Số hóa hồ sơ: việc nền tảng, không phải khâu quét giấy
Số hóa hồ sơ đảng viên là quá trình chuyển thông tin và tài liệu trong hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử, để tổ chức Đảng quản lý, tra cứu và sử dụng thông tin thuận tiện hơn. Đây là phần việc thiết yếu của cải cách hành chính, nhưng giá trị của nó phụ thuộc vào độ chính xác, khả năng khai thác và an toàn dữ liệu, chứ không nằm ở số trang được quét.
Tại Đa Mai, Đảng ủy phường Đa Mai đã ban hành kế hoạch triển khai theo chỉ đạo của Thành ủy và tổ chức rà soát, cập nhật hồ sơ trên cơ sở tài liệu giấy gốc. Quy mô khiến nhiệm vụ này không thể làm qua loa: phường có hơn 2,4 nghìn đảng viên sinh hoạt tại 45 chi, đảng bộ. Đến nay, hơn 1,7 nghìn hồ sơ đã được số hóa; phường đặt mục tiêu hoàn thành toàn bộ chỉ tiêu đúng kế hoạch.
Cách làm “làm đến đâu, chắc đến đó” là lựa chọn đúng: hồ sơ phải đủ trang, đúng thứ tự, được đối chiếu với bản gốc rồi mới đưa vào hệ thống tập trung. Với chi bộ, dữ liệu đồng nhất có thể rút ngắn thời gian tìm kiếm, tổng hợp, báo cáo và quản lý đảng viên, thay cho việc dò tìm thủ công giữa những tài liệu phân tán.
Bảo mật và tiến độ phải đi cùng nhau
Khối lượng lớn dễ tạo áp lực chạy theo hạn chót, nhưng làm nhanh mà sai dữ liệu chỉ chuyển gánh nặng từ kho giấy sang hệ thống điện tử. Đa Mai đã phân công nhiệm vụ, phối hợp với đơn vị tư vấn và bố trí phòng làm việc riêng để bảo vệ thông tin. Tổ hỗ trợ còn trực tiếp hướng dẫn các chi, đảng bộ; lãnh đạo phường theo dõi tiến độ và xử lý vướng mắc tại cơ sở.
Kế hoạch chia công việc thành các mốc liên tiếp: từ 15 đến 30/9/2026 chuẩn bị, đánh mục tài liệu; đến 30/10 hoàn tất quét tài liệu lên hệ thống; từ 30/10 đến 15/11 ký số và đẩy dữ liệu; sau đó số hóa hoàn trả tài liệu về kho lưu trữ trước 30/11/2026. Những mốc này biến yêu cầu tiến độ thành việc có thể kiểm tra, nhưng chỉ có ý nghĩa nếu khâu xác thực và bảo mật được giữ nghiêm.
Điểm đáng chú ý là số hóa không dừng ở việc tạo bản sao điện tử. Hồ sơ phải có thể tra cứu và khai thác ổn định, dữ liệu cần đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất và dùng chung. Đây là tiêu chuẩn thực chất để đánh giá thành công, thay vì chỉ đếm số tệp đã tải lên.
Tập huấn kết nối từ thành phố đến cơ sở
Ở cấp thành phố, Ban Thường vụ Thành ủy Bắc Ninh tổ chức hội nghị tập huấn chuyển đổi số cơ quan Đảng theo hình thức trực tiếp kết hợp trực tuyến tới các điểm cầu đảng ủy xã, phường và cơ quan báo chí, truyền hình của thành phố. Hội nghị có hơn 3.500 đại biểu tham dự. Quy mô ấy cho thấy chuyển đổi số không thể giao riêng cho một nhóm cán bộ kỹ thuật: người xử lý hồ sơ, tham mưu và lãnh đạo đều cần hiểu cách làm.
Hội nghị triển khai nhiệm vụ theo kế hoạch của Thành ủy và kế hoạch hành động 100 ngày nhằm xử lý các điểm nghẽn trong cơ quan Đảng. Ba chuyên đề tập trung vào chuyển đổi số, ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong công việc, cùng an toàn mạng và an ninh dữ liệu. Nội dung này bổ sung trực tiếp cho kinh nghiệm ở Đa Mai: số hóa chỉ đem lại hiệu quả khi cán bộ biết vận hành nền tảng, kiểm soát dữ liệu và dùng công cụ số đúng mục đích.
Tập huấn cũng nhấn mạnh trách nhiệm của cấp ủy và người đứng đầu, đồng thời khuyến khích dùng trợ lý ảo để rút ngắn thời gian xử lý và nâng chất lượng tham mưu. Đây là hướng đi cần thiết, miễn là công nghệ hỗ trợ quyết định và nghiệp vụ chứ không thay thế khâu kiểm tra, chịu trách nhiệm.
Đo kết quả bằng thay đổi trong công việc
Hai hoạt động cho thấy nỗ lực triển khai chuyển đổi số từ cấp thành phố đến cơ sở: Thành ủy mở rộng kiến thức và định hướng chung, còn Đảng ủy phường Đa Mai tổ chức nhập liệu, kiểm tra và bảo vệ hồ sơ tại địa bàn. Đây là hai mắt xích bổ trợ, không phải hai việc tách rời. Tập huấn tạo năng lực; dữ liệu được làm sạch và cập nhật mới tạo ra nền tảng để đổi cách xử lý công việc.
Theo kế hoạch được nêu tại hội nghị, hồ sơ đảng viên cần hoàn thành số hóa và cập nhật lên phần mềm trước 15/12/2026; từ tháng 12/2026, dự kiến triển khai bốn thủ tục hành chính của Đảng hoàn toàn trên môi trường điện tử. Mốc thời gian sẽ chỉ có ý nghĩa khi hệ thống vận hành ổn định và cán bộ có thể sử dụng dữ liệu để giải quyết việc cụ thể.
Bắc Ninh vì thế nên đánh giá chuyển đổi số bằng kết quả mà cán bộ và chi bộ cảm nhận được: tra cứu nhanh hơn, giảm đối chiếu thủ công, tham mưu kịp thời hơn và dữ liệu được bảo vệ tốt. Tiến độ của Đa Mai là tín hiệu đáng khích lệ; bước tiếp theo là bảo đảm chất lượng ấy lan rộng và duy trì sau khi hoàn thành chiến dịch số hóa.
