Rà soát phải bắt đầu từ nhiệm vụ, không phải từ số biên chế hiện có
Vị trí việc làm là vị trí gắn với nhiệm vụ và công việc cụ thể trong cơ quan, được dùng để xác định yêu cầu nhân lực và cách bố trí người thực hiện. Hướng dẫn lập biểu đặt trọng tâm vào việc rà soát nhiệm vụ, hoàn thiện vị trí việc làm, xác định nhu cầu nhân lực và xây dựng phương án biên chế cho giai đoạn 2027–2031.
Điểm cần giữ vững là không lấy số người đang có làm định mức cho số người cần. Cơ quan cần đối chiếu chức năng, nhiệm vụ với hồ sơ đã được phê duyệt, xác định công việc và sản phẩm rồi mới tính nhu cầu. Nếu đảo ngược trình tự, biểu dễ trở thành phép hợp thức hóa hiện trạng thay vì công cụ phát hiện chỗ thiếu, chỗ thừa và nhiệm vụ đang thay đổi.
Bộ biểu gồm chín biểu nghiệp vụ; dữ liệu nguồn được đầu mối tập hợp trước để đơn vị đối chiếu, xác nhận và chỉ bổ sung phần thiếu hoặc thay đổi. Vì vậy, việc đầu tiên không phải nhập thật nhanh, mà là thống nhất mã cơ quan, mã nhiệm vụ, vị trí việc làm, phạm vi thống kê và kỳ chốt. Kết quả cảnh báo kỹ thuật “ĐẠT” cũng không thay thế xác nhận nghiệp vụ.
Điền biểu theo chuỗi công việc và giữ sạch dữ liệu
Cách làm hợp lý là đi từ danh mục nhiệm vụ đến công việc, sản phẩm, khối lượng và năng lực cần có. Biểu A1 ghi nhiệm vụ kèm mã, căn cứ, kỳ và nguồn; Biểu A2 phân rã nhiệm vụ thành công việc, sản phẩm và gắn chúng với vị trí việc làm. Sau đó, đơn vị mới ghi sản lượng, thời gian và các tác động làm thay đổi khối lượng.
Kỳ thống kê chung kéo dài từ ngày 1-10-2025 đến hết ngày 30-9-2026; nhân lực hiện có chốt tại ngày 30-9-2026. Số liệu thực tế, ước thực hiện và dự báo phải được phân biệt. Chỉ ghi số 0 khi đã xác nhận không phát sinh; dữ liệu chưa có thì để trống và nêu phần thiếu, thay vì tự điền một con số cho đủ biểu.
Đơn vị chỉ thực hiện những biểu và trường thuộc phạm vi áp dụng. Biểu B1 phục vụ phần việc tính theo giờ; Biểu B2 chỉ kê khi có tác động như số hóa, thuê dịch vụ, tự chủ hoặc xã hội hóa. Chỉ nhập ô được phép, không sửa ô công thức, không nhập đè phần tổng hợp tự động và không tính trùng sản phẩm, giờ làm, người kiêm nhiệm hay biên chế. Đây là kỷ luật dữ liệu cần thiết để phương án cuối cùng có thể kiểm chứng.
Chọn phương pháp tính theo bản chất từng vị trí
Ba phương pháp trong biểu không thể thay thế tùy tiện cho nhau. PP1 xác định số người theo cơ cấu, chức danh, yêu cầu thường trực hoặc chế độ chuyên ngành có căn cứ. PP2 tính nhu cầu từ tổng giờ lao động và quỹ giờ của một người trong cùng kỳ. PP3 phù hợp với nhiệm vụ khó đo bằng phép nhân khối lượng với thời gian, khi cần xét sản phẩm, tiến độ, vai trò chuyên môn và yêu cầu thực hiện đồng thời.
Với PP2, quỹ 1.904 giờ mỗi người mỗi năm được tính từ 261 ngày trừ 11 ngày lễ, Tết và 12 ngày phép, rồi nhân 8 giờ. Nhưng con số này chỉ là mức tham chiếu nghiệp vụ, không phải định mức biên chế hay quỹ giờ mặc định cho mọi vị trí. Cơ quan đầu mối phải xác nhận đối tượng, chế độ làm việc và căn cứ; trường hợp đặc thù hoặc làm chưa đủ năm cần được xem xét riêng.
Đơn vị lập và giải trình nhu cầu tại C3, đối chiếu nhân lực tại D1, rồi xây dựng phương án từng năm tại D2; cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, xác nhận. Dự báo giai đoạn 2027–2031 cần số liệu và giải trình riêng theo từng năm, không nên kéo nguyên một con số hiện tại sang cả giai đoạn. Cách tiếp cận này giúp phương án biên chế phản ánh công việc thực tế thay vì chỉ phản ánh lịch sử phân bổ.
Vị trí việc làm cũng là nền tảng để bàn chính sách tiền lương
Rà soát biên chế không nên dừng ở việc xác định cần bao nhiêu người. Khi nhiệm vụ, yêu cầu năng lực và trách nhiệm của từng vị trí được mô tả rõ, cơ quan mới có cơ sở tốt hơn để bàn cách đãi ngộ gắn với công việc và kết quả. Đây là lý do hoàn thiện vị trí việc làm cần đi song song với thảo luận về chính sách tiền lương, thay vì xem hai việc là những quy trình tách biệt.
Bộ Nội vụ đang phối hợp với Ban Tổ chức Trung ương nghiên cứu, xây dựng đề án tổng thể về tiền lương. Trong thảo luận tại Quốc hội, đại biểu Nguyễn Thị Yến Nhi cũng đề nghị rà soát tương quan giữa công chức và viên chức cấp xã theo vị trí việc làm và điều kiện thực hiện nhiệm vụ; đồng thời cân nhắc hỗ trợ những vị trí có khối lượng lớn, chuyên môn cao và trực tiếp phục vụ người dân.
Vì vậy, cơ quan nên chuẩn bị hồ sơ đủ chắc để dùng được cho cả hai mục tiêu: xác định nhu cầu nhân lực và làm rõ đặc điểm công việc có liên quan đến đãi ngộ. Kết luận cần rút ra rất rõ: biểu Excel không phải thủ tục điền cho xong. Giá trị của đợt rà soát nằm ở dữ liệu có căn cứ, cách tính phù hợp và phương án biên chế được giải trình minh bạch.
