Người lên kế hoạch du lịch là ai và vì sao họ luôn là người chịu thiệt?
Người lên kế hoạch du lịch là người chịu trách nhiệm biến ý tưởng “đi đâu đó chơi đi” thành một chuyến đi cụ thể bằng cách tìm hiểu điểm đến, cân đối chi phí, lên lịch trình chuyến đi chi tiết và điều phối nhu cầu của cả nhóm trong suốt quá trình chuẩn bị lẫn khi đang di chuyển. Họ vừa là bộ não chiến lược, vừa là đầu mối hậu cần cho mọi quyết định lớn nhỏ của chuyến đi. Điều nghịch lý là công việc này thường được xem như “nghĩa vụ mặc định” của một người rành rọt hơn, thay vì là một đóng góp đáng được trân trọng. Nghiên cứu cho thấy lên kế hoạch du lịch là công việc không công ít được ghi nhận nhất trong nhóm bạn, dù không có họ thì chuyến đi khó mà bước ra khỏi phòng chat. Nói thẳng ra, đây là những người gánh team du lịch nhưng lại hay bị quên mất tên.
Hậu trường của việc gánh team du lịch: Hàng chục giờ và cả núi áp lực
Phần lớn người không tham gia chuẩn bị nghĩ rằng tổ chức một chuyến đi nhóm chỉ tốn dưới 10 giờ đồng hồ. Thực tế, hơn 7/10 người lên kế hoạch du lịch khẳng định họ phải dành hơn con số đó rất nhiều; 48,4% dành tới khoảng 20 giờ và 26,4% phải bỏ ra từ 40 giờ trở lên cho một chuyến đi nhóm kéo dài một tuần. Đây là khối lượng tương đương cả một tuần làm việc căng thẳng. Nhưng thời gian chỉ là bề nổi. Họ phải tìm hiểu điểm đến, so giá vé, so sánh chỗ ở, dự trù chi phí, tính phương án dự phòng và liên tục cập nhật thông tin. Theo nghiên cứu, người lên kế hoạch du lịch đồng thời đóng vai Quản lý Vận hành, Trợ lý Chăm sóc Khách hàng và Đường dây Nóng xử lý khủng hoảng cho cả nhóm. Bản chất, đây là một công việc thực thụ, chỉ khác là không hề có bảng lương đi kèm.
Áp lực vô hình: Từ ngân sách, lịch trình đến cảm xúc cả nhóm
Lên lịch trình chuyến đi không phải chuyện chọn vài điểm check-in cho vui; đó là cả một bài toán hậu cần và “quản trị con người” phức tạp. Ba nguồn áp lực lớn nhất với người lên kế hoạch ở Việt Nam là quản lý ngân sách (60,4%), điều phối lịch trình (50,9%) và chờ đợi phản hồi từ các thành viên khác (34,0%). Nói cách khác, họ phải liên tục đi dây giữa người muốn trải nghiệm cao cấp và người muốn tiết kiệm, giữa cú đêm và người dậy sớm, giữa người quyết đoán và cả nhóm “sao cũng được”. Đỉnh điểm, họ còn phải gánh toàn bộ áp lực cảm xúc của chuyến đi: 67,3% cho biết kỹ năng quan trọng nhất là chọn phương án để giảm tranh cãi, ngăn xung đột và giữ mọi người vui vẻ. Ngay cả khi chuyến đi đã bắt đầu, hơn một nửa vẫn phải kiểm tra điện thoại từ 6 lần trở lên mỗi ngày để xử lý đặt chỗ, tra đường và giải quyết sự cố. Họ đang nghỉ dưỡng hay trực tổng đài? Câu trả lời thường nghiêng về vế thứ hai.
Nghịch lý “sao cũng được” và những lời phàn nàn một chiều
Có lẽ ai từng gánh team du lịch đều quen câu nói: “Sao cũng được, tuỳ cậu chọn đi”. Vấn đề là những người từng nói “sao cũng được” lại thường phàn nàn nhiều nhất khi mọi thứ không đúng ý mình. Báo cáo cho thấy ba câu phàn nàn người lên kế hoạch nghe thường xuyên nhất là: “Tôi có thể lên kế hoạch này tốt hơn đấy” (61,0%), “Sao chúng ta không làm cái này thay vì cái đó?” (55,3%) và “Cái này vượt quá ngân sách của tôi rồi” (52,8%). Nghiên cứu từ Klook cho thấy lên kế hoạch du lịch xếp vị trí số một trong các hành động ít nhận được lời cảm ơn nhất tại Việt Nam, trong khi chính công việc này lại quyết định xem chuyến đi có thành hiện thực và trọn vẹn hay không. Nói cách khác, người chịu trách nhiệm nhiều nhất lại là người bị phán xét nhiều nhất và được cảm ơn ít nhất. Nếu đây không phải bất công thì là gì?
Làm gì để người lên kế hoạch du lịch được trân trọng đúng nghĩa?
Tin vui là bất công này hoàn toàn có thể thay đổi, nếu mỗi người chịu khó chủ động hơn thay vì phó mặc cho “đứa rành vụ này”. Trước hết, hãy công khai ghi nhận: nói cảm ơn rõ ràng, nhắc tên người lên kế hoạch khi kể lại chuyến đi, và dừng ngay thói quen chê trách sau khi đã nói “sao cũng được”. Sau hàng giờ điều phối lịch trình, quản lý ngân sách và “cái tôi” từng thành viên, rồi đứng ra chịu phàn nàn khi mọi việc trật nhịp, hơn 8/10 người lên kế hoạch tin rằng họ xứng đáng được ghi nhận nhiều hơn. Họ nói đúng. Tiếp theo, hãy chia nhỏ việc: cử một người giữ quỹ, một người phụ trách xe cộ, một người lo chỗ ăn, thay vì để một người gánh team du lịch từ A đến Z. Khi được hỏi, 71,7% người lên kế hoạch cho biết chuyến đi chỉ có thể bước ra khỏi nhóm chat là nhờ họ. Lần tới, trước khi bước lên xe, hãy dành cho người đang cắm cúi kiểm tra lịch trình trên điện thoại một lời cảm ơn chân thành, vì đằng sau mỗi kỳ nghỉ đáng nhớ luôn có một người đã lặng lẽ đánh đổi thời gian và tâm trí để cả nhóm chỉ việc xách balo lên và đi.
