AI bước vào trụ sở phường, xã: không còn là câu chuyện tương lai
Tự động hóa thủ tục hành chính bằng robot AI lễ tân, trợ lý hành chính công và AI kiosk dịch vụ công là việc chính quyền địa phương dùng công nghệ trí tuệ nhân tạo để chào đón người dân, hướng dẫn quy trình, hỗ trợ tra cứu và số hóa hồ sơ, qua đó rút ngắn thời gian xử lý và giảm gánh nặng cho cán bộ cơ sở. Ngay tại phường Xuân Hương – Đà Lạt, một robot AI đã chính thức hoạt động tại Trung tâm Phục vụ hành chính, đứng ngay cửa để chào hỏi, hỏi nhu cầu, rồi hướng dẫn từng bước thủ tục và thành phần hồ sơ cho người dân. Trong bối cảnh mô hình chính quyền đô thị hai cấp khiến khối lượng công việc tăng đáng kể, đây là lựa chọn có phần táo bạo nhưng hợp lý: để máy móc xử lý các câu hỏi lặp lại, con người tập trung giải quyết việc khó, việc có tính phán quyết cao.
Robot lễ tân và AI kiosk: “cẩm nang điện tử” ngay cửa trung tâm hành chính
Ở Long Cang, bộ ba robot AI lễ tân, trợ lý AI và AI kiosk dịch vụ công cho thấy cách một xã vùng xa chủ động tái thiết dịch vụ công ngay từ khâu tiếp đón. AI kiosk được đặt ở khu vực tiếp nhận như một “cẩm nang điện tử”, cho phép người dân tự tra cứu quy trình, thành phần hồ sơ, mức phí, thời gian giải quyết và tình trạng xử lý. Robot AI lễ tân thì nhận diện người dùng, tương tác bằng giọng nói, chào hỏi và hướng dẫn đến đúng quầy giao dịch, thậm chí hỗ trợ lấy số thứ tự. Quan trọng hơn cả, hệ thống này không nhằm thay thế cán bộ mà tập trung tự động hóa những khâu hướng dẫn, cung cấp thông tin. Kết quả không ngẫu nhiên: tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng và trước hạn đạt tới 99,9%, không phát sinh hồ sơ trễ hạn trên hệ thống. Đây là bằng chứng rõ ràng rằng thay đổi trải nghiệm ở cửa vào có thể kéo cả quy trình đi lên.
Ba trợ lý AI của FPT ở Cà Mau: giảm giấy tờ, tăng thời gian cho người dân
Xã Thới Bình, Cà Mau cho thấy một hướng đi khác: không đặt robot giữa sảnh mà đặt trợ lý AI phía sau bàn làm việc cán bộ. FPT Smart Cloud đã phát triển thần tốc ba trợ lý AI trong vỏn vẹn hai tuần, sau khi khảo sát nhu cầu và thu thập tài liệu từ tháng 6. Ba trợ lý này lần lượt hỗ trợ tra cứu văn bản pháp luật, tóm tắt – tổng hợp báo cáo và hỏi đáp văn bản nội bộ. Nếu ở Long Cang, AI đứng cạnh người dân thì ở Thới Bình, AI ngồi cạnh cán bộ, giải những phần việc tốn thời gian nhất: lật văn bản, đọc báo cáo dày, tìm lại quy định cũ. Theo đánh giá từ đơn vị triển khai, thời gian xử lý nghiệp vụ và thủ tục hành chính của cán bộ xã đã được rút ngắn rõ rệt, từ đó tạo sự thuận tiện cho cả người dân lẫn người thực thi công vụ. Đây là dạng trợ lý hành chính công đúng nghĩa: âm thầm nhưng làm thay đổi nhịp làm việc mỗi ngày.
“Trợ lý Nhân dân” ở Bắc Ninh: từ thí điểm đến tham vọng toàn tỉnh
Bắc Ninh lựa chọn một cách tiếp cận trực diện hơn với mô hình “Trợ lý Nhân dân” tại phường Song Liễu: dùng trợ lý ảo AI để nắm tay người dân đi qua cả quy trình. Hệ thống không dừng ở việc trả lời câu hỏi, mà có thể hướng dẫn kê khai, điền biểu mẫu, số hóa giấy tờ và tự động đính kèm hồ sơ. Ngay khi thí điểm, phường đã chọn 46 thủ tục phát sinh nhiều, liên quan trực tiếp đến hộ tịch, chứng thực, đất đai, xây dựng, đăng ký hộ kinh doanh và chính sách xã hội. Sau chưa đầy một tháng, 45/46 thủ tục đã được hoàn thiện, đạt khoảng 98% danh mục yêu cầu, và “Trợ lý Nhân dân” đã hỗ trợ tiếp nhận gần 150 hồ sơ thuộc 17 nhóm thủ tục. Theo đánh giá ban đầu, mô hình có thể rút ngắn khoảng ba phần tư thời gian thực hiện thủ tục hành chính. Không ngạc nhiên khi địa phương đặt mục tiêu mở rộng mô hình sang Bắc Giang, Hiệp Hòa ngay trong tháng 8, rồi phủ toàn tỉnh từ tháng 9.
Tại sao tự động hóa thủ tục bằng AI là cơ hội cho vùng xa, vùng núi?
Điểm chung giữa Đà Lạt, Long Cang, Thới Bình và Song Liễu là nhu cầu giảm tải cho bộ máy địa phương đang phải xử lý khối lượng công việc phình to dưới mô hình hai cấp. Nhưng tác động của robot AI lễ tân và trợ lý hành chính công vượt xa chuyện nội bộ: người dân và doanh nghiệp được tiếp cận thông tin mọi lúc, tra cứu thủ tục, chuẩn bị hồ sơ trước khi đến trụ sở, tránh đi lại nhiều lần. Ở các xã, huyện vùng xa, mỗi chuyến đi lên trung tâm hành chính thường tốn cả ngày. Khi AI kiosk dịch vụ công cho phép tra cứu từ xa, còn trợ lý AI ở cấp xã rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ, lợi ích không chỉ tính bằng phút, mà bằng cơ hội làm việc, sản xuất, kinh doanh. Hệ thống như “Trợ lý Nhân dân” giảm sai sót, giảm số lần bổ sung hồ sơ và giảm áp lực cho cán bộ tiếp nhận. Nếu được triển khai rộng, tự động hóa thủ tục bằng AI có thể trở thành một dạng hạ tầng mềm mới cho bình đẳng tiếp cận dịch vụ công, nhất là với vùng núi, vùng khó khăn.
