Trợ lý ảo AI là gì và vì sao công sở không thể chậm chân?
Trợ lý ảo AI trong khu vực hành chính là các công cụ trí tuệ nhân tạo được cấp tài khoản chính thức cho cán bộ, công chức để hỗ trợ soạn thảo văn bản, tổng hợp thông tin, xử lý công việc hành chính và phục vụ người dân trong môi trường làm việc số, qua đó giúp công chức giảm tải và nâng năng suất ở quy mô toàn cơ quan. Việc TPHCM cấp 319 tài khoản trợ lý ảo AI có bản quyền cho các sở, ngành, Mặt trận và UBND phường, xã đánh dấu bước ngoặt: từ việc tự phát dùng AI sang triển khai chính quy trong khu vực công. Đây không chỉ là câu chuyện công nghệ, mà là thay đổi mô hình tổ chức công việc – nơi AI nơi làm việc trở thành “đồng nghiệp mới” chứ không còn là công cụ thử nghiệm bên lề.
TPHCM: 319 trợ lý ảo AI và bức tranh công sở tự động hóa
TPHCM đang chứng minh trợ lý ảo AI không phải khẩu hiệu mà là công cụ cải thiện năng suất cụ thể. Tính đến 26/8, Sở Khoa học và Công nghệ đã cấp 319 tài khoản trợ lý ảo AI có bản quyền cho cơ quan cấp thành phố và UBND cấp xã. Cùng với đó là 4 lớp tập huấn cho 558 học viên và 8 lớp bồi dưỡng cho hơn 1.100 cán bộ, công chức để họ biết cách dùng các công cụ như Gemini, NotebookLM, ChatGPT, Canva trong soạn thảo, tổng hợp, phân tích thông tin, lập báo cáo và xử lý công việc hành chính. Một phát biểu cho thấy mức độ phụ thuộc mới này: “AI đã trở thành một trợ lý không thể thiếu trong công tác hàng ngày của cán bộ, công chức; từ soạn thảo văn bản đến tổng hợp thông tin, cũng như thực hiện công tác truyền thông”.
Hiệu quả nhìn thấy: bản đồ vài tháng thành vài ngày, sổ tay điện tử tra cứu tức thì
Lợi ích lớn nhất của trợ lý ảo AI là thời gian xử lý công việc hành chính được rút ngắn rõ rệt – và điều này đã có ví dụ rất cụ thể. Đại diện Sở Khoa học và Công nghệ nêu trường hợp vẽ bản đồ tinh gọn bộ máy quận, huyện: nếu làm thủ công có thể mất vài tháng, trong khi dùng AI thì thực hiện nhanh chóng hơn nhiều. Ở phường Minh Phụng, AI được gọi là “trợ lý tăng tốc”: hơn 40 sổ tay điện tử trên nền tảng NotebookLM giúp rút ngắn thời gian tra cứu văn bản, giảm sai sót, tăng tỷ lệ hồ sơ trực tuyến đạt chuẩn; người dân có thể tự tra cứu thủ tục qua mã QR. Nói cách khác, trợ lý ảo AI đang chuyển từ vai trò “máy gõ văn bản thông minh” sang hạ tầng tự động hóa văn phòng, chạm trực tiếp tới trải nghiệm của người dân ở quầy một cửa.
Từ văn bản, báo cáo đến điều hành: AI len vào mọi ngóc ngách công vụ
Điểm đáng chú ý là AI nơi làm việc trong cơ quan nhà nước không bị giới hạn ở một vài tác vụ lặt vặt. Nhiều lãnh đạo đã dùng trợ lý ảo AI để tư vấn, tổng hợp thông tin, chuẩn bị bài phát biểu; cán bộ cơ sở dùng AI tạo sinh để cập nhật kiến thức, soạn thảo, phân tích tài liệu, xây dựng báo cáo và kế hoạch. Thành phố còn gắn việc cấp trợ lý ảo AI với Chương trình nghiên cứu và ứng dụng trí tuệ nhân tạo, từng bước đưa AI vào điều hành và thực thi công vụ, gắn với chuyển đổi số và phát triển hạ tầng dữ liệu. Song song, AI được tích hợp vào hệ thống camera giám sát giao thông để điều chỉnh đèn tín hiệu, giúp giảm khoảng 15% thời gian chờ đèn tại 216 nút giao thông trọng điểm. Đây là bằng chứng rằng AI có thể xử lý cả nhiệm vụ hậu trường và tác nghiệp ngoài hiện trường, chứ không chỉ là công cụ văn phòng.
Tiền lệ mới cho AI nơi làm việc ở mọi ngành
Việc TPHCM chính thức cấp bản quyền trợ lý ảo AI cho khu vực công là một tiền lệ quan trọng cho toàn thị trường lao động: nếu bộ máy hành chính – vốn được xem là cồng kềnh – còn dám “giao việc” cho AI, thì không có lý do gì doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp hay tổ chức xã hội chần chừ với tự động hóa văn phòng. Thành phố đang tiếp tục nghiên cứu ứng dụng phần mềm AI phát hiện vi phạm quảng cáo trong y tế, phát triển mô hình ngôn ngữ lớn phục vụ quản lý nhà nước, xây dựng hệ thống quản lý bồi thường giải phóng mặt bằng, bệnh truyền nhiễm, tích hợp dữ liệu đất đai và quy hoạch. Nếu làm tốt khung pháp lý, đào tạo và bảo vệ dữ liệu, trợ lý ảo AI có thể trở thành chuẩn mực mới của môi trường làm việc, nơi công chức giảm tải để tập trung hơn vào quyết sách và phục vụ công dân, còn công nghệ chịu phần việc lặp lại, nhiều quy trình.
