Chuyển đổi số kiểu “ma trận phần mềm” đang làm hỏng ý nghĩa của giáo dục số
Chuyển đổi số trong trường học là quá trình tổ chức lại toàn bộ hoạt động quản lý, dạy học và đánh giá trên nền tảng dữ liệu số thống nhất, trong đó thông tin chỉ cần nhập một lần nhưng được dùng lại cho nhiều mục đích, giúp giảm thao tác lặp, nâng chất lượng quyết định và cải thiện trải nghiệm dạy – học. Khi các trường bị bao vây bởi quá nhiều phần mềm quản lý trường học rời rạc, giáo viên nhanh chóng bị biến thành “người nhập liệu” thay vì người dạy học. Một hiệu trưởng ở TP.HCM thừa nhận giáo viên “rất rối và xây xẩm mặt mày khi phải đồng bộ với cơ sở dữ liệu ngành”, vì mỗi doanh nghiệp kéo theo thêm một ứng dụng mới với cách vận hành khác nhau. Thay vì giảm tải, sổ đầu bài điện tử lại kéo dài quy trình với tài khoản, đường dẫn, chữ ký số – trong khi thao tác trên sổ giấy chỉ mất chưa đầy một phút.
Giáo viên kiệt sức vì nhập liệu trùng lặp: vấn đề không phải ở công nghệ mà ở cách thiết kế hệ thống
Khi cùng một thông tin học sinh phải nhập lại trên nhiều hệ thống, mọi lời hứa về giảm hồ sơ, giảm sổ sách lập tức sụp đổ. Nhiều trường ở TP.HCM vừa dùng các nền tảng như VNEdu, eNetViet, VietSchool, Bách khoa, S360… vừa phải đảm bảo đồng bộ với cơ sở dữ liệu giáo dục ngành. Mỗi phần mềm một giao diện, một quy trình, một cách mã hóa dữ liệu khiến nguy cơ sai sót tăng lên theo cấp số nhân. Đó không còn là câu chuyện thiếu thiết bị hay thiếu hạ tầng, mà là sự vỡ trận về thiết kế quy trình. Các hiệu trưởng phải liên tục tiếp doanh nghiệp, nghe giới thiệu sản phẩm, nhưng “nghe rối nùi” và không giải quyết vấn đề nào thực sự cấp bách. Một số trường buộc phải tự “chế” hệ thống nội bộ bằng công cụ miễn phí để nối các mảnh ghép rời rạc, nhưng vẫn bị ép dùng thêm các phần mềm bắt buộc của ngành.
Muốn thoát rối, phải thống nhất dữ liệu giáo dục và chuẩn kết nối cho mọi phần mềm
Gốc rễ của mê cung phần mềm nằm ở chỗ thiếu một bộ chuẩn dữ liệu và chuẩn kết nối bắt buộc cho toàn hệ thống. Các chuyên gia đã chỉ ra ba trụ cột: thống nhất bộ dữ liệu cốt lõi và mã định danh dùng chung; yêu cầu các hệ thống có khả năng kết nối, trao đổi dữ liệu theo chuẩn mở (API); và rà soát quy trình nghiệp vụ để cắt bỏ những bước trùng lặp. Khi đó, thông tin của một học sinh – từ họ tên, mã định danh, lớp, kết quả học tập đến tình trạng chuyên cần – nếu đã cập nhật trên hệ thống dùng chung thì mọi phần mềm quản lý điểm, học bạ, thống kê, cổng phụ huynh đều phải đọc lại được dữ liệu đó thay vì bắt giáo viên nhập lại. Thành phố đặt yêu cầu dữ liệu phải “đúng - đủ - sạch - sống - thống nhất - dùng chung”, kết nối với cơ sở dữ liệu của Bộ và các hệ thống dùng chung của địa phương.
TP.HCM và Hải Phòng: xây cơ sở dữ liệu giáo dục làm nền cho hệ thống quản trị số
Khác với cách làm “mỗi phần mềm một cõi”, TP.HCM và Hải Phòng đang đi theo hướng ngược lại: xây cơ sở dữ liệu giáo dục thống nhất rồi mới cho phần mềm kết nối. Tại TP.HCM, tính đến ngày 1/10/2026, cơ sở dữ liệu ngành lưu 31.688.597 bản ghi trên 792 bảng với 19.877 trường thông tin, dung lượng khoảng 46,5 GB, tích lũy qua 12 năm, bao phủ 7.012 cơ sở giáo dục, 2,68 triệu học sinh và gần 197.000 cán bộ, giáo viên. Hệ thống đã có 675.443 tài khoản và 195 danh mục dùng chung được chuẩn hóa, với tỉ lệ đồng bộ với cơ sở dữ liệu dân cư trên 99%. Hải Phòng cũng không đứng ngoài cuộc: 100% cơ sở mầm non, phổ thông, giáo dục thường xuyên đã cập nhật dữ liệu ngành; 100% cơ sở phổ thông và giáo dục thường xuyên triển khai học bạ số, tỷ lệ chuẩn hóa mã định danh đạt khoảng 99,8% với giáo viên và 99,9% với học sinh.
Trao quyền chọn phần mềm cho trường, Nhà nước giữ vai trò “người gác cổng” về dữ liệu
Các hiệu trưởng không muốn Sở chọn phần mềm thay mình, nhưng họ cần một hàng rào kỹ thuật rõ ràng. Nhiều ý kiến đề nghị cơ quan quản lý hạn chế cấp giấy giới thiệu doanh nghiệp về trường, để nhà trường có không gian tự lựa chọn phần mềm theo nhu cầu thực tế, tránh tình trạng “ai đến cũng phải nghe, nghe xong không dám từ chối”. Ngược lại, Sở cần công khai bộ tiêu chí: phần mềm phải kết nối API hai chiều, tuân thủ chuẩn dữ liệu ngành, bảo đảm an toàn thông tin và cho phép trường xuất toàn bộ dữ liệu ở định dạng mở. Cơ sở dữ liệu giáo dục ngành sẽ lưu trạng thái kết nối của từng sản phẩm, ghi nhật ký mọi lượt đọc – ghi để đo tỷ lệ trả ngược dữ liệu. Dịch vụ không đáp ứng tiêu chí hoặc không trả ngược dữ liệu sẽ bị tạm dừng kết nối. Đây là cách duy nhất để kết nối hệ thống trường học mà không tái diễn cảnh “mạnh ai nấy làm”.
Từ dữ liệu thống nhất đến giáo dục thông minh: giáo viên hết nhập liệu, nhà quản lý có công cụ ra quyết định
Khi cơ sở dữ liệu giáo dục được thống nhất và hệ thống quản trị số được thiết kế xoay quanh dữ liệu, lợi ích không chỉ dừng ở việc giảm sổ sách. Dữ liệu “đúng - đủ - sạch - sống” cho phép ngành theo dõi xu hướng sĩ số, chất lượng, nhu cầu hỗ trợ để phân bổ nguồn lực hợp lý. Một trường mầm non ở Hải Phòng cho biết việc cập nhật dữ liệu giúp tra cứu, tổng hợp thông tin thuận lợi hơn và giảm hồ sơ giấy, dù hạ tầng giữa các điểm trường vẫn còn chênh lệch. Trường tiểu học Gia Phúc 1 đã sử dụng dữ liệu số để quản lý điểm trường chính và hai phân hiệu, đồng bộ học bạ số, dùng chữ ký số và họp trực tuyến giữa các điểm trường. Mục tiêu dài hạn là hình thành hệ thống dữ liệu giáo dục thống nhất, có khả năng kết nối, chia sẻ, phân tích, dự báo và hỗ trợ ra quyết định, tiến tới vận hành hệ sinh thái dữ liệu giáo dục số làm nền cho giáo dục thông minh.
