Trợ lý AI cán bộ là gì và vì sao câu chuyện này quan trọng?
Trợ lý AI cán bộ là các công cụ trí tuệ nhân tạo được tích hợp vào quy trình công việc hành chính công để hỗ trợ soạn thảo văn bản, tổng hợp dữ liệu, phân tích thông tin và xây dựng báo cáo, giúp giảm thời gian xử lý thủ công và cho phép cán bộ tập trung hơn vào quyết định chính sách, phục vụ người dân và tương tác với cộng đồng thay vì lặp lại các thao tác giấy tờ nhàm chán. Trong bối cảnh khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số đang trở thành động lực quan trọng của phát triển đất nước, việc đưa công nghệ hành chính công vào thực tế không còn là lựa chọn mà là bắt buộc. Nếu khu vực doanh nghiệp đã quen với AI, thì khu vực công mới chính là phép thử xem chúng ta có dám thay đổi cách làm việc của bộ máy hay không.
Từ hội trường, xã phường tới TPHCM: AI đã đi vào công việc hằng ngày
Điểm đáng chú ý là việc đào tạo và dùng trợ lý AI đang diễn ra đồng thời ở nhiều tầng nấc hệ thống công. Gần 4.000 cán bộ Hội Sinh viên đã cùng tham gia hội nghị tập huấn về công tác Hội và phong trào sinh viên, kết nối tới gần 300 điểm cầu trong và ngoài nước. Đây không chỉ là sinh hoạt tổ chức, mà là cách chuẩn bị thế hệ cán bộ trẻ cho kỷ nguyên AI. Ở cấp xã, Xã Đắk Mil tổ chức tập huấn nâng cao kỹ năng số, đặc biệt là ứng dụng AI cho đội ngũ cán bộ cấp xã, cho thấy chủ trương không dừng ở khẩu hiệu. Ở cấp đô thị lớn, TPHCM đã cấp 319 tài khoản trợ lý AI có bản quyền cho khu vực công, bao gồm các cơ quan Thành phố, sở ngành, Mặt trận, phường xã và đặc khu. Đây là bước chuyển từ việc mỗi người tự tìm công cụ sang triển khai chính quy, có đào tạo và kỷ luật dữ liệu.
Một phát biểu đáng ghi nhớ là nhận định rằng “AI hiện hầu như là một trợ lý không thể thiếu trong công việc hằng ngày của cán bộ, từ soạn thảo văn bản đến tổng hợp thông tin”. Câu nói này khẳng định một thực tế: ai chậm thích nghi với trợ lý AI cán bộ sẽ bị chính đồng nghiệp của mình bỏ lại phía sau về hiệu quả công việc.
Tự động hóa tài liệu: AI làm gì tốt hơn và nhanh hơn cán bộ?
Nếu phải chọn một từ khóa để mô tả lợi ích của trợ lý AI trong công nghệ hành chính công, đó là “tự động hóa tài liệu”. Ở xã Nam Đà, một cán bộ phụ trách văn hóa – xã hội sử dụng AI để biên tập nội dung, gợi ý cách trình bày, xây dựng hình ảnh minh họa, infographic cho cổng thông tin điện tử và các kênh Zalo của địa phương. Thay vì nhiều khâu thủ công, AI giúp rút ngắn đáng kể thời gian từ một văn bản gốc tới sản phẩm tuyên truyền hoàn chỉnh. AI còn hỗ trợ tổng hợp nội dung báo cáo mang tính chất chung, phân tích số liệu và nghiên cứu văn bản mới. Với các văn bản dài, hệ thống có thể tóm tắt trọng tâm, chỉ ra nhiệm vụ, trách nhiệm, quy trình và tiến độ cần thực hiện. Đó là những công việc vốn tiêu tốn nhiều giờ đọc – ghi – gạch đầu dòng, nay được nén lại trong vài phút.
TPHCM đi xa hơn khi tổ chức 4 lớp cho 558 cán bộ, công chức ở sở ngành và địa phương, cho phép họ thực hành với Gemini, NotebookLM, ChatGPT và Canva để soạn văn bản, tổng hợp, phân tích thông tin, xây dựng báo cáo, kế hoạch và xử lý công việc. Trong một trường hợp khác, AI được dùng để vẽ bản đồ phục vụ sắp xếp, tinh gọn bộ máy quận huyện, giúp hoàn thành công việc nhanh hơn rất nhiều so với cách làm thủ công vốn có thể kéo dài vài tháng. Nói cách khác, AI đang “ăn” dần những phần việc lặp lại, nhưng lại mở ra khoảng trống để con người làm những việc khó hơn: giải thích chính sách, đàm phán lợi ích, lắng nghe phản ánh của dân.
Hiệu quả công việc tăng, nhưng rủi ro dữ liệu và đạo đức cũng tăng
Không thể phủ nhận AI đang trở thành công cụ hỗ trợ cán bộ xã, phường, nhất là khu vực phía Tây, góp phần đổi mới cách làm và nâng cao hiệu quả công việc cùng tinh thần phục vụ người dân. Có thể thấy, AI giúp xử lý nhanh khối lượng lớn thông tin, gợi ý cách trình bày, phân tích dữ liệu và tạo sản phẩm tuyên truyền trực quan. Nhưng chính vì AI “thông minh” và tiện lợi, nếu dùng ẩu sẽ biến thành lỗ hổng mới. Ở Nam Đà, cán bộ được nhắc nhở không đưa thông tin mật, dữ liệu cá nhân hoặc nội dung nhạy cảm lên hệ thống; sản phẩm do AI tạo ra phải kiểm tra kỹ, chi tiết nào lệch chủ trương, đường lối phải chỉnh sửa hoặc làm lại. Đây là mặt trận mà nhiều người dễ xem nhẹ: an toàn thông tin, kiểm chứng nội dung và trách nhiệm cuối cùng thuộc về con người.
TPHCM khi cấp tài khoản trợ lý AI có bản quyền cũng không chỉ phát tài khoản rồi để mặc người dùng. Thành phố đưa vào chương trình tập huấn các nội dung về bảo mật, an toàn dữ liệu và sử dụng AI đúng mục đích công vụ. Ngoài 4 lớp gắn với kế hoạch cấp bản quyền, 8 lớp bồi dưỡng khác cho hơn 1.100 cán bộ tập trung tới 70% thời lượng cho thực hành, với trọng tâm là cách xây dựng câu lệnh, ứng dụng trong hành chính – văn phòng, an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu và đạo đức khi sử dụng công nghệ. Ở cấp chính sách, UBND tỉnh đã ban hành văn bản về ứng dụng AI trong cơ quan hành chính nhà nước, yêu cầu các đơn vị chủ động ứng dụng AI đúng quy định, đồng thời thí điểm nền tảng AI hỗ trợ công vụ, nghiên cứu ứng dụng trong trung tâm IOC, hướng tới chính quyền số hiện đại. Nói thẳng, AI càng “đi sâu” vào công việc hằng ngày, thì kỷ luật dữ liệu và đạo đức công vụ càng phải chặt.
Những kỹ năng con người không thể giao phó cho máy
Câu hỏi quan trọng không phải là “AI làm được gì?”, mà là “cán bộ còn phải làm gì mà AI không thể?”. Ngay tại cơ sở, cán bộ sử dụng AI vẫn khẳng định đây chỉ là công cụ tham khảo, sản phẩm cuối cùng do mình quyết định và chịu trách nhiệm. Theo một lãnh đạo địa phương, AI không thể thay thế trách nhiệm, tư duy và quyết định của cán bộ. Nói cách khác, kỹ năng phán đoán chính sách, đọc bối cảnh, hiểu lợi ích của nhiều nhóm đối tượng và lựa chọn phương án phù hợp vẫn là vùng đất của con người. Trợ lý AI cán bộ có thể gợi ý phương án, nhưng người ký và chịu trách nhiệm chính trị – pháp lý vẫn là người thật.
Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp với người dân, thương lượng với các bên liên quan, xử lý mâu thuẫn và định hướng dư luận không thể giao trọn cho máy. Các hội nghị tập huấn của tổ chức Hội Sinh viên cũng nhấn mạnh vai trò nắm bắt tình hình và định hướng dư luận trong bối cảnh mới; đó là công việc cần sự nhạy cảm, trải nghiệm và bản lĩnh. Ở cấp thành phố, cơ quan chuyên môn đặt yêu cầu cán bộ phải biết bảo vệ dữ liệu, dùng công cụ đúng mục đích và có trách nhiệm khi AI đi sâu hơn vào công việc hằng ngày. Nhìn về phía trước, một kế hoạch dài hơi đã được xây dựng: TPHCM nghiệm thu nhiệm vụ nghiên cứu cơ chế, chính sách thúc đẩy phát triển và ứng dụng AI, làm cơ sở cho chính sách giai đoạn 2026-2030. Điều này cho thấy máy sẽ ngày càng thông minh hơn, nhưng cũng nhắc rằng ai không nâng cấp kỹ năng con người – từ tư duy chính sách tới đạo đức công vụ – sẽ bị chính trợ lý AI của mình “vượt mặt”.
