Rà soát vị trí trước, tính người sau
Rà soát vị trí việc làm là việc đối chiếu chức năng, nhiệm vụ và quy trình của đơn vị với danh mục vị trí, mô tả công việc và khung năng lực để xác định đúng việc cần làm và người cần có. Hướng dẫn của Bộ Nội vụ đặt việc này trong kế hoạch xác định nhu cầu nhân lực, xây dựng phương án biên chế giai đoạn 2027–2031, nên các đơn vị sự nghiệp không nên xem đây là thao tác cập nhật hồ sơ cho đủ thủ tục. Hướng dẫn yêu cầu kế thừa dữ liệu về chức năng, nhiệm vụ; danh mục vị trí, mô tả công việc, khung năng lực đã được phê duyệt; cùng nhiệm vụ và quy trình nghiệp vụ theo quy định và quy chế của đơn vị. Cách làm ấy hợp lý: nếu nền tảng mô tả công việc không sát thực tế, con số nhân lực được tính tiếp theo cũng khó phản ánh đúng khối lượng dịch vụ.
Đơn vị đã phê duyệt danh mục vị trí, mô tả công việc và khung năng lực nên giữ lại dữ liệu còn phù hợp, cập nhật phần thay đổi; nơi chưa hoàn tất cần rà soát vị trí gắn với bậc nghề nghiệp cụ thể để xây dựng khung năng lực. Theo Nghị định 232/2026, bộ, địa phương phải ban hành quyết định phê duyệt vị trí việc làm viên chức chậm nhất ngày 1/7/2027. Mốc này khiến việc chuẩn hóa hồ sơ cần bắt đầu từ bây giờ, thay vì chờ đến sát hạn mới chỉnh sửa đồng loạt.
Tính nhu cầu nhân lực theo việc thực tế
Điểm đáng chú ý là hướng dẫn không khuyến khích lấy một tỷ lệ hoặc một cách tính áp cho toàn đơn vị. Nhu cầu nhân lực phải được xác định theo từng vị trí và từng phần việc, trước hết dựa trên định mức chuyên ngành hiện hành như định mức số người làm việc, kinh tế - kỹ thuật hoặc lao động. Đây là hướng tiếp cận thuyết phục hơn cách cộng trừ cơ học: công việc có quy mô, tần suất và yêu cầu chuyên môn khác nhau thì không thể mặc nhiên cần số người giống nhau.
Nếu ngành chưa có định mức, bộ, ngành hoặc địa phương cần căn cứ nhiệm vụ, sản phẩm, khối lượng, tần suất, độ phức tạp, chất lượng, thời gian, địa bàn, điều kiện thực hiện và năng lực cần thiết để tính nhu cầu. Sau đó, đơn vị đối chiếu số người hiện có với số cần thiết và lập phương án sử dụng biên chế từng năm trong giai đoạn 2027–2031, có tính đến quy mô dự báo, lộ trình tự chủ, thuê dịch vụ và biến động nhân sự. Người giữ chức vụ quản lý nhưng vẫn làm chuyên môn chỉ được tính một lần tại vị trí quản lý; mỗi người cũng chỉ kê khai một lần ở vị trí chính. Những nguyên tắc này giúp giảm nguy cơ vừa tính trùng người, vừa bỏ sót việc.
Biên chế và tự chủ phải được nhìn cùng nhau
Xác định nhu cầu nhân lực không đồng nghĩa với đề xuất tăng người theo mong muốn nội bộ. Việc rà soát phải phù hợp ngành, lĩnh vực, quy mô hoạt động, định mức chuyên môn, điều kiện cung ứng dịch vụ và mức độ tự chủ; đồng thời bám các nguyên tắc tại Kết luận 107-KL/TW, Kết luận 40-KL/TW và Hướng dẫn 7-HD/BTCTW. Đặc biệt, tự chủ tài chính không có nghĩa là đơn vị thôi phải quản lý số người làm việc. Đơn vị cần chứng minh nhân lực gắn với nhiệm vụ và chất lượng dịch vụ, chứ không thể coi tự chủ là lý do để bỏ qua kế hoạch nhân sự.
Bức tranh này nối trực tiếp với quản lý biên chế công chức và viên chức trong toàn hệ thống. Chính phủ cho biết Bộ Chính trị đã giao biên chế năm 2026 cho các tỉnh, thành phố theo Quyết định 185 ngày 2/6/2026; biên chế của các bộ, cơ quan ngang bộ được đề cập tại Quyết định 191. Với giai đoạn 2027–2031, Bộ Nội vụ phối hợp Ban Tổ chức Trung ương rà soát vị trí, nhu cầu nhân lực và phương án biên chế; phương án dự kiến được báo cáo Bộ Chính trị trong quý IV/2026. Vì vậy, dữ liệu chính xác ở cấp đơn vị là căn cứ quan trọng, không phải phần việc hành chính tách rời quyết định biên chế.
Rà soát nhân lực trong bối cảnh chính sách tiền lương
Biên chế và tiền lương thường được bàn cùng nhau, nhưng không nên nhầm rằng một đợt rà soát vị trí sẽ tự động làm thay đổi thu nhập. Chính phủ cho biết đã ban hành ba nghị định và Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành ba thông tư về một số loại phụ cấp sau sắp xếp tổ chức bộ máy và chính quyền địa phương hai cấp. Đồng thời, Chính phủ chỉ đạo nghiên cứu, đề xuất chính sách tiền lương theo tinh thần Nghị quyết Đại hội XIV để báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. Đây là công việc chính sách đang được nghiên cứu, không phải kết quả có thể suy ra từ việc một đơn vị hoàn thiện danh mục vị trí.
Do đó, cách làm tốt nhất là tách bạch nhưng liên kết ba việc: cập nhật vị trí và năng lực; tính nhu cầu nhân lực theo công việc; rồi đối chiếu với phương án biên chế và lộ trình tự chủ. Khi mỗi chức danh có mô tả rõ, số người được tính đúng một lần và kế hoạch được lập theo từng năm, cơ quan quản lý có cơ sở đáng tin cậy hơn để phân bổ nguồn lực. Rà soát nghiêm túc không bảo đảm mọi đề xuất đều được chấp thuận, nhưng giúp quyết định biên chế dựa trên nhiệm vụ thay vì cảm tính. Đó mới là mục tiêu cần hướng tới.
