và phát triển công dân số.
Cách tích hợp giấy khai sinh và bản án ly hôn
Trước khi bắt đầu, hãy cập nhật VNeID lên phiên bản mới nhất và chuẩn bị tài khoản định danh điện tử mức 2. Nếu chưa có tài khoản mức 2, người dân cần đến công an xã, phường nơi cư trú hoặc nơi làm thủ tục cấp thẻ căn cước để đăng ký. Với giấy khai sinh, chuẩn bị thông tin ngày cấp, nơi cấp và ảnh chụp giấy tờ hoặc bản sao có chứng thực để đính kèm.
- Đăng nhập VNeID bằng tài khoản định danh mức 2.
- Trong “Nhóm dịch vụ”, chọn “Dịch vụ khác”, rồi chọn “Cung cấp thông tin cho CQNN”.
- Nhập passcode để xác thực. Với bản án ly hôn, hướng dẫn của Bộ Tư pháp nêu passcode gồm 6 chữ số.
- Chọn “Tạo mới” nếu giao diện hiển thị nút này, sau đó chọn loại thông tin cần gửi: “Giấy khai sinh” hoặc “Bản án ly hôn”.
- Điền thông tin theo yêu cầu. Với giấy khai sinh, nhập ngày cấp, nơi cấp và đính kèm ảnh chụp hoặc bản sao có chứng thực; với bản án ly hôn, khai đầy đủ các trường được yêu cầu.
- Đọc lại thông tin, tích xác nhận nội dung chính xác rồi nhấn “Gửi yêu cầu”.
Sau khi gửi, màn hình sẽ báo yêu cầu thành công. Hồ sơ cần chờ được duyệt; nếu được duyệt, VNeID thông báo giấy tờ mới đang chờ tích hợp vào ví giấy tờ. Hãy mở thông báo, đối chiếu dữ liệu rồi mới đồng ý tích hợp.
Những lỗi dễ gặp và cách xử lý trước khi dùng giấy tờ số
Một nhầm lẫn cần tránh là tưởng có thể dùng hướng dẫn tích hợp giấy khai sinh của bản thân để gửi giấy khai sinh cho con. Hướng dẫn này áp dụng cho giấy khai sinh của chính người dùng; trường hợp của trẻ cần đăng ký, kích hoạt tài khoản định danh điện tử phù hợp cho trẻ trước khi thực hiện theo quy trình. Đừng gửi hồ sơ thay cho trẻ nếu chưa hoàn tất bước tài khoản.
Lỗi thứ hai là xác nhận dữ liệu mà chưa rà soát. Trước khi chấp nhận tích hợp, hãy đối chiếu họ tên, ngày tháng năm sinh, họ tên cha mẹ và nơi sinh trên giấy khai sinh. Với bản án ly hôn, kiểm tra kỹ các thông tin đã nhập theo yêu cầu. Nếu dữ liệu hộ tịch thiếu, chưa cập nhật hoặc không thống nhất trên VNeID, liên hệ cơ quan có thẩm quyền để được tiếp nhận, xử lý hoặc hướng dẫn điều chỉnh; gửi lại nhiều lần khi dữ liệu gốc còn sai thường không giải quyết được vấn đề.
Sau khi giấy tờ xuất hiện trong ví, vẫn nên kiểm tra quy định của cơ quan tiếp nhận đối với từng thủ tục. Bộ Tư pháp đề nghị tăng cường rà soát, đối chiếu và làm sạch dữ liệu hộ tịch để phục vụ kết nối với cơ sở dữ liệu dân cư. Tích hợp là bước đáng làm để có hồ sơ số tiện dụng hơn, nhưng dữ liệu chính xác và việc xác nhận khả năng dùng bản điện tử trong từng thủ tục mới quyết định trải nghiệm thuận lợi.
