Có chữ ký số chưa đồng nghĩa với được chấp nhận ở nước ngoài
Chữ ký số xuyên biên giới là chữ ký được tạo trong một hệ thống chứng thực nhưng cần được kiểm tra và chấp nhận trong giao dịch thuộc hệ thống pháp lý hoặc hạ tầng số của quốc gia khác. Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc định văn bản ký tại Việt Nam sẽ tự động có giá trị sử dụng ở nước ngoài. Câu hỏi thực tế không chỉ là chữ ký có hợp lệ về mặt kỹ thuật hay không, mà còn là bên nhận và cơ quan liên quan có công nhận cách chứng thực đó hay không. Hiện nay, xác minh chữ ký số nước ngoài vẫn có thể đòi hỏi nhiều thao tác thủ công. Khác biệt giữa các quốc gia về chính sách chứng thực, tiêu chuẩn kỹ thuật và cơ chế quản lý khiến việc kiểm tra, đối chiếu và xác lập độ tin cậy chưa diễn ra liền mạch. Do đó, khả năng công nhận chữ ký số cần được xem như điều kiện phải xác nhận trước, không phải điều có thể suy ra chỉ từ việc tài liệu đã được ký điện tử.
Công nhận lẫn nhau cần cả pháp lý, giám sát, kỹ thuật và vận hành
Để một chữ ký được kiểm chứng xuyên biên giới, các hệ thống cần giải quyết đồng thời nhiều lớp: quy định về công nhận và giá trị pháp lý; giám sát tổ chức cung cấp dịch vụ và mức độ tin cậy; khả năng tương thích về chứng thư, định dạng chữ ký, thu hồi chứng thư và dấu thời gian; cùng quy trình cập nhật trạng thái và thông báo sự cố. Thiếu một mắt xích, bên nhận có thể không đủ căn cứ để xác minh chữ ký hoặc đánh giá trách nhiệm khi phát sinh tranh chấp. Một hướng đi thiết thực là kết nối các hệ thống, trao đổi danh sách tin cậy (Trust List), xác định mức bảo đảm tương đương và làm rõ trách nhiệm của các bên tham gia. Đây không phải việc có thể giải quyết chỉ bằng một chuẩn tệp chung: công nhận chữ ký số còn phụ thuộc vào việc mỗi hệ thống có thể chứng minh ai cấp chứng thư, chứng thư còn hiệu lực hay không và bằng chứng điện tử được xử lý theo quy tắc nào.
Hạ tầng liên thông có thể giảm ma sát cho thương mại quốc tế
Khi các hệ thống có thể xác minh lẫn nhau, doanh nghiệp và cơ quan ở các quốc gia sẽ có điều kiện thực hiện giao dịch điện tử quốc tế thuận lợi và an toàn hơn, kể cả khi quy trình chuyển dần từ thao tác giữa người với người sang trao đổi tự động giữa các hệ thống. Giá trị của dịch vụ tin cậy số vì thế không dừng ở việc xác thực người ký: hệ sinh thái còn gồm cấp dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu, giúp hỗ trợ kiểm tra thời điểm, việc gửi nhận và bằng chứng giao dịch. Hướng ứng dụng cụ thể là hải quan và xuất nhập khẩu, nơi việc công nhận lẫn nhau có thể giúp số hóa chứng từ, đơn giản hóa thủ tục và thúc đẩy thương mại xuyên biên giới. Việt Nam và Lào đã trao đổi khả năng thí điểm công nhận chữ ký số trong các lĩnh vực này. Đây là tín hiệu đáng chú ý, nhưng thí điểm không đồng nghĩa mọi tài liệu ký trong nước đều được chấp nhận tại mọi thị trường.
Doanh nghiệp nên xác minh trước khi gửi tài liệu
Cách thận trọng nhất là xác nhận yêu cầu của bên nhận và cơ quan có thẩm quyền liên quan trước khi ký hoặc gửi tài liệu. Doanh nghiệp nên làm rõ họ chấp nhận nhà cung cấp chứng thực nào, cần định dạng chữ ký hay bằng chứng điện tử nào, và có quy trình kiểm tra riêng hay không. Nếu giao dịch thuộc lĩnh vực chịu quy định chuyên ngành, cần kiểm tra thêm điều kiện áp dụng trong chính lĩnh vực đó. Những bước này không bảo đảm mọi giao dịch sẽ được công nhận, nhưng giúp tránh dựa vào giả định rằng chữ ký hợp lệ trong nước đương nhiên đủ điều kiện ở nước ngoài. Kết luận: chữ ký số ký tại Việt Nam có thể hỗ trợ giao dịch xuyên biên giới khi có cơ sở pháp lý, khả năng xác minh kỹ thuật và cơ chế công nhận phù hợp. Trong lúc liên thông giữa các hệ thống còn hạn chế, doanh nghiệp nên xem việc xác nhận trước với bên nhận và cơ quan liên quan là một phần của quy trình giao dịch, thay vì xử lý sau khi hồ sơ bị từ chối.
