Trợ lý nhân dân AI là gì và vì sao đáng để kỳ vọng?
Trợ lý nhân dân AI là một ứng dụng hành chính công AI sử dụng nhận dạng giấy tờ tự động, điền biểu mẫu điện tử và trợ lý giọng nói để hỗ trợ người dân kê khai, nộp và hoàn thiện hồ sơ thủ tục hành chính trên môi trường số, từ đó rút ngắn thời gian làm việc tại bộ phận Một cửa và giảm thao tác thủ công cho cả công dân lẫn cán bộ tiếp nhận. Sau gần 2 tháng thí điểm có kiểm soát tại Bắc Ninh, ứng dụng Trợ lý nhân dân đã cho thấy một điều quan trọng: AI không chỉ là khẩu hiệu số hóa, mà là công cụ xử lý hồ sơ tự động có tác động rất cụ thể tới trải nghiệm của người dân khi làm giấy tờ hành chính thường ngày. Tính đến ngày 8/9, Trợ lý nhân dân đã hỗ trợ 2.234 hồ sơ với các chức năng tự động nhận dạng giấy tờ, điền biểu mẫu điện tử và đính kèm thành phần hồ sơ giúp giảm thời gian kê khai và tiếp nhận.
Nhận dạng giấy tờ tự động: 2.234 hồ sơ và hàng trăm giờ công được giải phóng
Điểm đột phá của Trợ lý nhân dân AI nằm ở khả năng nhận dạng giấy tờ tự động kết hợp điền biểu mẫu điện tử, biến những thao tác gõ tay lặp đi lặp lại thành quy trình xử lý hồ sơ tự động. Tính đến ngày 8/9, hệ thống đã hỗ trợ 2.234 hồ sơ, trong đó các chức năng nhận dạng giấy tờ, tự động điền biểu mẫu và đính kèm thành phần hồ sơ đã trực tiếp rút ngắn thời gian kê khai, tiếp nhận của người dân. Tại phường Bắc Giang, thời gian hoàn thiện một hồ sơ giảm từ khoảng 8–10 phút xuống còn 2–3 phút; với 2.234 hồ sơ được hỗ trợ, thời gian tiết kiệm ước khoảng 186–298 giờ công tiếp nhận. Đây không chỉ là con số đẹp trong báo cáo, mà là hàng trăm giờ ít phải chờ đợi hơn đối với người dân, đồng thời giải phóng đáng kể thời gian xử lý cho cán bộ ở quầy Một cửa.
Trải nghiệm người dùng: giọng nói, thủ tục nhiều phát sinh và lợi ích đôi bên
Điểm đáng chú ý là Trợ lý nhân dân không cố gắng ôm hết mọi thủ tục, mà tập trung vào nơi người dân cần nhất. Ứng dụng đã cấu hình 60 thủ tục hành chính, gồm 44 thủ tục cấp xã và 16 thủ tục cấp tỉnh; trong đó có 18 thủ tục có phiên bản hỗ trợ bằng giọng nói. Qua 1.510 hồ sơ tại xã Hiệp Hòa và phường Bắc Giang, chỉ 10 thủ tục đã chiếm tới 90,3% số hồ sơ, chủ yếu là hộ tịch, chứng thực, đăng ký kinh doanh và thủ tục liên thông. Việc ưu tiên nhóm thủ tục phát sinh nhiều thể hiện tư duy thiết kế vì người dùng: giải bài toán nơi ùn tắc nhất thay vì dàn hàng ngang. Phiên bản giọng nói lại mở một cánh cửa khác: tại xã Hiệp Hòa, 26,4% hồ sơ được thực hiện bằng giọng nói, mức độ hài lòng đạt 100%, cho thấy hành chính công AI có thể bao trùm cả người cao tuổi, người ít kỹ năng số chứ không chỉ phục vụ người rành công nghệ.
Mở rộng thí điểm tại Bắc Ninh: đi nhanh nhưng không đi ẩu
Sau gần 2 tháng thử nghiệm, lãnh đạo tỉnh đánh giá Trợ lý nhân dân bước đầu hỗ trợ thiết thực cho người dân thực hiện thủ tục hành chính và nâng cao hiệu quả tiếp nhận, xử lý hồ sơ của cán bộ. Nhưng thay vì vội vàng nhân rộng toàn bộ, Bắc Ninh chọn lộ trình cẩn trọng: tỉnh thống nhất tiếp tục triển khai thí điểm, mở rộng thêm địa bàn và nhóm đối tượng, trước mắt tập trung vào các thủ tục có nhiều hồ sơ phát sinh như hộ tịch, người có công, bảo trợ xã hội, đăng ký kinh doanh và các thủ tục tần suất cao. Đây là cách tiếp cận hợp lý: đi sâu vào những quy trình đã chứng minh hiệu quả, quy trình ổn định, rồi mới mở rộng thay vì tạo thêm gánh nặng thử nghiệm cho cả hệ thống. Về hạ tầng, ứng dụng hoạt động ổn định trên máy tính cấu hình thông thường, chủ yếu cần bổ sung máy quét tài liệu tại Bộ phận Một cửa, cho thấy bài toán chi phí không phải rào cản lớn.
Thách thức nhận diện tài liệu và điều kiện để AI trở thành trợ lý “thật sự”
Thành công bước đầu không che được những điểm yếu kỹ thuật: khả năng nhận dạng chứng từ, đặc biệt là giấy tờ viết tay, vẫn là nút thắt mà tỉnh yêu cầu phải tiếp tục khắc phục. Nếu OCR chưa đủ chính xác, trợ lý nhân dân AI sẽ buộc cán bộ phải kiểm tra và sửa lại nhiều lần, làm mất đi lợi thế xử lý hồ sơ tự động. Bên cạnh đó, tỉnh cũng yêu cầu đánh giá hiệu năng, tính năng và khả năng đáp ứng đối với từng nhóm đối tượng, từng địa bàn, đồng thời bảo đảm an toàn thông tin, dữ liệu cá nhân và khả năng kết nối với các hệ thống đang vận hành. Nói cách khác, để AI trở thành trợ lý nhân dân đúng nghĩa, không chỉ cần nhận dạng giấy tờ tự động và điền biểu mẫu điện tử nhanh, mà còn phải ổn định, an toàn, và “ăn khớp” với toàn bộ hệ sinh thái hành chính công AI. Khi những mảnh ghép này được hoàn thiện, mỗi lần đi làm giấy tờ sẽ ít “đau đầu” hơn rất nhiều cho cả công dân lẫn công chức.
