Hai hướng ứng dụng, cùng một đích đến
Trợ lý AI trong chính quyền cơ sở là công cụ số hỗ trợ người dân hoặc cán bộ xử lý một số thao tác hành chính, từ kê khai hồ sơ đến tra cứu và soạn thảo văn bản, nhưng không thay thế trách nhiệm của con người. Cách triển khai tại Bắc Ninh và phường Cửa Nam cho thấy công nghệ đang đi vào hai khâu khác nhau: phục vụ người dân tại quầy và hỗ trợ công chức trong công việc thường nhật. Bắc Ninh tập huấn sử dụng Trợ lý Nhân dân cho cán bộ, công chức tại 99 xã, phường, hướng dẫn vận hành và xử lý tình huống kỹ thuật. Ở Hà Nội, sáng 28-10, phường Cửa Nam cùng Trung tâm Dịch vụ dữ liệu và Trí tuệ nhân tạo Viettel tổ chức tập huấn Trợ lý AI trên nền tảng HanoiWork cho đội ngũ công chức, viên chức. Sự khác biệt về đối tượng sử dụng đáng chú ý hơn tên gọi: một nền tảng đồng hành với người làm hồ sơ, nền tảng kia hỗ trợ người thực thi công vụ.
Trợ lý Nhân dân: giảm thao tác, không đổi quy trình
Tại Bắc Ninh, Trợ lý Nhân dân được thiết kế để hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục hành chính trực tiếp tại quầy Trung tâm Phục vụ hành chính công. Ứng dụng có thể nhận dạng thông tin trên giấy tờ, tự điền biểu mẫu, số hóa và đính kèm hồ sơ, đồng thời hướng dẫn bằng hình ảnh và giọng nói. Kết quả ban đầu cho thấy tiềm năng tiết kiệm thời gian: việc hoàn thiện một hồ sơ có hỗ trợ được ghi nhận giảm từ khoảng 8–10 phút xuống còn 2–3 phút. Đây là lợi ích cụ thể với người dân, nhất là khi xử lý các thủ tục thường gặp như trích lục hộ tịch, chứng thực giấy tờ hay đăng ký lại khai sinh. Nhưng tự động hóa thao tác không đồng nghĩa giao quyền quyết định cho phần mềm. Người dân vẫn rà soát, xác nhận và nộp hồ sơ; công chức tiếp tục kiểm tra giấy tờ gốc, thành phần hồ sơ và quyết định tiếp nhận theo quy định. Công nghệ hỗ trợ quy trình hiện hành, chứ không thay thế quy trình.
HanoiWork đưa trợ lý AI vào bàn làm việc của cán bộ
Khác với ứng dụng tại quầy ở Bắc Ninh, Trợ lý AI trên HanoiWork hướng tới công chức, viên chức phường Cửa Nam. Buổi tập huấn hướng dẫn cán bộ dùng công cụ để tra cứu, hỏi đáp pháp luật; soạn thảo và rà soát văn bản; chuẩn bị nội dung họp, tạo trang trình chiếu; phân tích dữ liệu, trực quan hóa và dịch văn bản hành chính. Mục tiêu là biến AI thành trợ lý tác nghiệp thường quy, không chỉ là công cụ trình diễn trong một buổi tập huấn. Bối cảnh chính quyền địa phương hai cấp khiến cấp phường đảm nhận thêm nhiệm vụ, thẩm quyền, nên yêu cầu xử lý việc nhanh và chính xác hơn là có thật. Tuy vậy, tốc độ không thể là thước đo duy nhất: nội dung do AI gợi ý vẫn cần cán bộ kiểm tra, chịu trách nhiệm và điều chỉnh theo từng lĩnh vực. Cửa Nam yêu cầu các bộ phận chuyên môn duy trì việc sử dụng, tự học và xây dựng câu lệnh phù hợp với công việc.
Mở rộng có kiểm soát mới là phép thử
Mở rộng công cụ hành chính chỉ có ý nghĩa khi trải nghiệm ổn định và dữ liệu được bảo vệ. Với Trợ lý Nhân dân, các địa phương đã phản ánh tình trạng xử lý chậm, nhận dạng giấy tờ hoặc tự điền chưa chính xác, dữ liệu địa danh chưa cập nhật đầy đủ và giao diện chữ nhỏ gây khó cho người cao tuổi. Thành phố Bắc Ninh thống nhất chọn 15 phường đủ điều kiện để triển khai thí điểm có kiểm soát trên diện rộng, đồng thời yêu cầu khắc phục bất cập thay vì chạy theo số địa bàn. Sau tập huấn, các đơn vị cơ sở cần bố trí thiết bị, phân công người quản lý tài khoản và báo vướng mắc cho đầu mối hỗ trợ kỹ thuật. Tại Cửa Nam, việc đưa AI vào tác nghiệp cũng cần đi kèm kiểm tra chất lượng đầu ra và trách nhiệm công vụ. Thước đo nên là hồ sơ thuận tiện hơn, văn bản chính xác hơn và cán bộ có thêm thời gian xử lý việc khó. AI chỉ có ích khi phục vụ được những mục tiêu đó.
