AI quản lý hành chính: từ khẩu hiệu chuyển đổi số đến công cụ công vụ bắt buộc
AI quản lý hành chính là việc đưa các hệ thống trí tuệ nhân tạo vào toàn bộ quy trình xử lý hồ sơ, soạn thảo văn bản, giám sát, hỗ trợ người dân và ra quyết định dựa trên dữ liệu trong cơ quan nhà nước, nhằm nâng hiệu quả công việc cán bộ, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục và xây dựng chính quyền số hóa minh bạch, phục vụ tốt hơn. Đây không còn là câu chuyện thử nghiệm công nghệ, mà là bước chuyển chính trị – hành chính: coi trợ lý AI công vụ như một phần cấu trúc của bộ máy. Khi xã, phường, sở ngành đều có tài khoản AI, chatbot, nền tảng phân tích dữ liệu, thì chuẩn mực của năng suất, chất lượng tham mưu và khả năng phản hồi người dân cũng thay đổi theo. Vấn đề không phải có AI hay không, mà là sử dụng nó đến đâu và có quản trị được rủi ro đi kèm.
Lâm Đồng: mở rộng AI từ phòng họp đến từng xã phường
Nếu phải chọn một địa phương điển hình cho việc coi AI là hạ tầng công vụ, Lâm Đồng là một ví dụ nổi bật. Tỉnh này đang đẩy mạnh ứng dụng AI tại 17 sở, ban, ngành và 124 xã, phường, đặc khu, đồng thời đào tạo cán bộ, công chức, viên chức để mở rộng sử dụng AI trong hoạt động công vụ. Không chỉ dừng ở một nền tảng, Sở Khoa học và Công nghệ đã thử nghiệm các hệ thống AI Luật (MISA, Luật Việt Nam) và C-AI Legal (CMC) để hỗ trợ tra cứu, xử lý pháp lý cho toàn bộ mạng lưới sở ngành và cấp xã. Song song, tỉnh thử nghiệm VMS AI – trung tâm tri thức hình ảnh và giám sát thông minh – tại 5 đơn vị hành chính cấp xã, cùng trợ lý ảo hành chính công (chatbot) tại 6 xã để hỗ trợ thủ tục và dịch vụ công trực tuyến. Quan trọng hơn, Lâm Đồng hiểu rằng AI không thể chạy nếu con người không sẵn sàng: gần 6.500 lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức và doanh nghiệp đã được bồi dưỡng, tập huấn về AI trong năm 2025, và khoảng 1.500 cán bộ cấp xã sẽ tiếp tục được đào tạo trong các lớp năm 2026. Một câu nói có thể trích dẫn là: "Công tác đào tạo AI được tỉnh quan tâm thực hiện nhằm chuẩn bị sẵn sàng nguồn nhân lực để triển khai các ứng dụng AI". Định hướng tiếp theo là hoàn thiện Trung tâm giám sát, điều hành thông minh (IOC) với các kịch bản điều hành trực tuyến dựa trên dữ liệu – nghĩa là AI sẽ dần bước vào cả tầng điều hành, không chỉ tầng nghiệp vụ.
Thạch Hà và Tân Thành: AI xuống tới cấp xã, gặp trực tiếp người dân
Một trong những thay đổi mang tính chất "lật mặt" của chính quyền số hóa là AI không còn cố định trong máy chủ ở tỉnh mà bước vào phòng làm việc của cán bộ xã và không gian giao dịch của người dân. Ở Thạch Hà, việc tiếp cận nền tảng MISA iGOV ONEAI giúp địa phương từng bước đưa trí tuệ nhân tạo vào hỗ trợ xử lý công việc, khai thác dữ liệu và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp. Nền tảng trợ lý AI công vụ này hỗ trợ cán bộ ở nhiều khâu: khai thác, tổng hợp thông tin; soạn thảo, xử lý văn bản; tìm kiếm, tra cứu nội dung phục vụ công việc, qua đó rút ngắn thời gian thực hiện nhiệm vụ hành chính và nâng năng suất, chất lượng tham mưu. Lý do Thạch Hà nhất quyết đi theo hướng này khá rõ: khối lượng công việc tăng, yêu cầu tốc độ và chất lượng phục vụ ngày càng cao, nên AI được coi như công cụ bắt buộc để hình thành phương thức làm việc trên môi trường số. Cùng tinh thần đó, xã Tân Thành đưa robot AI vào Trung tâm Phục vụ hành chính công, mở thêm một phương thức tương tác giữa chính quyền với người dân. Robot hỗ trợ cung cấp thông tin, hướng dẫn thủ tục, tiếp nhận câu hỏi và phản hồi theo nội dung được thiết lập. Trường hợp chị Nguyễn Thị Thùy Trang hỏi về thủ tục khai sinh cho con và được robot giải thích cụ thể các giấy tờ cần chuẩn bị, nơi nộp hồ sơ và thời gian giải quyết cho thấy AI đang trực tiếp chạm vào trải nghiệm dịch vụ hành chính tại xã. Công nghệ đảm nhận phần hướng dẫn ban đầu, để cán bộ có thêm thời gian xử lý những nội dung cần chuyên môn cao – đúng nghĩa nâng hiệu quả công việc cán bộ, chứ không thay thế họ.
TP.HCM: trợ lý AI công vụ tiến từ tự phát sang chính quy
Ở cấp đô thị lớn, TP.HCM chọn một hướng đi khác nhưng bổ sung cho xu thế chung: chuẩn hóa việc dùng AI trong bộ máy. Theo thông tin tại một cuộc họp báo, Thành phố đã cấp 319 tài khoản trợ lý AI có bản quyền cho khu vực công tính đến ngày 26/08, đối tượng gồm các cơ quan thành phố, sở ban ngành, Mặt trận Tổ quốc, UBND phường, xã, đặc khu và Ban Nghiên cứu Phát triển thành phố. Đây là bước chuyển từ tình trạng cán bộ tự tìm công cụ AI để dùng sang triển khai chính quy, có tập huấn và yêu cầu rõ về an toàn dữ liệu. 558 cán bộ ở sở, ngành và địa phương đã được thực hành trực tiếp với Gemini, NotebookLM, ChatGPT, Canva để soạn văn bản, tổng hợp, phân tích thông tin, xây dựng báo cáo, kế hoạch và xử lý công việc, đồng thời được hướng dẫn về bảo mật và sử dụng AI đúng mục đích công vụ. Không dừng ở những lớp gắn với cấp tài khoản, 8 lớp bồi dưỡng khác đã được tổ chức cho hơn 1.100 cán bộ thuộc 191 cơ quan, trong đó có 168 phường, xã, đặc khu. Khoảng 70% thời lượng dành cho thực hành, đi sâu vào cách xây dựng câu lệnh, ứng dụng trong hành chính – văn phòng, an toàn thông tin, đạo đức sử dụng công nghệ. Một mô hình đáng chú ý ở phường Minh Phụng là hơn 40 sổ tay điện tử trên NotebookLM, giúp cán bộ tra cứu văn bản nhanh hơn, giảm sai sót xử lý hồ sơ, trong khi người dân có thể tự tìm thông tin thủ tục qua mã QR. Khi một lãnh đạo Sở nhận xét rằng "AI hiện hầu như là một trợ lý không thể thiếu trong công việc hằng ngày của cán bộ, từ soạn thảo văn bản đến tổng hợp thông tin", nghĩa là cạnh tranh giữa đơn vị giờ không còn ở việc có hay không dùng AI, mà ở việc sử dụng nó hiệu quả đến mức nào.
Kết luận: AI không phải đũa thần, nhưng là chuẩn mực mới của nền hành chính
Nhìn từ Lâm Đồng, Thạch Hà, Tân Thành đến TP.HCM, có thể thấy một nhận định rõ: AI đã bước qua giai đoạn trình diễn và trở thành chuẩn mực mới của quản lý hành chính. Từ trợ lý AI công vụ hỗ trợ tra cứu pháp luật, nền tảng giám sát thông minh, chatbot thủ tục, robot hướng dẫn tại Trung tâm Phục vụ hành chính công đến các tài khoản AI có bản quyền trong phòng làm việc cán bộ – tất cả đều nhắm vào cùng mục tiêu: nâng hiệu quả công việc cán bộ, rút ngắn thời gian xử lý, giảm sai sót và giúp người dân tiếp cận thủ tục dễ hơn. Tuy vậy, AI không phải đũa thần. Nếu không tiếp tục đầu tư đào tạo như Lâm Đồng đang làm, không quản trị rủi ro dữ liệu như TP.HCM đang đặt ra, và không thử nghiệm thực tế đến tận cấp xã như Thạch Hà, Tân Thành, thì công nghệ có thể biến thành lớp trang trí, thậm chí là nguy cơ. Lựa chọn đúng là coi AI như một hạ tầng mềm: gắn chặt với quy trình, năng lực nhân sự và văn hóa phục vụ. Khi đó, chính quyền số hóa sẽ không còn là khẩu hiệu, mà là một trải nghiệm cụ thể: cán bộ làm việc nhanh, chính xác hơn, người dân bớt mệt mỏi với thủ tục, và dữ liệu được dùng để ra quyết định chứ không nằm yên trên máy chủ.
