Từ hồ sơ điện tử đến giấy tờ hành chính được thay thế
Học bạ số là hồ sơ đánh giá học tập được cập nhật, quản lý và xác nhận trên môi trường điện tử, đồng thời là một phần chính thức trong hồ sơ học sinh chứ không chỉ là bản ghi để tham khảo. Đây là thay đổi có ý nghĩa thực tế: Bộ GD-ĐT đã cho phép khai thác dữ liệu học bạ và văn bằng trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo để thay giấy tờ trong thành phần hồ sơ thủ tục hành chính. Vì thế, phụ huynh và học sinh có thể không cần nộp bản giấy trong nhiều trường hợp làm thủ tục liên quan đến giáo dục; tuy nhiên, quy định không đồng nghĩa mọi thủ tục đã bỏ giấy ngay lập tức.
Cần phân biệt hai mốc chính sách: quyết định về kết nối và sử dụng dữ liệu phục vụ thủ tục hành chính, và thông tư sửa đổi quy định đánh giá học sinh. Thông tư mới có hiệu lực từ ngày 1/12, mở đường cho trường THCS, THPT tổ chức kiểm tra định kỳ trên máy tính và đưa học bạ số vào hồ sơ giáo dục. Hướng đi này phù hợp với mục tiêu cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục và xây dựng nền hành chính số; lợi ích chỉ thành hiện thực nếu dữ liệu được cập nhật chính xác và các cơ quan có thể kết nối để tra cứu.
Hồ sơ học sinh số hóa cần đúng và dùng được
Học bạ số không chỉ là ảnh chụp của cuốn học bạ giấy. Dữ liệu học bạ trong cơ sở dữ liệu quốc gia gồm thông tin người học, trường học, kết quả học tập, rèn luyện và đánh giá; dữ liệu văn bằng cũng ghi nhận người được cấp, loại bằng, đơn vị cấp và thông tin đào tạo. Các dữ liệu được định hướng chuẩn hóa, liên thông và khai thác thống nhất giữa cơ quan nhà nước, giúp giảm việc yêu cầu gia đình nộp lại thông tin đã có. Ở bậc tiểu học, hồ sơ đánh giá trong năm gồm học bạ số và bảng tổng hợp kết quả đánh giá của lớp; nhận xét, kết quả và khen thưởng cần được cập nhật vào học bạ.
Trách nhiệm xác nhận cũng được phân rõ: giáo viên bộ môn ký số kết quả thuộc môn mình phụ trách, sau đó giáo viên chủ nhiệm mới xác nhận học bạ của lớp. Đây là điểm phụ huynh nên quan tâm hơn việc có hay không một bản in: sai thông tin hoặc thiếu xác nhận có thể làm chậm việc sử dụng hồ sơ. Khi nộp thủ tục, gia đình nên hỏi cơ quan tiếp nhận có thể tra cứu dữ liệu điện tử hay chưa, thay vì mặc định phải in toàn bộ giấy tờ. Quy định cho phép dùng dữ liệu thay bản giấy trong nhiều trường hợp, nhưng tiến độ áp dụng còn gắn với mức độ hoàn thiện của cơ sở dữ liệu và việc điều chỉnh quy trình ở từng cơ quan.
Kiểm tra trên máy tính: có điều kiện, không áp dụng máy móc
Quy định Bộ Giáo dục mới cho phép trường THCS và THPT lựa chọn kiểm tra trên máy tính, nhưng không bắt buộc mọi trường phải chuyển ngay sang hình thức này. Trường chỉ được tổ chức khi đáp ứng yêu cầu về thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm và quy trình vận hành theo hướng dẫn của Bộ; học sinh và phụ huynh phải được thông báo trước. Bài làm điện tử có giá trị tương đương bài làm trên giấy nếu bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, bảo mật, lưu trữ và khả năng truy xuất theo quy định về giao dịch điện tử. Như vậy, chất lượng tổ chức và lưu giữ dữ liệu quan trọng không kém chiếc máy tính trong phòng kiểm tra.
Lịch kiểm tra định kỳ cũng được nêu rõ với một số khối: học sinh lớp 5 kiểm tra vào cuối học kỳ I và cuối năm học; học sinh lớp 9 và lớp 12 kiểm tra vào cuối học kỳ I và cuối học kỳ II. Với học sinh khuyết tật, trường cần điều chỉnh cách kiểm tra theo khả năng của từng em; nếu vẫn không thể tham gia, có thể chuyển sang bài giấy hoặc hình thức phù hợp khác và kết quả vẫn được công nhận tương đương. Phụ huynh nên hỏi sớm về hình thức, yêu cầu thiết bị và phương án hỗ trợ. Đây là cách chuẩn bị thiết thực hơn việc chờ đến sát ngày kiểm tra mới tìm hiểu.
Việc cần làm tiếp theo ở trường và trong mỗi gia đình
Nhà trường nên xem hồ sơ số hóa là một quy trình quản lý, không phải nhiệm vụ nhập dữ liệu một lần. Trước hết cần rà soát thông tin học sinh, phân công người cập nhật và xác nhận, kiểm tra khả năng lưu trữ, bảo mật và truy xuất; đồng thời chuẩn bị phương án giấy khi hạ tầng chưa đáp ứng hoặc học sinh cần hình thức kiểm tra khác. Quy định yêu cầu bảo vệ dữ liệu cá nhân và an toàn thông tin, còn việc khai thác hồ sơ điện tử sẽ tiến triển theo mức độ hoàn thiện của cơ sở dữ liệu quốc gia. Gia đình cũng nên lưu thông tin đăng nhập hoặc hướng dẫn tra cứu do trường cung cấp, kiểm tra nội dung học bạ và báo sớm khi phát hiện sai sót.
Đối với phụ huynh, thay đổi quan trọng nhất là không còn phải mặc định in học bạ hay văn bằng mỗi khi làm thủ tục: dữ liệu đủ điều kiện có thể được cơ quan sử dụng trực tiếp trong nhiều trường hợp. Nhưng sự tiện lợi ấy phụ thuộc vào việc cơ quan tiếp nhận đã kết nối hệ thống và điều chỉnh quy trình hay chưa; các bộ, ngành, địa phương còn phải bảo đảm khai thác dữ liệu đồng bộ. Với nhà trường, mốc 1/12 tạo cơ sở để triển khai cách đánh giá mới, chứ không xóa bỏ yêu cầu về công bằng, chính xác hay hỗ trợ học sinh. Kết luận: học bạ số đáng được xem là bước tiến, nhưng chỉ thật sự giảm phiền hà khi dữ liệu đúng, an toàn và dùng được ở nơi tiếp nhận hồ sơ.
