Phần mềm chỉ có ích khi cán bộ biết đưa vào quy trình
Phần mềm văn phòng số là hệ thống hỗ trợ cơ quan tiếp nhận, phân công, theo dõi và báo cáo công việc trên môi trường điện tử, giúp lãnh đạo nắm tiến độ và cán bộ phối hợp xử lý nhiệm vụ. Giá trị của công cụ này không nằm ở việc có thêm một nền tảng, mà ở khả năng đưa thao tác hằng ngày vào quy trình rõ ràng, có thể theo dõi và kiểm tra. Các hoạt động tại Hồng Minh và Bình Thanh vì vậy đáng chú ý không chỉ bởi địa phương đưa công nghệ vào cơ quan, mà còn bởi họ tổ chức hướng dẫn trực tiếp cho người sử dụng. Đây là bước cần thiết: nếu cán bộ chưa quen thao tác, phần mềm dễ trở thành một lớp thủ tục mới thay vì giúp công việc thông suốt hơn. Chuyển đổi số ở cấp xã cần bắt đầu từ năng lực sử dụng thực tế, không chỉ từ quyết định triển khai.
Sáng 24/10, cán bộ xã Hồng Minh tham dự hội nghị trực tuyến sử dụng phần mềm Văn phòng số do Văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên tổ chức. Chương trình gắn với Quyết định 628/QĐ-UBND ngày 19/8/2025 về danh mục nhiệm vụ chuyển đổi số của tỉnh năm 2025, đồng thời nhằm phục vụ việc giao việc, theo dõi và đôn đốc nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao.
Hồng Minh chuẩn bị cho hệ thống theo dõi nhiệm vụ cấp tỉnh
Buổi tập huấn phần mềm tại Hồng Minh tập trung vào các thao tác cốt lõi: tiếp nhận việc, phân công xử lý, cập nhật tiến độ, đôn đốc và báo cáo kết quả. Chuyên gia Công ty Tin học hàng không hướng dẫn, chuyển giao quy trình sử dụng; tại điểm cầu xã có lãnh đạo UBND, Chánh Văn phòng cùng trưởng phòng, công chức và chuyên viên tham dự. Cách tổ chức này cho thấy phần mềm không dành riêng cho bộ phận công nghệ: hiệu quả phụ thuộc vào việc nhiều vị trí cùng hiểu cách luân chuyển và cập nhật công việc.
Hội nghị kết nối các sở, ban, ngành và 104 xã, phường trong tỉnh. Theo thông báo của UBND tỉnh, phần mềm bắt đầu triển khai từ ngày 25/10/2026, và dữ liệu trên hệ thống sẽ phục vụ tổng hợp, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ tại cuộc họp giao ban đầu tháng 11/2026. Mốc thời gian sát nhau khiến việc hướng dẫn trước khi vận hành càng có ý nghĩa: cán bộ cần biết cách ghi nhận tiến độ chính xác để dữ liệu đánh giá phản ánh đúng thực tế, thay vì chỉ tạo thêm báo cáo điện tử.
Bình Thanh dành thời gian cho thao tác thật
Ở Bình Thanh, nội dung tập huấn mở rộng sang bộ giải pháp MISA iGOV và MISA iGOV ONEAI. Giảng viên Đặng Ngọc Ánh giới thiệu các phân hệ gồm văn thư thông minh, kho tri thức và tài liệu tập trung, quản lý công việc, giao tiếp nội bộ bảo mật, tự động hóa quy trình liên phòng ban, ký tài liệu số, phòng họp thông minh và mạng xã hội nội bộ. Thành phần tham dự có trưởng các phòng chuyên môn, Văn phòng HĐND và UBND xã, cùng ban giám hiệu và giáo viên các trường trên địa bàn. Phạm vi người học như vậy phản ánh một thực tế: công cụ điều hành số có thể liên quan đến nhiều đơn vị, nên hướng dẫn cần gắn với nhiệm vụ cụ thể của từng nhóm.
Điểm thuyết phục nhất là phần lớn thời gian được dành cho thực hành trên máy tính cá nhân: xử lý văn bản đến, văn bản đi, giao việc, theo dõi tiến độ, ký tài liệu số và tra cứu kho nội bộ. Những vướng mắc phát sinh khi thao tác được chuyên gia giải đáp ngay. Cách học này thiết thực hơn việc chỉ nghe giới thiệu tính năng, bởi cán bộ có thể thử đúng quy trình và nhận hỗ trợ khi gặp lỗi. MISA iGOV được kỳ vọng giúp hiện đại hóa công việc và nâng chất lượng phục vụ người dân; để đạt điều đó, trải nghiệm thực hành phải tiếp tục sau buổi tập huấn.
Đào tạo phải đi cùng vận hành và phản hồi
Hai hoạt động cho thấy triển khai phần mềm số không thể kết thúc ở khâu cấp tài khoản hay giới thiệu chức năng. Hồng Minh chuẩn bị cho một hệ thống điều phối, giám sát nhiệm vụ toàn tỉnh; Bình Thanh tập trung vào các nghiệp vụ văn phòng và phối hợp trong cơ quan, trường học. Khác nhau về phạm vi và công cụ, cả hai đều nhấn mạnh hướng dẫn thao tác và giải đáp tình huống thực tế. Đó là lựa chọn đúng: khi quy trình thay đổi, người dùng cần thời gian để hình thành thói quen mới, còn đơn vị quản lý cần nhận diện điểm nghẽn để điều chỉnh cách triển khai.
Bước tiếp theo nên là duy trì hỗ trợ sau tập huấn, theo dõi những khâu còn chậm và bảo đảm dữ liệu được cập nhật nhất quán. Nếu nền tảng chỉ được dùng để hoàn thành yêu cầu báo cáo, lợi ích sẽ hạn chế; nếu nó giúp giao việc rõ người, rõ tiến độ và giảm thời gian tìm kiếm văn bản, cả cán bộ lẫn người dân mới cảm nhận được thay đổi. Bài học từ Hồng Minh và Bình Thanh khá rõ: công nghệ tạo ra khả năng, nhưng hướng dẫn sát việc và kỷ luật sử dụng mới biến khả năng ấy thành chất lượng điều hành tốt hơn.
