Dữ liệu chỉ có ích khi người dân bớt việc
Dữ liệu hành chính là thông tin được cơ quan nhà nước thu thập, chuẩn hóa và chia sẻ để xử lý công việc, giúp người dân không phải khai báo hay nộp lại giấy tờ đã có trong hệ thống. Với thủ tục hành chính, thước đo chuyển đổi số không nên là số phần mềm hay hồ sơ được quét, mà là số lần người dân phải kê khai, photo và đi lại được cắt giảm. TP.HCM đang chuyển từ số hóa hồ sơ sang tái cấu trúc quy trình dựa trên dữ liệu, theo hướng cung cấp thông tin một lần để dùng nhiều lần. Đến giữa tháng 6/2026, thành phố đã triển khai dịch vụ công trực tuyến cho 2.042 trong tổng số 2.188 thủ tục, tương đương 93,3%; hơn 80% trong số đó là dịch vụ trực tuyến hoàn toàn. Mức phủ rộng là bước tiến đáng kể, nhưng giá trị thật chỉ đến khi dữ liệu được truy xuất và tái sử dụng thay cho yêu cầu người dân tự mang giấy tờ.
Cải cách phải đi vào từng khâu xử lý
Một cổng trực tuyến không thể tự làm quy trình gọn hơn nếu bên trong vẫn giữ nguyên từng bước rườm rà. Tại phường Phú Nhuận, cán bộ khai thác và đối chiếu dữ liệu dân cư, hộ tịch, dữ liệu chuyên ngành và kho dữ liệu thành phố để hạn chế kê khai lặp lại. Mô hình hỗ trợ trực tuyến giúp giảm khoảng 12.000 lượt giấy tờ phải cung cấp lại. Tại phường Phú Thuận, việc rà soát trách nhiệm từng khâu, xử lý hồ sơ điện tử và bỏ thời gian chờ đã rút thời gian giải quyết thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh từ 5 ngày xuống 3 ngày làm việc, tức giảm 40%. Đây là khác biệt giữa đưa giấy tờ lên mạng và thiết kế lại cách giải quyết. Trong giai đoạn 2026-2027, thành phố dự kiến triển khai 13 đợt cao điểm xây dựng, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu quốc gia và dữ liệu chuyên ngành.
Điểm hỗ trợ gần nhà biến thao tác thành kỹ năng
Dịch vụ số có thể mở trên điện thoại nhưng vẫn xa tầm tay với người chưa quen thiết bị. Bà Đỗ Thị Lục, sinh năm 1949, đến điểm hỗ trợ tại Khu phố 13 và 14, phường Tân Bình, để học cách làm thủ tục trực tuyến; trước đó bà thường phải đến phường chờ và có lúc đi lại nhiều lần vì chưa rõ cách làm. Tại điểm này, người dân tập khai thông tin và nộp hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Cán bộ hướng dẫn từng bước, không dùng tài khoản hay làm thay, để người dân tự thực hiện. Cách làm ấy đáng nhân rộng: hỗ trợ gần nhà giảm rào cản ban đầu, còn việc tự thao tác giúp hình thành kỹ năng số thay vì tạo thói quen phụ thuộc. Ở phường Tân Sơn Hòa, đoàn viên thanh niên hướng dẫn bà Trần Kim Thảo sử dụng ứng dụng Công dân số; lực lượng tại địa phương cũng chú trọng bảo vệ tài khoản, kiểm chứng thông tin và nhận diện lừa đảo.
Nền tảng dùng chung và kỹ năng phải đi cùng nhau
Muốn dịch vụ công số bớt phiền, thành phố cần nền tảng kết nối dữ liệu và cơ quan xử lý; người dân cũng cần được chỉ dẫn đủ để sử dụng an toàn. Hai phần này không thể thay thế nhau: hệ thống tốt mà người dùng không biết tìm đúng chức năng thì tiện ích vẫn bị bỏ lỡ, còn người dân thành thạo cũng khó tránh kê khai lại nếu dữ liệu giữa các đơn vị không thông nhau. TP.HCM đã xây dựng hệ thống giải quyết thủ tục hành chính, Cổng 1022 và các nền tảng phục vụ chia sẻ, theo dõi công việc. Thành phố cũng yêu cầu rà soát thủ tục để đề xuất cắt giảm thành phần hồ sơ dựa trên dữ liệu đã công bố. Kết quả vì thế phải được đánh giá bằng trải nghiệm thực tế: ít giấy tờ hơn, thời gian rõ ràng hơn và người dân có thể tự làm được. Khi hạ tầng dùng chung, quy trình cải tiến và hướng dẫn tại khu dân cư cùng vận hành, dữ liệu mới thực sự thay được giấy tờ.
