AI hành chính công: Trợ lý mới của lãnh đạo và công chức
AI hành chính công là việc dùng các trợ lý AI công chức để tự động hóa công việc hành chính lặp lại như đọc, tóm tắt, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thủ tục, nhằm rút ngắn thời gian xử lý giấy tờ, giảm sai sót thủ công và giúp cán bộ dành nhiều thời gian hơn cho các quyết định khó, tương tác với người dân và nhiệm vụ chiến lược. Điểm mấu chốt không phải là có dùng AI hay không, mà là dùng thế nào để phục vụ người dân tốt hơn, nhanh hơn và minh bạch hơn, thay vì biến AI thành lớp trung gian mới gây xa cách giữa bộ máy với thực tế đời sống.
Chủ tịch UBND tỉnh Cao Bằng Lê Hải Hòa là một trong những lãnh đạo dùng AI hàng ngày cho công việc. Ông mô tả rõ: “Tôi dùng AI gần như hằng ngày: đọc báo cáo, kiểm tra số liệu, tìm tài liệu, đối chiếu quy định, xem kinh nghiệm nơi khác, chuẩn bị cho một cuộc họp hoặc rà lại một văn bản”. Đây là hình mẫu lãnh đạo dùng AI như kính lúp tăng lực, không phải chiếc ghế tự động ra quyết định. Thông điệp của ông thẳng thắn: AI chỉ có ý nghĩa nếu giúp nắm công việc tốt hơn, xử lý nhanh hơn và phục vụ người dân hiệu quả hơn.
Khi lãnh đạo dùng AI: Bớt đọc 100 trang, thêm thời gian xuống cơ sở
Trường hợp ông Lê Hải Hòa cho thấy lãnh đạo dùng AI không phải chuyện phong trào, mà là cách tổ chức lại một ngày làm việc. Thay vì ngập trong những tập báo cáo dày, ông dùng AI xử lý tài liệu để bóc tách số liệu và tìm điểm bất thường. Trước một cuộc họp với báo cáo dài 100 trang, AI có thể hỗ trợ trích số liệu, phát hiện điểm không khớp giữa báo cáo và phụ lục, giúp xác định đoạn cần đọc kỹ thay vì “đọc cho đủ”. Đây là ứng dụng AI xử lý tài liệu rất cụ thể, giải phóng thời gian cho việc đi thực địa và gặp dân.
Ví dụ, khi báo cáo nói giải ngân đạt 62% nhưng trong phụ lục có 4 dự án chưa có khối lượng, AI có thể gợi ý ngay câu hỏi: 62% nằm ở đâu? Nhưng chính ông Hòa nhấn mạnh, đó mới chỉ là cảnh báo kỹ thuật: nguyên nhân vì sao, giải trình có hợp lý hay không và xử lý thế nào vẫn thuộc trách nhiệm người chủ trì. Ở đây, AI hành chính công được dùng như hệ thống cảnh báo sớm, không phải “máy ký thay”. Quan điểm của ông rất rõ: AI không thể đi thực địa, không thể nghe người dân và không thể tự đánh giá cán bộ trong cuộc họp; thực tế địa phương thế nào thì lãnh đạo vẫn phải biết bằng chính trải nghiệm của mình.
TPHCM: Trợ lý AI công chức giúp người dân bớt chờ, hồ sơ bớt rối
Nếu Cao Bằng cho thấy hình ảnh lãnh đạo dùng AI, thì TPHCM đang biến trợ lý AI công chức thành “mặt tiền” mới của dịch vụ công. Ở phường Gò Vấp, một ứng dụng thông minh cung cấp trợ lý ảo AI 24/24 để hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục từ trình tự, thành phần hồ sơ đến căn cứ pháp lý. Anh Nguyễn Quốc Huy, khi làm giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đánh giá thông tin trên ứng dụng “dễ hiểu, đi thẳng vào vấn đề chứ không trích dẫn quy định dài dòng”. Đây là khác biệt quan trọng: AI không đọc lại văn bản pháp luật nguyên xi, mà dịch nó sang ngôn ngữ đời thường, đúng thứ người dân cần.
Trong nội bộ, nhiều công chức TPHCM xem các công cụ như Gemini, ChatGPT hay Google AI là “người bạn đồng hành” trong soạn thảo, tham mưu và xử lý văn bản. Với những nhiệm vụ phải đọc khối lượng tài liệu lớn, AI hỗ trợ đọc nhanh, lọc thông tin, hệ thống hóa; đồng thời giúp thiết kế đồ họa, infographic, video báo cáo phục vụ tuyên truyền. AI hành chính công vì thế không chỉ là chatbot trả lời người dân, mà còn là dây chuyền tự động hóa công việc hành chính ở hậu trường, từ tra cứu, tổng hợp, chuẩn hóa hướng dẫn đến phân loại hồ sơ. Lợi ích trực tiếp: với các thủ tục có lượng hồ sơ lớn, thời gian thao tác thủ công giảm đáng kể, để cán bộ tập trung vào nội dung chuyên môn sâu.
Ranh giới đỏ: AI không được quyền quyết định thay công chức
Khi tự động hóa công việc hành chính tiến nhanh, câu hỏi phải đặt ra là: quyền lực công được phân bổ thế nào giữa người thật và máy? Các lãnh đạo cơ sở ở TPHCM đã chọn câu trả lời khá thận trọng. Phó Chủ tịch UBND phường Gò Vấp khẳng định phường tuyệt đối không giao cho AI quyền quyết định thay cán bộ: AI có thể rút ngắn thời gian chuẩn bị, gợi ý hướng xử lý, nhưng cán bộ chuyên môn vẫn phải trực tiếp kiểm tra hồ sơ, đối chiếu quy định pháp luật, kiểm chứng thông tin và chịu trách nhiệm kết quả. Nhờ đó, công tác tham mưu rút ngắn 4–5 bước mà không đánh đổi tính chịu trách nhiệm cá nhân.
Ở phường Phú Định, nguyên tắc còn được siết chặt hơn: các hồ sơ phức tạp, có yếu tố cần xác minh bắt buộc do cán bộ có thẩm quyền trực tiếp đánh giá; mọi khâu thẩm định, cấp phép, phê duyệt và quyết định hành chính phải tuân thủ đúng thẩm quyền nhà nước. Cách tiếp cận này tương đồng với cảnh báo của Chủ tịch Cao Bằng: nếu cả chuỗi đều qua AI – chuyên viên dùng AI làm báo cáo, cấp trên dùng AI tóm tắt, văn phòng dùng AI tổng hợp – thì rất có thể hồ sơ gốc không còn mấy ai đọc. Vấn đề không nằm ở AI thông minh đến đâu, mà ở việc con người có dám giữ quyền đọc kỹ, hỏi lại và chịu trách nhiệm hay không.
Từ phong trào đến chính quy: Tương lai trợ lý AI trong bộ máy
Điều đáng mừng là AI hành chính công ở TPHCM đang chuyển từ giai đoạn thử nghiệm tự phát sang giai đoạn chính quy. Thành phố đã ban hành chương trình nghiên cứu và ứng dụng AI (AI-First) để từng bước áp dụng AI trong điều hành, thực thi công vụ, gắn với chuyển đổi số và phát triển hạ tầng dữ liệu. Không dừng ở đó, thành phố đã tổ chức 8 lớp bồi dưỡng về AI cho hơn 1.100 cán bộ, công chức thuộc 191 cơ quan, đơn vị, trong đó có cán bộ, công chức tại 168 phường, xã và đặc khu. Theo cơ quan chuyên môn, năm 2026 sẽ là bước ngoặt khi thành phố triển khai cấp bản quyền trợ lý ảo AI cho khu vực công. Đó là tín hiệu cho thấy AI sẽ trở thành công cụ tiêu chuẩn, chứ không còn là “đồ chơi” của một vài cán bộ nhanh nhạy.
Song song, các trung tâm phục vụ hành chính công đang tự xây dựng “bộ não” AI của riêng mình. Phường Bình Dương, với nhu cầu chứng thực hồ sơ xin việc rất lớn, đang xây dựng sổ tay điện tử và cập nhật dữ liệu cho chatbot hướng dẫn thủ tục hành chính. Khi hoàn thiện, công cụ này sẽ giải đáp các nội dung thông thường, giảm tải khâu hướng dẫn và giúp người dân chủ động chuẩn bị hồ sơ trước khi đến trung tâm. Ở tầm vĩ mô, nếu các địa phương tiếp tục đi theo hướng này, bộ máy nhà nước sẽ có cơ hội cắt giảm lớp giấy tờ trung gian, để lãnh đạo dùng AI cho những gì nó làm tốt nhất – xử lý dữ liệu, phát hiện bất thường – và dành thời gian cho những điều AI không thể làm: lắng nghe, đi cơ sở và ra quyết định có trách nhiệm.
