AI trong quản lý hành chính: định nghĩa và bước xoay trục từ cơ sở
AI trong quản lý hành chính là việc chính quyền địa phương dùng các trợ lý số và nền tảng trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ soạn thảo văn bản, tổng hợp báo cáo, quản lý hồ sơ, giám sát nhiệm vụ và cải thiện quy trình giải quyết thủ tục, nhằm nâng cao năng suất làm việc của cán bộ, chất lượng phục vụ người dân và tốc độ chuyển đổi số của bộ máy công quyền ở cấp cơ sở. Đây không phải chuyện tương lai xa, mà đang diễn ra hàng ngày tại phường, xã trên khắp cả nước. Điều đáng nói: làn sóng này bắt đầu từ những lớp tập huấn rất cụ thể cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức – chứ không phải từ các dự án hoành tráng trên giấy.
Nhìn từ các địa phương như Bình Kiến, Cam Ranh, An Biên hay Lâm Thượng, có thể thấy một nhận thức chung: nếu không đào tạo cán bộ sử dụng AI ngay từ phường, xã, thì mọi khẩu hiệu chuyển đổi số hành chính sẽ bị mắc kẹt ở cấp chiến lược. Việc UBND phường Bình Kiến mở lớp tập huấn chuyên sâu về Gemini Pro và bàn giao 20 tài khoản trợ lý AI cho cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn cho thấy quyết tâm biến AI thành công cụ làm việc hàng ngày, chứ không chỉ là chủ đề hội thảo. Đây là bước xoay trục rõ ràng: từ quản lý hành chính bằng giấy tờ sang quản lý hành chính AI.
Gemini Pro và MISA OneAI: hai "cửa ngõ" AI đào tạo cán bộ cấp phường
Ở tuyến phường, hai nền tảng đang nổi lên như cửa ngõ chính để đưa AI vào công việc công quyền: Gemini Pro và MISA OneAI. Điều này không ngẫu nhiên. Gemini Pro chính phủ được Bình Kiến lựa chọn cho một chương trình tập huấn chuyên sâu, đi kèm việc bàn giao 20 tài khoản trợ lý AI để cán bộ có công cụ sử dụng ngay trên bàn làm việc. Ý nghĩa nằm ở chỗ: thay vì nói chung chung về chuyển đổi số hành chính, phường này đặt AI vào đúng chỗ mạnh nhất – hỗ trợ nghiên cứu, tổng hợp thông tin, xây dựng nội dung, soạn thảo và xử lý công việc chuyên môn.
Trong khi đó, phường Cam Ranh chọn MISA OneAI địa phương làm nền tảng AI đào tạo cán bộ, với hội nghị tập huấn cho gần 80 đại biểu là lãnh đạo Đảng ủy, HĐND, UBND cùng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị và cơ sở giáo dục trên địa bàn. Cách tiếp cận này mang tính hệ thống hơn: không chỉ cán bộ văn phòng, mà cả mạng lưới đơn vị sự nghiệp công đều được kéo vào quỹ đạo AI. Câu nói quotable ở đây là: "Phường Cam Ranh tổ chức hội nghị tập huấn triển khai ứng dụng nền tảng trí tuệ nhân tạo MISA OneAI cho gần 80 đại biểu". Đó là con số cho thấy AI đào tạo cán bộ đang được triển khai theo chiều rộng, không còn là thử nghiệm cho vài người "biết máy tính".
An Biên và Lâm Thượng: từ kỹ năng xử lý văn bản đến hệ thống quản trị số AI
Nếu Bình Kiến và Cam Ranh cho thấy bước khởi động của quản lý hành chính AI ở cấp phường, thì An Biên và Lâm Thượng cho thấy chiều sâu của chuyển đổi. Ở phường An Biên, Hội nghị tập huấn không chỉ giới thiệu AI như công cụ mới, mà tập trung nâng cao năng lực ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong công tác quản lý, điều hành hành chính. Các đại biểu – từ lãnh đạo phường, cán bộ, công chức, viên chức đến hiệu trưởng trường học và tổ công nghệ số cộng đồng – được hướng dẫn cách khai thác các công cụ AI để soạn thảo văn bản, tổng hợp báo cáo, xử lý thông tin và cải thiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính. Đây chính là "quản lý hành chính AI" ở dạng cơ bản nhưng thiết thực: dạy cán bộ làm tốt hơn điều họ phải làm mỗi ngày, thay vì kỳ vọng AI giải quyết những việc xa lạ.
Xã Lâm Thượng đi xa hơn một bước khi xây dựng hẳn một trang quản trị số – Lâm Thượng AI – như một bảng điều khiển số cho toàn bộ hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành ở cơ sở. Hệ thống này đã định danh 17 thôn, 27 chi bộ, 22 cơ quan, đơn vị; lưu 365 hồ sơ cơ bản cán bộ, công chức, viên chức, 141 chức danh thuộc diện Ban Thường vụ quản lý và lập chỉ mục 3.831 tài liệu. Trên đó tích hợp 8 trợ lý nghiệp vụ AI, trong đó 5 trợ lý đã hoạt động với các chức năng từ văn bản Đảng, tra cứu – hỏi đáp, nhiệm vụ – công việc đến báo cáo – tổng hợp, tổ chức Đảng. Nhờ vậy, việc tra cứu, tổng hợp thông tin, soạn thảo văn bản, chuẩn bị hồ sơ hội nghị, quản lý nhiệm vụ và theo dõi tiến độ công việc được AI hỗ trợ trực tiếp. Đáng chú ý là nguyên tắc "AI đề xuất, con người quyết định", giữ được sự kiểm soát của con người trong nền hành chính dữ liệu.
Tác động thực tế và thách thức: AI không thay cán bộ nhưng thay cách làm việc
Những chương trình AI đào tạo cán bộ này không phải là phong trào hình thức. Tại Bình Kiến, thông qua tập huấn, cán bộ, công chức, viên chức được trao đổi, thực hành, giải đáp vướng mắc khi sử dụng AI, từng bước nâng cao kỹ năng số, rút ngắn thời gian xử lý công việc và nâng cao chất lượng tham mưu, soạn thảo văn bản. Ở An Biên, việc hướng dẫn cụ thể cách dùng công cụ AI giúp đội ngũ tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lượng quản lý và điều hành công việc chuyên môn theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp, góp phần hình thành chính quyền cơ sở thông minh, năng động và đẩy nhanh chuyển đổi số trong quản lý nhà nước. Nói cách khác, AI không thay thế cán bộ, mà thay thế sự cồng kềnh, chậm trễ trong cách xử lý công việc hành chính.
Tuy vậy, làn sóng quản lý hành chính AI từ phường đến xã cũng đặt ra thách thức. Nguy cơ lớn nhất không phải là "AI cướp việc", mà là việc phần mềm và trợ lý số được trang bị nhưng không gắn với quy trình, dữ liệu và thói quen làm việc. Lâm Thượng cho thấy một hướng đi đúng: xây dựng kho dữ liệu dùng chung, tích hợp trợ lý AI thành hệ thống quản trị số vận hành thực sự, rồi tiếp tục kế hoạch hoàn thiện kho dữ liệu, các trợ lý AI, nghiên cứu Chatbot AI phục vụ người dân và phấn đấu năm 2027 triển khai AI Agent trên toàn xã. Nếu các địa phương khác chỉ dừng ở vài lớp tập huấn Gemini Pro chính phủ hay MISA OneAI địa phương mà không đi tiếp, chuyển đổi số hành chính sẽ bị kẹt ở mức "AI dùng thử".
Kết luận: từ lớp tập huấn đến chính quyền số dựa trên dữ liệu
Nhìn tổng thể, có thể nói làn sóng AI đào tạo cán bộ đang bắt đầu tái định hình bộ mặt chính quyền cơ sở ở nhiều địa phương. Khi UBND phường Bình Kiến tổ chức tập huấn Gemini Pro gắn với Kế hoạch chuyển đổi số năm 2026, hướng tới xây dựng chính quyền số và nâng cao hiệu quả phục vụ người dân, tổ chức, đó là sự gắn kết giữa công cụ AI và mục tiêu chính sách. Khi An Biên nhấn mạnh rằng ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong quản lý, điều hành hành chính là yêu cầu tất yếu để xây dựng chính quyền số tại địa phương, đó là sự chuyển dịch nhận thức: AI không còn là lựa chọn tùy ý, mà là năng lực bắt buộc của cán bộ.
Tương lai của quản lý hành chính AI ở cơ sở sẽ được quyết định bởi hai yếu tố: chất lượng đào tạo và mức độ tích hợp vào hệ thống quản trị số. Những mô hình như Lâm Thượng AI, với nguyên tắc "AI đề xuất, con người quyết định" và lộ trình rõ ràng đến năm 2027, chứng minh rằng phường, xã hoàn toàn có thể đi đầu trong chuyển đổi số hành chính. Vấn đề còn lại là liệu các địa phương có dám bước qua tâm lý "ngại công nghệ", đầu tư thời gian cho đào tạo thực chất, và đặt AI vào trung tâm của bảng điều khiển quản lý – thay vì xem nó như phần mềm phụ. Nếu làm được, chính quyền số sẽ không bắt đầu từ bộ, ngành, mà từ phòng họp nhỏ ở phường, xã.
