Chuyển đổi số nhà trường: Khi giáo viên thành “người nhập liệu”
Tình trạng quá tải phần mềm trong quản lý trường học số là hiện tượng các nhà trường sử dụng đồng thời nhiều ứng dụng rời rạc, buộc giáo viên và cán bộ quản lý phải nhập lặp lại cùng một dữ liệu trên nhiều hệ thống khác nhau, làm tăng khối lượng thủ tục hành chính, nguy cơ sai sót và khiến chuyển đổi số không còn là công cụ hỗ trợ dạy học mà trở thành gánh nặng về thao tác. Giáo viên tại nhiều trường phản ánh họ phải xoay xở giữa VNEdu, eNetViet, VietSchool, Bách khoa, S360 và các ứng dụng nội bộ để vừa đáp ứng yêu cầu quản lý, vừa đồng bộ với cơ sở dữ liệu ngành. Họ không chỉ dạy học, mà còn liên tục đăng nhập, đối chiếu, sao chép thông tin học sinh, điểm số, chuyên cần trên từng phần mềm. Khi mỗi hệ thống đặt ra quy trình riêng, chuyển đổi số dễ bị hiểu nhầm là “số hóa giấy tờ” thay vì tái thiết kế cách quản lý.
Khoảng trống kết nối: Dữ liệu ngành lớn nhưng trường vẫn nhập tay
Điều trớ trêu là ngành giáo dục TP.HCM đã có một nền tảng dữ liệu khổng lồ nhưng trường học vẫn phải nhập tay và chỉnh sửa nhiều lần. Cơ sở dữ liệu ngành hiện lưu 31.688.597 bản ghi trên 792 bảng, với 19.877 trường thông tin, dung lượng khoảng 46,5 GB, tích lũy liên tục qua 12 năm học. Đây là dữ liệu của khoảng 7.012 trường, cơ sở giáo dục, 2,68 triệu học sinh và gần 197.000 cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên, cùng 675.443 tài khoản và 195 danh mục dùng chung đã được chuẩn hóa. Dù vậy, nhiều phần mềm quản lý trường học số chỉ đọc dữ liệu từ hệ thống này mà ít ghi ngược thông tin khi cập nhật tại trường. Nghĩa là khi một học sinh đổi lớp, nghỉ học hay điều chỉnh thông tin, giáo viên vẫn phải sửa trên nhiều hệ thống, thay vì một lần cập nhật tự động đồng bộ. Khi kết nối hệ thống phần mềm bị “một chiều”, dữ liệu lớn không phát huy giá trị, chỉ làm nền cho thêm nhiều thao tác lặp lại.
Tiếng nói từ cơ sở: Hiệu trưởng xin “giới thiệu ít thôi”
Những bất cập không chỉ nằm trong hệ thống, mà còn thể hiện ở cách phần mềm vào trường. Một hiệu trưởng THPT tại TP.HCM thẳng thắn cho rằng “có quá nhiều doanh nghiệp tương đương với quá nhiều app, ứng dụng khác nhau, giáo viên rất rối và ‘xây xẩm’ mặt mày khi phải đồng bộ với cơ sở dữ liệu ngành”. Mỗi công văn giới thiệu là thêm một buổi thuyết trình, thêm một hệ thống tài khoản, quy trình đăng nhập và mẫu báo cáo mới. Vị này cảnh báo nếu hiệu trưởng “yếu bóng vía” đồng ý thì giáo viên sẽ rất khổ. Ngay cả khi trường có đội ngũ am hiểu công nghệ, tự xây dựng công cụ nội bộ, họ vẫn phải sử dụng bắt buộc một số ứng dụng như sổ đầu bài điện tử trên eNetViet theo quy định. Vì thế, đề xuất hạn chế cấp giấy giới thiệu để nhà trường tự lựa chọn và sàng lọc phần mềm theo nhu cầu thực tế không phải là né tránh công nghệ, mà là yêu cầu trả lại quyền chủ động cho người dùng trực tiếp.
Chuẩn hóa dữ liệu, định danh và kết nối: Giải pháp gỡ nút thắt
Các chuyên gia công nghệ cảnh báo: nếu chuyển đổi số bắt đầu bằng câu hỏi “cần thêm phần mềm gì” thì nhà trường sẽ tiếp tục sa vào vòng xoáy ứng dụng chồng ứng dụng. Giải pháp được đề xuất là quay về cốt lõi: chuẩn hóa dữ liệu giáo dục, định danh trường học số và thiết kế kết nối hệ thống phần mềm thay vì nhân thêm sản phẩm. Một chuyên gia đề nghị thống nhất bộ dữ liệu cốt lõi và mã định danh dùng chung; yêu cầu các hệ thống có khả năng kết nối, trao đổi dữ liệu theo chuẩn mở (API); đồng thời rà soát quy trình nghiệp vụ để cắt bỏ bước trùng lặp. Ông nhấn mạnh chuyển đổi số đúng nghĩa phải cho phép “một lần nhập dữ liệu có thể được sử dụng cho nhiều mục đích”, để các phần mềm quản lý điểm, học bạ điện tử, báo cáo thống kê hay cổng thông tin phụ huynh khai thác lại dữ liệu đã có thay vì bắt giáo viên nhập lại. Nói cách khác, chuẩn hóa và liên thông phải đến trước, phần mềm chỉ là “vỏ” vận hành trên nền dữ liệu thống nhất.
Nguyên tắc quản trị số mới: Công khai tiêu chí, trao quyền cho trường
Điểm tích cực là cơ quan quản lý đã bắt đầu chuyển trọng tâm từ chọn phần mềm sang đặt nguyên tắc chung. Tại một hội thảo về chuyển đổi số và ứng dụng AI trong giáo dục thuộc một sự kiện công nghệ, đại diện Sở giáo dục TP.HCM nêu rõ khoảng trống kết nối giữa cơ sở dữ liệu ngành và phần mềm trường học, với nhận định “các điểm nghẽn có chung gốc rễ ở cơ chế, không chỉ ở công nghệ”. Sở đề xuất công khai bộ tiêu chí kỹ thuật bắt buộc: kết nối API hai chiều, tuân thủ chuẩn dữ liệu ngành, bảo đảm an toàn thông tin và cho phép nhà trường xuất toàn bộ dữ liệu ở định dạng mở. Trong năm học 2026–2027, một Cổng thông tin dịch vụ giáo dục số sẽ được triển khai, nơi nhà trường có thể tự tra cứu, so sánh và chọn dịch vụ, đồng thời giữ quyền chuyển đổi nhà cung cấp. Các dịch vụ không đáp ứng tiêu chí hoặc không trả ngược dữ liệu sẽ tạm dừng kết nối. Đây không chỉ là thay đổi kỹ thuật, mà là bước chuyển sang mô hình quản lý trong đó trường được dùng công nghệ như một lựa chọn có điều kiện, không phải một mệnh lệnh vô điều kiện.
