Hồ sơ chi phí giả không phải thủ thuật kế toán vô hại
Lập khống chi phí là việc ghi nhận những khoản chi không phát sinh thực tế hoặc dùng chứng từ sai bản chất giao dịch để làm giảm thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp. Trong vụ việc tại Bắc Ninh, cơ quan điều tra xác định các khoản tiền lương và thuê xe không có thật đã được hạch toán nhằm giảm thuế thu nhập doanh nghiệp. Đây không còn là sai sót sổ sách thông thường: khi có dấu hiệu cố ý tạo hồ sơ giả để giảm nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp và những người liên quan có thể đối mặt với điều tra hình sự.
Theo thông tin công an công bố, từ tháng 8/2023, Nguyễn Đức Thắng bị cáo buộc thuê Ngô Thị Lưu đứng tên pháp lý làm giám đốc Công ty TNHH MH 163, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng. Cần nhấn mạnh rằng đây là nội dung điều tra ban đầu; hai người đã bị khởi tố để điều tra, chưa phải kết luận có tội.
Lương và thuê xe được đưa vào sổ sách như thế nào?
Trong giai đoạn 2023–2025, Thắng bị xác định đã chỉ đạo Lưu nâng khống chi phí của công ty. Theo thông tin điều tra, Lưu sử dụng chứng từ, tài liệu không phản ánh đúng giao dịch để hạch toán chi phí tiền lương cho người lao động không có thật và chi phí thuê xe không phát sinh. Những khoản này được kê vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, qua đó làm giảm số thuế phải nộp.
Cách làm này nhắm vào một khâu có ảnh hưởng trực tiếp đến phép tính thuế: chi phí được ghi nhận càng lớn thì thu nhập chịu thuế có thể càng thấp. Nhưng khoản chi trên sổ sách không tự động trở thành khoản hợp lệ. Bảng lương, hồ sơ lao động, chứng từ thanh toán và giấy tờ thuê phương tiện phải phản ánh hoạt động kinh tế có thật. Nếu giấy tờ chỉ được dựng lên để hợp thức hóa con số, chúng có thể trở thành căn cứ bất lợi khi cơ quan chức năng kiểm tra.
Hai bị can bị khởi tố, vai trò pháp lý được phân biệt
Cơ quan Cảnh sát điều tra Công an thành phố Bắc Ninh đã khởi tố vụ án và khởi tố hai bị can để điều tra về tội trốn thuế. Nguyễn Đức Thắng bị bắt tạm giam, còn Ngô Thị Lưu bị áp dụng biện pháp cấm đi khỏi nơi cư trú. Theo thông tin được công bố, việc kê khai chi phí khống trong các năm 2023, 2024 và 2025 gây thất thu ngân sách nhà nước hàng trăm triệu đồng.
Việc Lưu đứng tên giám đốc không đồng nghĩa trách nhiệm chỉ thuộc về người đại diện trên giấy tờ; ngược lại, người bị cáo buộc chỉ đạo cũng có thể bị xem xét trách nhiệm. Các quyết định tố tụng hiện nay cho thấy cơ quan điều tra đang xử lý vụ việc theo hướng làm rõ vai trò của từng người. Khởi tố là bước điều tra, không phải bản án kết tội, vì vậy kết luận cuối cùng phải dựa trên chứng cứ và quá trình tố tụng.
Rủi ro không dừng ở việc bị loại chi phí
Nguyên tắc được nêu trong tài liệu pháp lý là khoản chi được trừ phải thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ. Với tiền lương, hồ sơ phải có căn cứ về người lao động và việc chi trả; với thuê xe, doanh nghiệp cần chứng minh việc thuê có thật và phục vụ hoạt động kinh doanh. Quy định áp dụng còn phải được xem xét theo từng kỳ tính thuế, nên không thể mặc nhiên dùng một bộ hồ sơ cho mọi năm.
Điểm đáng lưu ý là lập khống chi phí có thể vượt khỏi phạm vi điều chỉnh thuế. Nếu cơ quan điều tra chứng minh hành vi cố ý kê khai sai nhằm giảm số thuế phải nộp, người liên quan có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự về trốn thuế doanh nghiệp, bên cạnh việc xử lý nghĩa vụ thuế theo quy định. Với doanh nghiệp, bài học thực tế không nằm ở việc làm hồ sơ dày hơn mà ở việc bảo đảm mỗi khoản ghi nhận đều có giao dịch, căn cứ và chứng từ tương ứng.
