Khi chuyển đổi số biến giáo viên thành “người nhập liệu”
Phần mềm quá tải trường học là tình trạng nhà trường cùng lúc sử dụng nhiều nền tảng số tách rời, mỗi hệ thống một dạng dữ liệu, khiến giáo viên phải nhập đi nhập lại thông tin giống nhau, làm việc trên nhiều giao diện khác nhau và mất thêm thời gian cho thủ tục thay vì cho hoạt động dạy học, từ đó làm suy giảm hiệu quả chuyển đổi số và gây mệt mỏi cho đội ngũ giảng dạy.
Tại một số trường ở TP.HCM, chuyển đổi số đang đi chệch hướng: thầy cô bị phủ vây bởi “ma trận” phần mềm quản lý giáo dục, từ sổ điểm, sổ đầu bài điện tử đến kênh liên lạc phụ huynh. Một hiệu trưởng THPT ở phường Diên Hồng mô tả có “quá nhiều doanh nghiệp tương đương với quá nhiều app, ứng dụng khác nhau”, khiến giáo viên “rất rối và xây xẩm mặt mày” khi phải đồng bộ với cơ sở dữ liệu ngành. Khi lớp lớp phần mềm chồng lên nhưng quy trình cũ vẫn giữ nguyên, chuyển đổi số không giảm việc mà chỉ thêm một lớp hành chính điện tử. Vấn đề không nằm ở ý chí ứng dụng công nghệ, mà ở cách làm: thiếu thiết kế tổng thể, thiếu chuẩn hóa dữ liệu giáo dục ngay từ đầu.
Mỗi phần mềm một dữ liệu: giáo viên thành “cầu nối thủ công”
Cốt lõi của phần mềm quá tải trường học không chỉ là số lượng ứng dụng, mà là việc mỗi hệ thống dựng lên một “ốc đảo” dữ liệu riêng. Mỗi lần mở một phần mềm là một lần giáo viên phải gõ lại những trường thông tin quen thuộc: họ tên, mã định danh, lớp, điểm số, chuyên cần của học sinh… dù chúng đã tồn tại đâu đó trong một hệ thống khác. Theo GS.TS Nguyễn Trường Thịnh, nguyên nhân khiến giáo viên phải lặp lại cùng một thao tác trên nhiều hệ thống là thiếu kiến trúc dữ liệu thống nhất ngay từ đầu; khi dữ liệu chưa liên thông, người dùng buộc phải trở thành “cầu nối thủ công” giữa các phần mềm.
Hệ quả rất cụ thể: thay vì một lần nhập – nhiều nơi dùng, thầy cô vừa nhập trên phần mềm điểm, lại nhập trên học bạ điện tử, rồi tiếp tục trên hệ thống báo cáo hay cổng thông tin phụ huynh. Những cú nhấp chuột và thao tác lặp lại này cộng dồn thành giờ làm việc hành chính ngoài giờ lên lớp. “Mục tiêu cuối cùng không phải là có nhiều phần mềm hơn, mà là giúp giáo viên dành ít thời gian hơn cho thủ tục và nhiều thời gian hơn cho chuyên môn, giảng dạy”. Khi mục tiêu ấy không đạt, chuyển đổi số trở thành gánh nặng quản lý chứ không phải đòn bẩy chất lượng.
Hiệu trưởng muốn bớt giấy giới thiệu, thêm quyền chọn cho trường
Trước mê cung quản lý phần mềm giáo dục, các hiệu trưởng không chỉ than phiền mà đã chỉ ra gốc rễ ở khâu “đưa phần mềm vào trường”. Doanh nghiệp được giới thiệu dồn dập, mỗi bên trình bày một bộ giải pháp hào nhoáng, nhưng người chịu hệ quả cuối cùng là giáo viên và học sinh. Khi Sở gửi công văn, trường buộc phải tiếp đoàn, nghe tư vấn, thử nghiệm; nếu hiệu trưởng “yếu bóng vía” mà đồng ý, thầy cô lập tức gánh thêm thao tác trên một nền tảng nữa.
Một hiệu trưởng THPT đề nghị rõ: Sở Giáo dục cần hạn chế cấp giấy giới thiệu doanh nghiệp về các trường, để nhà trường có điều kiện tự lựa chọn và sàng lọc phần mềm theo nhu cầu thực tế. Đây là đòi hỏi hợp lý: trao quyền cho đơn vị sử dụng trực tiếp, thay vì “đổ xuống” từ trên. Vị này cũng đề xuất lập một bộ phận chuyên môn thẩm định phần mềm một cách nghiêm túc, công bằng, chuyên sâu, với sự tham gia của các phó hiệu trưởng am hiểu công nghệ và trực tiếp dùng hệ thống. Đó là bước tối thiểu để quản lý phần mềm giáo dục đi từ nhu cầu thực, chứ không theo trào lưu hay áp lực thị trường.
Chuẩn hóa dữ liệu, kết nối hệ thống: con đường bắt buộc
Muốn thoát khỏi tình trạng phần mềm quá tải trường học, giải pháp không phải là cấm bớt ứng dụng, mà là đặt nền móng kiến trúc: chuẩn hóa dữ liệu giáo dục và kết nối hệ thống trường học. GS.TS Nguyễn Trường Thịnh cho rằng vấn đề không chỉ nằm ở số lượng phần mềm, mà ở việc quy trình quản lý chưa được thiết kế đồng bộ với quá trình số hóa. Ông đề xuất ba hướng đi: thống nhất bộ dữ liệu cốt lõi và mã định danh dùng chung; yêu cầu các hệ thống có khả năng kết nối, trao đổi dữ liệu theo chuẩn mở (API); rà soát quy trình nghiệp vụ để cắt bỏ những bước trùng lặp.
Theo ông, chuyển đổi số đúng nghĩa phải giúp một lần nhập dữ liệu có thể được sử dụng cho nhiều mục đích, các hệ thống liên thông để giảm thao tác lặp lại. “Khi đó, giáo viên chỉ cần nhập hoặc xác nhận thông tin một lần, còn việc luân chuyển dữ liệu phải do hệ thống tự thực hiện”. Để tiến tới sử dụng 100% hồ sơ số, ngoài hạ tầng kỹ thuật, cần có quy định rõ hồ sơ nào chỉ cần bản điện tử, cách lưu trữ, xác thực và truy xuất ra sao. Nếu không, file điện tử chỉ là bản sao của giấy tờ, thêm gánh nặng mà không tăng giá trị.
Từ “thử phần mềm” sang “thiết kế hệ sinh thái”
Các đề xuất từ cơ sở cho thấy chuyển đổi số giáo dục cần một cách tiếp cận mới: từ tư duy “thử thêm phần mềm” sang thiết kế một hệ sinh thái dữ liệu thống nhất. Vị hiệu trưởng ở TP.HCM cho rằng thành phố cần xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung, có chương trình cụ thể trình UBND để các trường sử dụng cùng một hệ thống, vừa giảm chi phí vừa hạn chế tình trạng mỗi trường dùng một phần mềm khác nhau. Ở cấp trường, kể cả khi có đội ngũ giáo viên giỏi công nghệ tự xây hệ thống nội bộ, họ vẫn bị buộc phải dùng thêm các ứng dụng do cấp trên quy định, như sổ đầu bài điện tử eNetViet, với thủ tục chữ ký số rườm rà khiến một thao tác vốn chỉ mất chưa đầy một phút trở nên phiền toái.
Công nghệ chỉ tạo ra giá trị khi làm cho công việc đơn giản hơn, minh bạch hơn và ít lặp lại hơn; với giáo dục, mọi quyết định công nghệ phải lấy giáo viên và người học làm trung tâm. Mục tiêu cuối cùng của chuyển đổi số không phải là số lượng nền tảng, mà là giảm tải hành chính để con người có thêm thời gian cho chuyên môn và chất lượng giáo dục. Nếu ngành giáo dục tiếp tục “trải thảm” cho phần mềm nhưng không đầu tư cho chuẩn hóa dữ liệu giáo dục và kết nối hệ thống trường học, thì mê cung công nghệ trong trường phổ thông sẽ chỉ dày thêm, còn lớp học vẫn vận hành theo kiểu… giấy tờ số hóa.
