Hoàn thành sớm là kết quả của quy trình, không chỉ là tốc độ
Số hóa hồ sơ đảng viên là quá trình rà soát, chuẩn hóa tài liệu giấy, chuyển thành dữ liệu điện tử, kiểm tra chất lượng và cập nhật lên hệ thống để phục vụ quản lý, tra cứu. Đảng ủy xã Bình Sơn đã hoàn thành 100% hồ sơ thuộc diện phải số hóa, sớm hơn kế hoạch chung của Chiến dịch 100 ngày hơn một tháng.
Quy mô công việc không nhỏ: Đảng bộ xã có 2.872 đảng viên, gồm 119 đảng viên dự bị; sau rà soát, 2.633 hồ sơ thuộc diện số hóa. Kết quả đáng chú ý không chỉ nằm ở tỷ lệ hoàn thành, mà ở cách Bình Sơn gắn tiến độ với chuẩn hóa dữ liệu, kiểm tra chất lượng và cập nhật đúng quy định. Đó là điểm khác biệt giữa việc chạy cho kịp hạn và tạo ra hồ sơ điện tử có thể dùng lâu dài. Khi dữ liệu đồng bộ, cán bộ có thể quản lý và tra cứu thông tin hiệu quả hơn; lợi ích thiết thực ấy mới là thước đo đáng tin cậy của chiến dịch.
TP.HCM: huy động đông người, chia việc đến từng công đoạn
Những ngày cuối đợt cao điểm 100 ngày đêm xử lý điểm nghẽn chuyển đổi số, nhiều phường, xã tại TP.HCM tăng ca để hoàn thành số hóa hồ sơ đảng viên, cán bộ và hồ sơ bảo vệ chính trị nội bộ. Cách làm nổi bật ở đây là bổ sung nhân lực, chia nhỏ công đoạn và tổ chức công việc theo năng lực tại chỗ. Phường Xuân Hòa hoàn tất 4.395 hồ sơ; đội ngũ có những ngày làm đến 22 giờ, cả cuối tuần và dịp lễ. Địa phương huy động hơn 160 cấp ủy, cán bộ, công chức làm ngoài giờ.
Phường An Nhơn cho thấy việc phân loại trước giúp tập trung đúng chỗ: hồ sơ được chia thành nhóm đầy đủ, cần bổ sung và cần xác minh. Tính đến ngày 27-10, phường đã số hóa 1.845 trong tổng số 1.906 hồ sơ, đạt 96,8%; địa phương huy động thêm dân quân và đoàn viên thanh niên, đồng thời đặt mục tiêu hoàn tất cập nhật lên hệ thống trước ngày 30-11. Phường An Phú Đông cũng hoàn thành số hóa từ ngày 26-10, sau khi phối hợp chuyên viên với lực lượng hỗ trợ của Đoàn phường. Tăng ca có tác dụng, nhưng chỉ bền khi đi kèm phân việc rõ và kiểm soát chất lượng.
Phần mềm tự viết giúp giảm thao tác, không thay thế nghiệp vụ
Nhân lực đông không phải lời giải duy nhất. Phường Tân Mỹ tự phát triển phần mềm số hóa chạy trên mạng nội bộ, gộp việc đặt tên tệp, nén PDF và sắp xếp thư mục vào một công cụ. Theo thông tin về cách làm của phường, quy trình xử lý giảm từ một giờ với 2-3 người phối hợp xuống 30 phút cho một hồ sơ do một người thao tác. Đây là cải tiến đáng giá vì nó cắt bớt thao tác lặp lại, thay vì chỉ kéo dài thời gian làm việc.
Nhưng công cụ không thể tự phân định một giấy tờ cũ thuộc danh mục nào, hay xác nhận thông tin mờ, thiếu và chưa thống nhất. Các địa phương phải đối chiếu hồ sơ gốc, kiểm tra tệp trước khi tải lên và xác minh với cơ quan có thẩm quyền khi cần. Bình Sơn cũng đặt việc rà soát, chuẩn hóa và kiểm tra chất lượng bên cạnh khâu quét tài liệu. Bài học là phần mềm nên giải phóng thời gian khỏi thao tác máy móc để cán bộ dành sức cho phần đòi hỏi kinh nghiệm nghiệp vụ, chứ không thể dùng tốc độ xử lý làm đại diện cho độ chính xác.
Bài học tiến độ: chuẩn bị sớm, giữ chuẩn xác đến bước cuối
Đối chiếu hai cách triển khai cho thấy tiến độ phụ thuộc vào ba yếu tố đi cùng nhau: đủ người, quy trình phù hợp và công cụ giảm việc lặp. TP.HCM cho thấy khả năng huy động cán bộ, sinh viên, đoàn viên và các lực lượng hỗ trợ, kể cả làm theo ca; Bình Sơn cho thấy việc rà soát, chuẩn hóa dữ liệu và kiểm tra ngay trong quy trình có thể giúp hoàn thành sớm mà không bỏ qua yêu cầu chất lượng. Không có một mô hình nhân lực duy nhất phù hợp mọi địa phương: nơi có thể tăng người, nơi nên ưu tiên cải tiến công cụ, nhưng cả hai đều cần phân loại hồ sơ từ đầu và theo dõi tiến độ theo từng nhóm.
Hoàn tất quét giấy chưa phải đích cuối. Một số phường TP.HCM còn phải ký số, đối soát, đổi tên tập tin và chuyển hồ sơ lên hệ thống; thành phố đặt mốc cập nhật dữ liệu trước ngày 30-11. Vì vậy, kinh nghiệm từ Bình Sơn không nên được hiểu đơn giản là làm nhanh hơn, còn kinh nghiệm TP.HCM không chỉ là làm nhiều giờ hơn. Bài học đáng giữ là chuẩn bị khối lượng, người và công cụ từ sớm, đồng thời dành đủ thời gian kiểm tra. Số hóa hồ sơ đảng viên chỉ thực sự hoàn thành khi dữ liệu chính xác, an toàn và hữu ích cho công tác quản lý, tra cứu về sau.
