Chuyển đổi số là đổi cách làm, không chỉ thêm công cụ
Chuyển đổi số khoa học là quá trình tổ chức lại công việc, quy trình và dữ liệu bằng công nghệ số để nâng chất lượng quản lý, xuất bản và ra quyết định. Vì thế, điểm khởi đầu không nên là mua phần mềm hay đưa hồ sơ lên mạng, mà là xác định ai làm gì, dữ liệu nào cần chuẩn hóa và quy trình nào phải thay đổi. Hai trường hợp trong lĩnh vực tạp chí và quản lý nhiệm vụ khoa học cùng củng cố nhận định này: công nghệ chỉ tạo ra giá trị khi đi kèm năng lực con người và cách vận hành thống nhất. Với một tạp chí khoa học số, điều đó trải từ tiếp nhận bản thảo, phản biện, kiểm soát liêm chính đến chuẩn hóa siêu dữ liệu. Với cơ quan quản lý, trọng tâm là theo dõi toàn bộ vòng đời nhiệm vụ khoa học trên một hệ thống có thể truy xuất.
Biên tập viên biết công cụ, nhưng tòa soạn chưa chắc đã chuyển đổi
Khảo sát thực hiện từ tháng 4 đến tháng 6/2026 thu về 106 bảng hỏi hợp lệ ở cấp tạp chí và 153 ở cấp cá nhân. Kết quả cho thấy 67,3% người được hỏi hiểu về DOI, ORCID và Crossref, nhưng chỉ 45,8% đánh giá tạp chí của mình đã chuyển đổi số hiệu quả. Khoảng cách 21,5 điểm phần trăm ấy không chứng minh rằng năng lực cá nhân trực tiếp quyết định hiệu quả tổ chức; nó cho thấy hai vấn đề khác nhau đang bị gộp làm một. Biết dùng công cụ không đồng nghĩa với việc tòa soạn đã thiết kế lại quy trình, phân công trách nhiệm và quản trị dữ liệu khoa học. Biên tập viên ngày nay phải điều phối phản biện, kiểm soát chất lượng học thuật và xử lý dữ liệu xuất bản, chứ không chỉ sửa câu chữ. Vì vậy, cần xây dựng khung năng lực số làm căn cứ tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và phát triển nghề nghiệp.
Số hóa trọn vòng đời để quản lý nhiệm vụ bằng dữ liệu
Trường hợp Phú Thọ cho thấy nền tảng dùng chung có thể biến các khâu vốn rời rạc thành một quy trình theo dõi được. Hệ thống do Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ Quốc gia triển khai quản lý trực tuyến toàn bộ vòng đời nhiệm vụ, từ kêu gọi đề xuất đến nghiệm thu. Quy trình gồm tám bước, bao quát đăng ký và tiếp nhận hồ sơ, xét chọn, ký hợp đồng, theo dõi thực hiện và đánh giá giữa kỳ. Tại Phú Thọ, Sở Khoa học và Công nghệ đã đăng hai thông báo tuyển chọn, tiếp nhận 45 hồ sơ và quản lý nhiệm vụ trên môi trường số. Người nộp hồ sơ có thể theo dõi trạng thái theo thời gian thực; cán bộ quản lý có thể tra cứu tài liệu và lịch sử xử lý. Khi dữ liệu được tập trung, chuẩn hóa và cập nhật liên tục, cơ quan quản lý có cơ sở tốt hơn để nhận diện điểm nghẽn, kiểm soát tiến độ và tăng tính minh bạch.
Nền tảng và năng lực phải được phát triển song song
Hai trường hợp không đưa ra một khuôn mẫu duy nhất, nhưng cùng chỉ về hai điều kiện không thể thiếu. Tòa soạn cần đội ngũ hiểu quy trình xuất bản số và được đào tạo theo khung năng lực rõ ràng; cơ quan quản lý cần một nền tảng thống nhất, phân quyền phù hợp, dữ liệu chuẩn hóa và lịch sử xử lý có thể truy xuất. Thiếu năng lực, hệ thống tạp chí dễ chỉ là nơi nhập thông tin; thiếu nền tảng, người giỏi công cụ vẫn phải xử lý công việc manh mún. Hướng đi hợp lý là rà soát quy trình trước, xác định chuẩn dữ liệu và trách nhiệm kế tiếp, rồi mới lựa chọn công nghệ và tổ chức đào tạo. Hệ thống tại Phú Thọ được định hướng tiếp tục hoàn thiện để có thể dùng chung cho quản lý nhiệm vụ khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo.
Kết luận: chuyển đổi số khoa học nên bắt đầu từ việc làm rõ cách dữ liệu đi qua tổ chức và ai chịu trách nhiệm ở từng khâu. Phần mềm là hạ tầng cần thiết, nhưng chỉ khi con người đủ năng lực và quy trình được thiết kế lại, nó mới giúp nâng chất lượng xuất bản và quản trị nhiệm vụ.
