Số hóa là chuẩn hóa trước, quét tài liệu sau
Số hóa hồ sơ đảng viên là quá trình rà soát, chỉnh lý, xác thực và cập nhật thông tin từ hồ sơ giấy lên hệ thống điện tử, để dữ liệu có thể được lưu trữ, tra cứu và sử dụng thống nhất trong quản lý. Vì vậy, tốc độ quét tài liệu không thể là thước đo duy nhất: hồ sơ sai hoặc thiếu khi đưa lên hệ thống sẽ chỉ chuyển vấn đề từ tủ giấy sang màn hình. Nhiều địa phương đang thực hiện đồng thời hai việc: làm sạch dữ liệu tổ chức đảng, đảng viên và tạo lập hồ sơ đảng viên điện tử. Hà Tĩnh đã hoàn tất rà soát, làm sạch, chuẩn hóa và đối soát dữ liệu của 3.460 tổ chức đảng cùng 97.730 đảng viên thuộc phạm vi thống kê, đạt 100%; trong khi đó, gần 20.000 hồ sơ trong diện thực hiện đã được số hóa. Đây là hai kết quả khác nhau: dữ liệu được chuẩn hóa không đồng nghĩa mọi hồ sơ đã được số hóa. Động lực tăng tốc đến từ yêu cầu chuyển đổi số công tác Đảng, đồng thời từ những thay đổi tổ chức ở cơ sở sau sắp xếp địa bàn và kiện toàn chi bộ. Khi thông tin về tổ chức, quá trình sinh hoạt và đảng viên biến động, đối chiếu hồ sơ trở thành điều kiện để dữ liệu không nhanh chóng lạc hậu.
Ba địa phương, ba mốc tiến độ đáng chú ý
Các con số ở Hà Đông, Kim Phú và Thái Nguyên cho thấy tiến độ đang được đẩy lên, nhưng mỗi nơi báo cáo một trạng thái khác nhau. Đến ngày 24-10, phường Hà Đông đã chỉnh lý đủ 15.800 hồ sơ, đạt 100% kế hoạch, song mới số hóa gần 2.300 hồ sơ trên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0. Hoàn tất chỉnh lý là bước quan trọng, không nên nhầm với hoàn thành số hóa. Tại Kim Phú, tính đến hết ngày 22-10, 1.307 hồ sơ thuộc phạm vi thống kê đã được cập nhật lên cơ sở dữ liệu 4.0, đạt 100%; con số này không bao gồm đảng viên thuộc khối Quân sự và Công an. Còn Thái Nguyên đã số hóa 134.340 trong tổng số 141.491 hồ sơ, đạt 94,95%, xếp thứ hai toàn quốc tại thời điểm thống kê ngày 22-10. Những mốc này đáng ghi nhận, nhưng giá trị của chúng chỉ bền vững nếu tiến độ được gắn với kiểm soát chất lượng và phạm vi thống kê được nói rõ.
- Hà Đông: chỉnh lý 100% trong 15.800 hồ sơ; gần 2.300 hồ sơ đã được số hóa.
- Kim Phú: cập nhật 1.307 hồ sơ, đạt 100% phạm vi thống kê, không gồm khối Quân sự và Công an.
- Thái Nguyên: số hóa 134.340/141.491 hồ sơ, đạt 94,95%, xếp thứ hai toàn quốc.
Làm sạch dữ liệu mới tạo ra lợi ích quản lý
Một hồ sơ điện tử hữu ích khi cán bộ có thể tìm đúng thông tin, theo dõi được biến động và dùng dữ liệu cho công việc mà không phải dò lại nhiều nguồn giấy. Muốn vậy, mỗi bộ hồ sơ cần được phân loại, chỉnh lý, đối chiếu và bổ sung thông tin còn thiếu trước khi cập nhật. Đây là khâu tốn công nhưng quyết định dữ liệu có đáng tin để khai thác hay không. Thái Nguyên cho thấy quy trình ấy không chỉ diễn ra trên máy tính: có hồ sơ cũ thiếu thành phần, cán bộ phải tìm tài liệu, xác minh và có trường hợp gặp trực tiếp đảng viên để bổ sung thông tin. Khi dữ liệu đã được chuẩn hóa, xác thực và cập nhật đầy đủ, việc tra cứu, theo dõi biến động, tổng hợp báo cáo và thực hiện nghiệp vụ tổ chức xây dựng Đảng sẽ thuận lợi hơn. Kim Phú cũng đang triển khai Sổ tay đảng viên điện tử, hướng tới cải thiện cách tiếp cận thông tin, trao đổi và cập nhật nội dung công tác. Lợi ích vì thế không dừng ở lưu trữ: hồ sơ chuẩn còn là đầu vào cho những công cụ số phục vụ đảng viên và chi bộ.
Theo thống kê của Ban Tổ chức Trung ương, đến ngày 22-10, Thái Nguyên đã số hóa 134.340/141.491 hồ sơ, đạt 94,95% và xếp thứ hai toàn quốc.
Tiến độ phải đi cùng độ chính xác
Hoàn thành sớm là mục tiêu cần thiết, nhưng không nên biến số lượng hồ sơ tải lên thành thành tích tách rời chất lượng. Hà Đông vẫn phải xử lý khối lượng số hóa lớn, trong điều kiện nhân lực hạn chế và phần mềm, kết nối trong môi trường bảo mật có lúc chưa ổn định. Phường đặt mục tiêu hoàn thành trước ngày 31-3-2027, đồng thời tăng kiểm soát chất lượng hồ sơ điện tử và tháo gỡ vướng mắc về nhân lực, hạ tầng. Kim Phú phân công cán bộ đầu mối theo dõi tiến độ, hướng dẫn và tháo gỡ khó khăn tại cơ sở, phấn đấu hoàn thành làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu trước ngày 30-10-2026. Những bước tiếp theo này nhấn mạnh điều quan trọng: cơ sở dữ liệu đảng viên cần đúng, đủ, sạch, thống nhất và có thể dùng chung; cập nhật đến đâu phải kiểm chứng đến đó. Chuyển đổi số công tác Đảng sẽ chỉ đem lại thay đổi thực chất khi hồ sơ điện tử vừa thuận tiện tra cứu, vừa phản ánh chính xác quá trình của từng đảng viên. Chuẩn hóa kỹ ngay từ đầu không làm chậm hiện đại hóa; đó là cách để hệ thống số đáng tin và hữu ích lâu dài.
