Trợ lý AI công vụ: từ khái niệm tới nhu cầu cấp thiết
Trợ lý AI công vụ là các hệ thống trí tuệ nhân tạo được tích hợp vào quy trình xử lý văn bản, dữ liệu và thủ tục hành chính nhằm tự động hóa công việc công sở, giảm thời gian giải quyết hồ sơ, hỗ trợ ra quyết định và nâng cao chất lượng phục vụ người dân trong tiến trình chuyển đổi số hành chính. Nhìn từ những thí điểm địa phương, một nhận định rõ ràng xuất hiện: cơ quan công không thể tiếp tục vận hành chỉ bằng sức người trong bối cảnh khối lượng văn bản, dữ liệu tăng chóng mặt. Điều đáng nói là nhiều đơn vị không chờ chỉ đạo chung mà chủ động triển khai AI địa phương, thử nghiệm trợ lý ảo ngay trên bàn làm việc của cán bộ. Câu hỏi không còn là “có dùng AI hay không”, mà là “đội ngũ công chức đã sẵn sàng đến mức nào để làm chủ công nghệ mới”.
Gia Lai và Sở Tư pháp: xây nền kỹ năng số trước khi mơ về "công sở thông minh"
Nếu muốn tự động hóa công việc công sở, bước đầu tiên không phải mua thêm phần mềm, mà là nâng năng lực con người. Tại Gia Lai, 40 cán bộ, công chức cấp xã được tập huấn sử dụng Văn phòng điện tử iDesk và ứng dụng AI vào tổng hợp tài liệu, xây dựng báo cáo, lập kế hoạch, tóm tắt văn bản, kiểm tra lỗi chính tả và thể thức văn bản. Phương pháp truyền đạt trực quan, thực hành trực tiếp trên máy tính giúp cán bộ nhanh chóng nắm vững thao tác và xử lý nghiệp vụ chính xác hơn. Ở cấp ngành, Sở Tư pháp lại đi xa hơn: từ số hóa dữ liệu hộ tịch, cung cấp dịch vụ công trực tuyến đến xây dựng phần mềm AI hỗ trợ tra cứu, tư vấn hòa giải. Theo Giám đốc Trần Hữu Nam, chuyển đổi số hành chính chỉ có ý nghĩa khi tạo ra thay đổi trong cách nghĩ, cách làm và lấy hiệu quả công việc làm thước đo.
Xã Bố Hạ: trợ lý ảo từ khẩu hiệu thành công cụ hằng ngày
Xã Bố Hạ ở Bắc Ninh cho thấy trợ lý AI công vụ không phải khái niệm xa lạ mà là công cụ có thể dùng ngay hôm nay. Đảng ủy và UBND xã yêu cầu các cơ quan, đơn vị trên địa bàn đẩy mạnh sử dụng dịch vụ trợ lý ảo để hỗ trợ cán bộ, công chức, viên chức giải quyết khối lượng công việc lớn, nhiều văn bản đến và đi. Các trợ lý ảo và nền tảng AI được dùng để nghiên cứu tài liệu, tổng hợp thông tin, xây dựng văn bản, báo cáo, lập kế hoạch, viết bài phát biểu, tổng hợp ý kiến… qua đó rút ngắn thời gian xử lý và giảm áp lực chuyên môn. Không kém phần quan trọng, chiến dịch 100 ngày xử lý các điểm nghẽn chuyển đổi số trong hệ thống chính trị được gắn với việc làm sạch dữ liệu đảng viên, số hóa hồ sơ và tập huấn kỹ năng số, ứng dụng AI. Đây là cách một địa phương biến chủ trương thành thói quen công việc hằng ngày, thay vì dừng ở phong trào.
Tự động hóa hồ sơ: người dân hưởng lợi, cán bộ buộc phải đổi vai
Tác động lớn nhất của trợ lý AI công vụ không nằm ở phòng họp, mà ở quầy tiếp nhận hồ sơ. Tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở xã Tiên La, hồ sơ tư pháp – hộ tịch được xử lý nền nếp trên môi trường điện tử, dữ liệu hộ tịch được số hóa, làm sạch và kết nối giữa các cơ quan. Người dân được hướng dẫn nộp, tra cứu hồ sơ trực tuyến, giảm thời gian đi lại, trong khi thủ tục liên thông giúp các cơ quan phối hợp hiệu quả hơn. Một quotable đáng chú ý là mức độ hài lòng của người dân, doanh nghiệp đối với giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực tư pháp đã đạt trên 90% trong giai đoạn đầu chuyển đổi số. Ở Bố Hạ, trợ lý ảo giúp rút ngắn đáng kể thời gian lập kế hoạch, tổng hợp ý kiến, giải quyết vấn đề phát sinh. Khi các tác vụ lặp lại dần được tự động hóa, vai trò cán bộ chuyển từ “gõ văn bản” sang kiểm soát chất lượng, xử lý tình huống phức tạp và giao tiếp với người dân.
Từ thí điểm đến nhân rộng: bài kiểm tra thực sự là năng lực đội ngũ
Bức tranh triển khai AI địa phương hiện nay cho thấy công nghệ đã sẵn sàng, vấn đề còn lại là chuẩn bị lực lượng. Sở Tư pháp đang xây dựng phần mềm cơ sở dữ liệu hòa giải và ứng dụng AI trong tra cứu, tư vấn, dự kiến hoàn thành, nghiệm thu và đưa vào sử dụng trong năm 2026. Song song, đề án thành lập Trung tâm Truyền thông số được triển khai để cung cấp, giải thích, hướng dẫn pháp luật trên môi trường số. Ở Bố Hạ, 100% cán bộ, công chức khối Đảng, HĐND, UBND, MTTQ được trang bị máy tính kết nối mạng; một bộ phận cán bộ trẻ có khả năng tiếp cận nhanh công nghệ, sáng tạo trong ứng dụng AI. Từ kết quả bước đầu, Đảng ủy xã yêu cầu trợ lý ảo phải đi vào thực chất, trở thành công cụ hỗ trợ thường xuyên trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn. Kết luận hợp lý là: muốn nhân rộng trợ lý AI công vụ, các địa phương phải coi đào tạo kỹ năng số và tái định nghĩa mô tả công việc là ưu tiên không kém đầu tư hạ tầng.
