Tập huấn để số hóa quy trình, không chỉ giới thiệu phần mềm
Phần mềm văn phòng số là hệ thống hỗ trợ cơ quan tiếp nhận, phân công và theo dõi công việc, xử lý tài liệu, phối hợp nội bộ và tổ chức họp trên môi trường điện tử. Giá trị của nó phụ thuộc vào việc cán bộ biết dùng các chức năng ấy trong quy trình hằng ngày, chứ không chỉ được cấp tài khoản.
Ở Hưng Yên, các đợt tập huấn cho thấy địa phương đang hướng đến mục tiêu cụ thể: biến nhiệm vụ được giao thành đầu việc có người phụ trách, tiến độ và kết quả để theo dõi. Tại xã Hồng Minh, cán bộ tham dự trực tuyến buổi hướng dẫn do Văn phòng UBND tỉnh tổ chức vào sáng 24/10. Hội nghị kết nối các sở, ban, ngành và 104 xã, phường trong tỉnh, cho thấy đây là một đợt triển khai diện rộng chứ không phải hoạt động riêng lẻ.
Tập huấn cán bộ xã vì thế cần đi xa hơn thao tác đăng nhập: phải giúp người dùng hiểu luồng xử lý và trách nhiệm của mình. Đây là điều kiện để công cụ số tăng tính phối hợp, thay vì tạo thêm một lớp thủ tục.
Hồng Minh tập trung vào giao việc và theo dõi tiến độ
Tại điểm cầu UBND xã Hồng Minh, lãnh đạo xã, Chánh Văn phòng cùng trưởng phòng, công chức và chuyên viên tham gia buổi tập huấn. Chuyên gia hướng dẫn các bước tiếp nhận công việc, phân công xử lý, theo dõi tiến độ, đôn đốc và báo cáo kết quả nhiệm vụ do UBND tỉnh hoặc Chủ tịch UBND tỉnh giao.
Thời điểm triển khai gắn với Quyết định 628/QĐ-UBND ngày 19/8/2025 về danh mục nhiệm vụ chuyển đổi số của tỉnh năm 2025. Theo thông báo được nêu tại hội nghị, phần mềm bắt đầu triển khai từ ngày 25/10/2026; dữ liệu trên hệ thống sẽ phục vụ tổng hợp, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ tại cuộc họp giao ban đầu tháng 11/2026.
Đây là bước đáng chú ý vì phần mềm chỉ tạo được kỷ luật điều hành khi thông tin được cập nhật đúng và đều. Nếu cán bộ nhập việc chậm hoặc thiếu kết quả, bảng theo dõi khó phản ánh thực chất tiến độ. Buổi hướng dẫn giúp người dùng làm quen với quy trình trước khi hệ thống đi vào vận hành chính thức.
Bình Thanh cho cán bộ thực hành với MISA iGOV
Ở Bình Thanh, nội dung tập huấn về MISA iGOV được xây dựng theo hướng kết hợp giới thiệu và thực hành. Giảng viên trình bày tổng quan MISA iGOV Văn phòng số và MISA iGOV ONEAI, cùng các chức năng như văn thư thông minh, kho tài liệu tập trung, quản lý công việc, giao tiếp nội bộ bảo mật, tự động hóa quy trình liên phòng ban, ký tài liệu số và phòng họp thông minh.
Cán bộ, công chức và giáo viên thực hành trên máy tính cá nhân với những việc sát công việc hằng ngày: xử lý văn bản đến, văn bản đi, giao việc, theo dõi tiến độ, ký tài liệu số và tra cứu tài liệu nội bộ. Các vướng mắc nảy sinh trong lúc thao tác được chuyên gia giải đáp trực tiếp.
Cách tổ chức này thuyết phục hơn một buổi chỉ nghe giới thiệu tính năng, bởi người học có cơ hội thử quy trình trước khi áp dụng. Nếu MISA iGOV được dùng nhất quán, nền tảng có thể giảm thao tác rời rạc, hỗ trợ điều hành và cải thiện chất lượng phục vụ người dân. Nhưng lợi ích ấy đòi hỏi cơ quan phải thống nhất cách giao việc, cập nhật và lưu trữ tài liệu.
Hải Châu hướng dẫn họp không giấy bằng ICPV-Cabinet
Tại phường Hải Châu, nội dung tập huấn tập trung vào vận hành hệ thống ICPV-Cabinet phục vụ họp trực tuyến và xử lý công việc. Đại biểu được hướng dẫn vai trò của quản trị hệ thống, thư ký hoặc chuyên viên và người dự họp, qua đó làm rõ trách nhiệm của từng nhóm trong quy trình.
Các chức năng được hướng dẫn gồm quản lý lịch họp; cung cấp, tìm kiếm, xem và tải tài liệu điện tử trước, trong và sau cuộc họp; hỗ trợ trình bày trực tuyến, thảo luận và phản hồi. Đại biểu cũng có thời gian thực hành để làm quen với thao tác và quy trình trên hệ thống.
Họp không giấy có thể giảm khối lượng tài liệu in, đồng thời tiết kiệm thời gian chuẩn bị và chi phí tổ chức; đó là lợi ích trực tiếp, dễ nhận thấy với cán bộ dự họp. Tuy nhiên, hiệu quả không đến từ thiết bị hay phần mềm đơn lẻ: tài liệu phải được đưa lên đủ sớm, dễ tra cứu và có người chịu trách nhiệm cập nhật. Cùng với các nền tảng quản lý công việc, ICPV-Cabinet cho thấy chuyển đổi số cấp cơ sở đang chuyển từ chủ trương sang những quy trình có thể thực hành và kiểm tra.
