Tập huấn là bước quyết định để phần mềm đi vào việc
Phần mềm quản lý công việc là hệ thống số hỗ trợ giao và phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, ghi nhận kết quả và đánh giá mức độ hoàn thành của từng cá nhân hoặc bộ phận. Giá trị của công cụ này không nằm ở việc thay giấy tờ bằng màn hình, mà ở khả năng làm rõ ai chịu trách nhiệm, việc cần xong khi nào và kết quả được kiểm tra ra sao. Công an phường Phố Hiến đã ra mắt phần mềm điều hành, quản lý công việc và đánh giá KPI, đồng thời tổ chức tập huấn để cán bộ, chiến sĩ, nhất là đội ngũ chỉ huy, nắm mục đích, tính năng và quy trình vận hành. Đây là hướng triển khai đáng chú ý: đưa công cụ vào thực tế cùng hướng dẫn sử dụng, thay vì kỳ vọng cán bộ tự xoay xở sau khi hệ thống được bật. Tập huấn phần mềm vì thế không phải khâu phụ, mà là điều kiện để dữ liệu công việc có thể phản ánh đúng hoạt động của đơn vị.
Thao tác trực tiếp giúp biến quy trình thành thói quen
Tại Phố Hiến, cán bộ, chiến sĩ được hướng dẫn trực tiếp từ đăng nhập, tiếp nhận nhiệm vụ, cập nhật tiến độ và báo cáo kết quả đến theo dõi, quản lý, tra cứu công việc. Những vướng mắc phát sinh cũng được trao đổi, giải đáp để người dùng có thể thao tác thành thạo và áp dụng vào công việc hằng ngày. Cách “cầm tay chỉ việc” này có ý nghĩa thiết thực: nếu quy trình nhập liệu khó hiểu hoặc mất thời gian, hệ thống dễ trở thành một lớp báo cáo thêm thay vì công cụ điều hành. Phần mềm cho phép lãnh đạo nắm tiến độ, đôn đốc nhiệm vụ chậm và cải thiện phối hợp giữa các bộ phận. Nhưng hiệu quả vẫn phụ thuộc vào việc cán bộ cập nhật thông tin đầy đủ, đúng lúc. Công nghệ có thể làm rõ điểm nghẽn; nó không thể thay thế kỷ luật thực hiện.
KPI có ý nghĩa khi tiêu chí gắn với nhiệm vụ cụ thể
Một nội dung trọng tâm trong tập huấn tại Phố Hiến là sử dụng hệ thống đánh giá KPI, tức các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Tiêu chí được gắn với nhiệm vụ được giao, thời hạn và kết quả thực hiện, nhằm tạo căn cứ rõ ràng hơn khi nhận xét cá nhân và tập thể, thay cho cách đánh giá thuần định tính. Đây là điểm mạnh của cách làm: mỗi đầu việc có người phụ trách, mốc hoàn thành và sản phẩm đầu ra, giúp việc kiểm tra có cơ sở cụ thể. Tuy nhiên, KPI chỉ công bằng nếu chỉ tiêu phản ánh đúng tính chất nhiệm vụ và dữ liệu được cập nhật chính xác. Nếu quá chú trọng con số, công việc khó lượng hóa có thể bị đánh giá thiếu đầy đủ. Bởi vậy, phần mềm quản lý công việc nên hỗ trợ phán đoán của người quản lý, chứ không biến điểm số thành mục tiêu duy nhất.
Vũ Thư chuẩn bị vận hành Văn phòng số trên toàn hệ thống
Trong một đợt triển khai khác, cán bộ, công chức xã Vũ Thư tham dự tập huấn trực tuyến về vận hành phần mềm Văn phòng số do Văn phòng UBND tỉnh tổ chức, với kết nối tới các sở, ban, ngành và 104 xã, phường. Chuyên gia hướng dẫn tiếp nhận, phân công công việc tự động, theo dõi tiến độ, đôn đốc xử lý và báo cáo nhiệm vụ do UBND tỉnh cùng Chủ tịch UBND tỉnh giao. Phần mềm Văn phòng số được lên kế hoạch vận hành toàn hệ thống từ ngày 25/10/2026. Từ đầu tháng 11/2026, dữ liệu lưu trên hệ thống sẽ là căn cứ quan trọng để UBND tỉnh đánh giá định kỳ mức độ hoàn thành nhiệm vụ của địa phương, đơn vị trong các cuộc họp giao ban. Theo nguồn tin, công cụ này hướng tới giảm giấy tờ, minh bạch tiến độ và tăng trách nhiệm giải trình. Đây là lợi ích đáng kể, miễn là dữ liệu được nhập nhất quán và được dùng để tháo gỡ chậm trễ, không chỉ để tổng hợp báo cáo.
Kết quả phải được đo bằng công việc hoàn thành
Phố Hiến dự kiến tiếp tục triển khai đồng bộ phần mềm trong toàn đơn vị, yêu cầu các tổ công tác và từng cán bộ, chiến sĩ thường xuyên cập nhật thông tin, tiến độ và kết quả theo quy định. Vũ Thư bước vào giai đoạn vận hành mà dữ liệu số sẽ gắn trực tiếp hơn với việc đánh giá nhiệm vụ. Hai trường hợp cùng cho thấy chuyển đổi số không hoàn tất ở thời điểm ra mắt; nó chỉ có giá trị khi quy trình mới giúp công việc rõ ràng và xử lý đúng hạn hơn. Kết luận cần được giữ đơn giản: tập huấn phần mềm phải đi cùng tiêu chí KPI hợp lý, dữ liệu đáng tin và trách nhiệm cụ thể. Khi những yếu tố ấy được bảo đảm, phần mềm quản lý công việc có thể giúp cán bộ chủ động hơn, lãnh đạo theo dõi sát hơn và người dân hưởng lợi từ nền hành chính bớt giấy tờ, minh bạch hơn.
