Trợ lý AI hành chính: bước ngoặt thật sự trong quản lý công
Trợ lý AI hành chính là các hệ thống trí tuệ nhân tạo tích hợp vào nền tảng số của cơ quan nhà nước để tự động xử lý tài liệu, hỗ trợ soạn thảo văn bản, tổng hợp báo cáo, tra cứu dữ liệu và phân tích nhiệm vụ, qua đó rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ, nâng hiệu suất công việc và cải thiện chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp. Đây không phải là vài tiện ích rời rạc, mà là một lớp công nghệ mới đang gắn trực tiếp với quy trình quản lý công ở Việt Nam. Điểm đáng nói là xu hướng này không còn dừng ở khẩu hiệu chuyển đổi số công sở, mà đã đi vào những ví dụ rất cụ thể: từ hội thảo nhỏ ở một xã ven đô, tới nền tảng quản trị công vụ ghi lại hàng trăm nghìn nhiệm vụ, và chương trình cấp tài khoản trợ lý AI có bản quyền. Khi các cơ quan bắt đầu coi dữ liệu là “nhiên liệu” và AI là “bộ máy xử lý”, bộ máy hành chính buộc phải tổ chức lại cách vận hành, chứ không chỉ sắm thêm phần mềm.
Thạch Hà: xã nhỏ cho thấy lợi ích lớn của xử lý tài liệu tự động
Ở cấp cơ sở, xã Thạch Hà cho thấy trợ lý AI hành chính không phải chuyện xa vời mà là nhu cầu rất thực tế. Thông qua việc tiếp cận nền tảng MISA iGOV ONEAI, xã đang đưa trí tuệ nhân tạo vào hỗ trợ xử lý công việc, khai thác dữ liệu và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp. Điều này trực tiếp chạm vào “nỗi đau” lớn nhất của cấp xã: khối lượng hồ sơ tăng, yêu cầu phục vụ nhanh hơn, trong khi biên chế và kỹ năng công nghệ thông tin còn hạn chế. Điểm thuyết phục nằm ở khả năng xử lý tài liệu tự động. Nền tảng ONEAI hỗ trợ khai thác, tổng hợp thông tin, soạn thảo và xử lý văn bản, tìm kiếm, tra cứu nội dung phục vụ công việc. Theo mô tả, việc này “góp phần rút ngắn thời gian thực hiện các nhiệm vụ hành chính, nâng cao năng suất làm việc và chất lượng tham mưu”. Nói cách khác, thay vì cán bộ phải cặm cụi đọc, gõ và dò từng văn bản, trợ lý AI trở thành người “làm nền” để cán bộ tập trung vào quyết định và tương tác với dân. Đó là chuyển đổi số công sở theo nghĩa thiết thực, không phải chỉ quét văn bản sang PDF.
Hà Nội: từ số hóa tài liệu đến quản trị bằng dữ liệu và AI
Nếu Thạch Hà minh họa lợi ích ở tầm xã, Hà Nội cho thấy một mô hình tái tổ chức bộ máy trên nền tảng số. Kết quả tại cuộc họp ngày 24/8 cho thấy nền tảng HanoiWork đã hình thành một môi trường làm việc số quy mô lớn trong hệ thống chính trị Thành phố, với 183 không gian làm việc số và khoảng 84.000 tài khoản cán bộ, công chức, viên chức và người lao động. Trong giai đoạn thí điểm từ tháng 6 đến tháng 8, hệ thống ghi nhận 99.700 lịch họp, 3.839 luồng quy trình phê duyệt, 21.860 bài viết nội bộ và hơn 2,36 triệu tin nhắn làm việc bảo mật. Những con số này cho thấy một lượng lớn hoạt động công vụ đã được chuyển thành dữ liệu có thể theo dõi, thay vì nằm trong sổ sách hoặc email tản mạn. Quan trọng hơn, Hà Nội gắn HanoiWork với hệ thống quản trị OKR/KPI theo nguyên tắc “6 rõ, 1 xuyên suốt”, nghĩa là nhiệm vụ được giao, đo, và đánh giá trên nền dữ liệu. Từ kết quả cuộc họp, có thể thấy Thành phố đang chuyển sang giai đoạn mới của chuyển đổi số: xây dựng chu trình quản trị khép kín, trong đó nhiệm vụ được giao trên nền tảng số, tiến độ được cập nhật bằng dữ liệu, kết quả được đo bằng OKR/KPI và AI bắt đầu tham gia vào khâu phân tích, cảnh báo. Một số trợ lý AI đã được thử nghiệm cho các việc vốn tiêu tốn nhiều thời gian như tra cứu văn bản quy phạm pháp luật, bóc tách nhiệm vụ từ văn bản đến, tóm tắt nội dung cuộc họp và tự động hóa báo cáo. AI Agent phân tích dữ liệu lớn cũng bước đầu được dùng để nhận diện điểm nghẽn, dự báo nguy cơ chậm tiến độ và phát cảnh báo cho lãnh đạo. Khi đó, hiệu suất công việc không còn được đo bằng cảm nhận mà bằng dữ liệu thời gian thực; lãnh đạo biết chính xác công việc đang ở đâu, ai chịu trách nhiệm và vấn đề nào cần xử lý trước khi trở thành điểm nghẽn.
TPHCM: cấp tài khoản trợ lý AI có bản quyền và đưa vào nền nếp công vụ
Trong khi Hà Nội tập trung xây dựng hệ thống, TPHCM đi thẳng vào câu hỏi thực dụng: làm sao để mỗi cán bộ có một trợ lý AI trong tay, mà vẫn đảm bảo an toàn dữ liệu và kỷ luật công vụ. Tại họp báo kinh tế – xã hội chiều 27/8, đại diện Sở Khoa học và Công nghệ cho biết Thành phố đã cấp 319 tài khoản trợ lý AI có bản quyền cho khu vực công tính đến ngày 26/8. Đối tượng được cấp gồm các cơ quan Thành phố, sở, ban, ngành, Mặt trận Tổ quốc, UBND phường, xã, đặc khu và Ban Nghiên cứu Phát triển. Đây là một phần trong kế hoạch đưa trợ lý AI vào khu vực công trong năm 2026, đánh dấu bước chuyển từ tình trạng cán bộ tự phát sử dụng AI sang triển khai chính quy, có tập huấn và yêu cầu cụ thể về an toàn dữ liệu. Gắn với đợt cấp tài khoản, Thành phố đã tổ chức 4 lớp cho 558 cán bộ, công chức, cho họ thực hành với Gemini, NotebookLM, ChatGPT và Canva để soạn văn bản, tổng hợp, phân tích thông tin, xây dựng báo cáo, kế hoạch và xử lý công việc, đồng thời hướng dẫn bảo mật và an toàn dữ liệu. Điều đáng chú ý là AI không chỉ dùng để viết văn bản hay báo cáo. Sở dẫn một trường hợp sử dụng AI để vẽ bản đồ phục vụ sắp xếp, tinh gọn bộ máy quận, huyện, giúp rút ngắn đáng kể thời gian, trong khi nếu làm thủ công có thể mất vài tháng vẫn chưa hoàn thành. Tại phường Minh Phụng, mô hình xây dựng hơn 40 sổ tay điện tử trên NotebookLM giúp cán bộ tra cứu văn bản nhanh hơn, giảm sai sót, nâng tỷ lệ hồ sơ trực tuyến đạt chuẩn; người dân cũng có thể tự tra cứu thủ tục qua mã QR. Khi “AI hầu như là một trợ lý không thể thiếu trong công việc hằng ngày của cán bộ, từ soạn thảo văn bản đến tổng hợp thông tin”, như lời đại diện Sở, chúng ta không còn nói về thí điểm công nghệ mà là một thay đổi thói quen làm việc.
Từ thí điểm đến nhân rộng: điều gì sẽ quyết định thành công?
Điểm chung ở Thạch Hà, Hà Nội và TPHCM là trợ lý AI hành chính đang gắn ngày càng chặt với thực tế quản lý công ở Việt Nam: từ xử lý tài liệu tự động, giao và theo dõi nhiệm vụ bằng dữ liệu, tới đào tạo cán bộ sử dụng AI đúng mục đích công vụ. Tuy nhiên, công nghệ tự nó không bảo đảm hiệu suất công việc cao hơn; thứ quyết định là cách bộ máy tổ chức lại quy trình, tiêu chuẩn và trách nhiệm. Hà Nội đã đi bước xa khi kết nối AI với OKR/KPI và chuẩn “6 rõ, 1 xuyên suốt”, biến dữ liệu thành nền cho quản trị, chứ không chỉ là kho lưu trữ. TPHCM lại chọn nhấn mạnh yếu tố kỷ luật và kỹ năng, thông qua cấp tài khoản có bản quyền và hàng loạt lớp tập huấn, bồi dưỡng AI cho hơn một nghìn cán bộ. Còn Thạch Hà cho thấy ngay cả cấp xã cũng có thể hưởng lợi rõ rệt từ việc rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và nâng chất lượng tham mưu. Sau những kết quả bước đầu, UBND Hà Nội thống nhất trình cấp có thẩm quyền xem xét đưa HanoiWork và hệ thống quản trị OKR/KPI vào vận hành chính thức, đồng bộ trong toàn hệ thống chính trị Thành phố; đề án phát triển kinh tế không gian tầm thấp và dự án Bản sao số Digital Twin cũng được đề xuất gia hạn đến quý IV năm 2026. Tại TPHCM, kế hoạch cấp tài khoản trợ lý AI sẽ tiếp tục triển khai trong thời gian tới. Ngọc trong đá đã lộ, vấn đề bây giờ không phải “có dùng AI hay không” mà là “dùng đến đâu, gắn với cải cách hành chính thế nào, và ai chịu trách nhiệm về kết quả”. Nếu trả lời được các câu hỏi này, trợ lý AI sẽ không chỉ là trào lưu công nghệ, mà trở thành nền tảng bền vững cho một nền hành chính chuyên nghiệp, minh bạch và phục vụ tốt hơn.
