Biên chế phải bắt đầu từ công việc, không phải số người đang có
Vị trí việc làm là tập hợp công việc tương đối ổn định trong một cơ quan, gắn với sản phẩm, trách nhiệm và năng lực cần có để hoàn thành nhiệm vụ. Cách xác định này giúp việc tính nhân lực đi từ công việc thực tế thay vì lấy số người hiện có làm khuôn mẫu.
Ngày 21/10/2026, Ban Tổ chức Trung ương ban hành kế hoạch xây dựng cơ sở dữ liệu vị trí việc làm gắn với phương án giao biên chế của hệ thống chính trị giai đoạn 2027-2031. Kế hoạch được triển khai theo Kết luận 107-KL/TW ngày 17/10/2026 của Bộ Chính trị, trong bối cảnh cần hoàn thiện hệ thống vị trí việc làm, xây dựng đội ngũ và quản lý biên chế. Đây là chuyển hướng đáng ủng hộ: biên chế không nên là phép cộng từ hiện trạng nhân sự, mà phải phản ánh nhiệm vụ được giao và năng lực cần để thực hiện.
UBND TP.HCM cũng yêu cầu xác định vị trí theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và yêu cầu công việc thực tế. Thành phố nhấn mạnh một vị trí không đồng nghĩa với một cá nhân hay một chỉ tiêu biên chế; nhu cầu nhân lực cũng không tự động biến thành đề xuất tăng người.
Đo khối lượng, sản phẩm và điều kiện làm việc
TP.HCM yêu cầu cơ quan đánh giá nhu cầu nhân lực dựa trên nhiệm vụ, sản phẩm, khối lượng, tần suất, độ phức tạp, chất lượng, thời gian, địa bàn, điều kiện thực hiện và năng lực cần thiết. Với việc đặc thù, còn phải tính tiến độ, trách nhiệm đối với sản phẩm, nhiệm vụ đột xuất, thời điểm cao điểm và yêu cầu duy trì chuyên môn; không thể áp một định mức xử lý hồ sơ hành chính cho mọi loại công việc.
Cách làm này đòi hỏi rà soát cả những thay đổi do phân cấp, chuyển đổi số, mức độ tự chủ và xã hội hóa. Cơ quan phải phân định nhiệm vụ chủ trì, phối hợp, trách nhiệm giữa các cấp để xử lý tình trạng chồng chéo, trùng lặp hoặc bỏ sót. Đồng thời, không nên lập vị trí riêng chỉ vì khác công đoạn, nhiệm vụ đột xuất hay ngạch, bậc; các công việc tương đồng có thể được tích hợp và dùng chung nhân lực.
Đây là thay đổi có ý nghĩa thực tế: trước khi đề nghị thêm người, đơn vị phải xem xét bố trí lại, điều chuyển, đào tạo, sàng lọc, kiêm nhiệm và sử dụng chung nhân lực. Nếu vẫn cần tăng biên chế, đề xuất phải có căn cứ kiểm chứng, đúng thẩm quyền và bảo đảm kiểm soát tổng biên chế.
Biểu mẫu Excel biến rà soát thành quy trình có thể kiểm tra
Bộ hướng dẫn Excel gồm chín biểu nghiệp vụ, quy định rõ dữ liệu nào được nhập, kế thừa hay xác nhận. Cơ quan đầu mối tập hợp dữ liệu nguồn; đơn vị đối chiếu, xác nhận và bổ sung phần thiếu hoặc có thay đổi. Mã nhiệm vụ, công việc, vị trí và cơ quan phải thống nhất giữa các biểu; không tính trùng sản phẩm, giờ công, người kiêm nhiệm hay biên chế.
Một điểm quan trọng là tách số liệu thực tế, ước thực hiện và dự báo, đồng thời không lấy biên chế hiện có làm định mức nhu cầu. Kỳ thống kê mẫu kéo dài từ 1/10/2025 đến hết 30/9/2026; nhân lực hiện có được chốt tại ngày 30/9/2026. Với phương pháp tính theo tổng giờ lao động, quỹ giờ tham chiếu cho chế độ phổ biến là 1.904 giờ/người/năm, nhưng đây không phải định mức biên chế mặc nhiên; trường hợp đặc thù phải có căn cứ và được xác nhận.
Hướng dẫn cũng cảnh báo rằng kết quả kỹ thuật báo “đạt” không thay cho xác nhận nghiệp vụ. Dữ liệu chưa đủ căn cứ phải được ghi nhận là còn thiếu hoặc cần kiểm chứng, thay vì tự điền bằng suy đoán. Quy trình tám bước tiếp tục yêu cầu rà soát, hoàn thiện danh mục vị trí ở các biểu C1 và C2.
Dữ liệu chỉ có giá trị khi dẫn đến phương án có trách nhiệm
Kế hoạch Trung ương yêu cầu tiếp nhận, chuẩn hóa, kiểm chứng và tổng hợp dữ liệu vị trí việc làm, phân biệt thông tin đã xác nhận với dữ liệu cần kiểm chứng hoặc chưa đủ căn cứ. Hạn tổng hợp bộ dữ liệu phục vụ xây dựng phương án biên chế là ngày 20/11/2026; trước ngày 25/11 phải tổng hợp, phân tích và dự kiến phương án giai đoạn 2027-2031, sau đó hoàn thiện báo cáo và phương án từng năm trước ngày 30/11/2026. Tại TP.HCM, các cơ quan phải gửi hồ sơ hoàn chỉnh về Sở Nội vụ trước ngày 5/11 để báo cáo cấp có thẩm quyền.
Kết quả cuối cùng không nên là một bảng đếm người mới, mà là phương án biên chế gắn với nhu cầu nhân lực đã xác định, có dự báo từng năm và giải trình cụ thể. Cơ sở dữ liệu việc làm chỉ đáng tin khi có nguồn gốc, kỳ thống kê, mã tham chiếu, trạng thái kiểm chứng và đơn vị xác nhận; dữ liệu chưa kiểm chứng không thể làm căn cứ trực tiếp để xin tăng biên chế.
Đổi cách tính không bảo đảm mọi cơ quan lập phương án chính xác ngay từ đầu, nhưng nó buộc đề xuất phải trả lời câu hỏi thiết thực: nhiệm vụ nào cần người, khối lượng ra sao, và vì sao không thể xử lý bằng cách tổ chức lại nguồn lực? Đó là nền tảng hợp lý hơn để phân bổ biên chế và chịu trách nhiệm về quyết định.
