Trợ lý AI hành chính: từ khái niệm đến bước chuyển tư duy
Trợ lý AI hành chính là các hệ thống trí tuệ nhân tạo được tích hợp vào quy trình xử lý thủ tục, kê khai, báo cáo và kiểm toán nhằm tự động hóa thao tác lặp lại, hỗ trợ phân tích dữ liệu và tương tác với người dân, qua đó rút ngắn thời gian chờ đợi, giảm sai sót, tăng tính minh bạch và nâng cao mức độ hài lòng với dịch vụ công. Nhìn từ những động thái mới ở nhiều cấp quản lý, câu chuyện chuyển đổi số chính phủ không còn là khẩu hiệu mà đang bước vào giai đoạn vận hành có đo lường. Các địa phương, ngành dọc chấp nhận thử nghiệm, chấp nhận rủi ro có kiểm soát, đồng thời kiên quyết giữ nguyên tắc: AI là công cụ, không phải người quyết định. Vấn đề không phải “có AI hay không”, mà là “dùng AI như thế nào để phục vụ dân tốt hơn” – đó mới là phép thử thực sự của cải cách hành chính.
Mô hình Trợ lý Nhân dân: AI công vụ cấp xã phải bắt đầu từ nhu cầu người dân
Khi một ứng dụng trí tuệ nhân tạo hỗ trợ người dân quét, nhận dạng giấy tờ, tự động điền thông tin và kiểm tra thành phần hồ sơ, đó không chỉ là cải tiến kỹ thuật mà là thay đổi trải nghiệm công dân với thủ tục hành chính. Việc thí điểm mô hình Trợ lý Nhân dân tại sáu phường Song Liễu, Nam Sơn, Phượng Liễu, Hiệp Hòa, Bắc Giang và Vũ Ninh cho thấy một lựa chọn đúng hướng: xuất phát từ khâu người dân dễ mệt mỏi nhất – nộp hồ sơ hành chính – rồi dùng AI để gỡ rối. Theo đánh giá, ứng dụng đã hỗ trợ tiếp nhận và xử lý hàng nghìn hồ sơ thủ tục hành chính tại các địa phương thí điểm, với tỷ lệ người dùng hỗ trợ giọng nói lên tới 83,2% tại phường Hiệp Hòa và hơn 60% tại phường Bắc Giang, mức độ hài lòng trên 90%. Đây là con số đáng nói, bởi nó chứng minh rằng nếu thiết kế theo ngôn ngữ, thói quen của người dân, trợ lý AI hành chính không phải thứ xa lạ mà trở thành “cửa đầu tiên” để tiếp cận chính quyền.
Điểm tích cực là mô hình không xem nhẹ yếu tố an toàn thông tin: hệ thống được triển khai trên hạ tầng độc lập trong nước, có kiểm soát truy cập, xác thực nhiều lớp, tự động xóa dữ liệu tạm và quét mã độc trong tài liệu tải lên. Mức bảo đảm an toàn hệ thống thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân đã được phê duyệt ở cấp độ 3, đủ điều kiện triển khai diện rộng. Các lãnh đạo phường Song Liễu, Phượng Liễu và Nam Sơn đã đề xuất sớm nhân rộng mô hình, đồng thời yêu cầu nhà cung cấp tiếp tục cải tiến chức năng, giao diện để thân thiện và dễ dùng hơn. Điều đó cho thấy một bài học quan trọng: AI công vụ cấp xã phải là sản phẩm đồng sáng tạo giữa công nghệ và người dùng tuyến đầu, nếu không sẽ dễ trở thành phần mềm “để đó”. Khi chính quyền lắng nghe phản hồi và chấp nhận chỉnh sửa liên tục, trợ lý AI hành chính mới đủ sức trở thành nền tảng bền vững cho cải cách.
Đào tạo ở Bình Minh: AI công vụ cấp xã chỉ hiệu quả khi cán bộ làm chủ công nghệ
Nếu ở Bắc Ninh, AI hiện diện ở quầy một cửa, thì tại xã Bình Minh (Quảng Ngãi), câu chuyện lại bắt đầu từ lớp học. Trung tâm Phát triển phần mềm thuộc một trường đại học đã tổ chức khóa đào tạo ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong công việc hành chính cho 200 cán bộ, công chức và người lao động của Ủy ban nhân dân xã. Động thái này cho thấy một quan điểm đúng: AI công vụ cấp xã không chỉ là mua phần mềm, mà là nâng năng lực con người để sử dụng phần mềm một cách thông minh. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Bình Minh nhấn mạnh vai trò chuyển đổi số trong quản lý, điều hành tại địa phương, khẳng định việc nâng cao năng lực số, chủ động tiếp cận và áp dụng công nghệ mới, nhất là AI, có ý nghĩa thiết thực trong nâng hiệu quả công việc và chất lượng phục vụ nhân dân. Không có nhận thức đó, AI sẽ bị coi như “việc thêm”, chứ không phải “cách làm mới”.
Ở cấp cơ sở, cán bộ thường bị quá tải bởi yêu cầu xử lý thông tin, soạn thảo văn bản, lập báo cáo, tổng hợp số liệu mỗi ngày. Thay vì trông đợi tăng biên chế, việc trang bị kỹ năng dùng AI để hỗ trợ các khâu này là hướng đi thực tế. Theo chia sẻ, trong bối cảnh đẩy nhanh chuyển đổi số ở cấp cơ sở, AI mở ra nhiều khả năng hỗ trợ cán bộ, công chức trong xử lý thông tin, dự thảo văn bản, tổng hợp báo cáo, thực hiện công việc hành chính thường ngày. Việc trang bị kỹ năng dùng công nghệ góp phần đổi mới phương pháp làm việc, hướng tới nền hành chính linh hoạt, hiệu quả, đáp ứng tốt hơn nhu cầu người dân. Nói cách khác, nếu coi AI là “cộng sự số” chứ không phải “mối đe dọa nghề nghiệp”, cấp xã có thể trở thành điểm sáng của chuyển đổi số chính phủ, nơi người dân thấy được lợi ích cụ thể từ việc cải cách.
Kiểm toán AI: chuyển đổi số chính phủ không được bỏ qua kỷ luật dữ liệu
Ở cấp kiểm toán nhà nước, việc ứng dụng AI mang một sắc thái khác: thay vì tập trung vào tương tác với người dân, trọng tâm nằm ở khai thác dữ liệu và bảo vệ bí mật nghề nghiệp. Một chương trình trao đổi chuyên đề giữa đơn vị kiểm toán khu vực XI và cơ quan công nghệ thông tin đã bàn về ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong hoạt động kiểm toán, đồng thời nhấn mạnh bảo đảm an toàn thông tin trong bối cảnh chuyển đổi số. Nội dung thảo luận tập trung vào khả năng dùng AI để tìm kiếm, tổng hợp, xử lý và phân tích thông tin, dữ liệu, qua đó giúp công chức giảm thời gian cho các công việc thủ công, nâng hiệu quả khai thác dữ liệu và phục vụ hoạt động chuyên môn. Tuy vậy, thông điệp xuyên suốt là rõ ràng: AI được xác định là công cụ hỗ trợ quá trình xử lý công việc, không thay thế việc kiểm tra, đánh giá và quyết định của người thực hiện nhiệm vụ. Với ngành kiểm toán, đó là ranh giới không thể bị mờ đi.
Điểm đáng chú ý là thái độ thận trọng với dữ liệu bí mật. Các đại biểu đã trao đổi về nguy cơ mất an toàn thông tin khi đưa dữ liệu nội bộ, tài liệu chưa công khai hoặc thông tin thuộc phạm vi bảo mật lên các nền tảng AI bên ngoài. Nguyên tắc được nhấn mạnh là: "Không đưa dữ liệu không được công khai vào hệ thống AI không được kiểm soát". Đây không chỉ là cảnh báo cho ngành kiểm toán, mà là lời nhắc chung cho mọi nơi đang triển khai trợ lý AI hành chính: chuyển đổi số chính phủ không thể đồng nghĩa với việc dữ liệu công vụ bị "thả trôi" trên hạ tầng không kiểm soát. Cơ quan công nghệ thông tin ghi nhận các vấn đề được trao đổi và sẽ tiếp tục cải tiến tính năng thiết yếu, đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống và nghiên cứu tích hợp giải pháp công nghệ phù hợp nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản lý, điều hành và hoạt động chuyên môn của kiểm toán nhà nước. Nếu không đặt kỷ luật dữ liệu lên trên, kiểm toán AI có thể trở thành rủi ro hệ thống, thay vì là công cụ nâng chất lượng giám sát.
AI nộp thuế điện tử: khi ngành thuế chọn biến áp lực thủ tục thành cơ hội chuyên nghiệp hóa
Ngành thuế là một trong những lĩnh vực mà người dân và doanh nghiệp tiếp xúc thường xuyên, với nhiều thủ tục dễ gây áp lực. Thay vì chỉ ban hành thêm hướng dẫn, một tổ chức tư vấn thuế đã chọn cách mở lớp cập nhật trực tuyến về những điểm mới của thủ tục khai thuế, nộp thuế, giao dịch thuế điện tử và ứng dụng AI trong thực hành kế toán, thuế. Buổi sáng, đại diện tổ phần mềm ứng dụng thuộc ban chuyển đổi số của cơ quan thuế chia sẻ các điểm mới trong quy trình tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả thủ tục hành chính cho người nộp thuế; cách nộp thuế điện tử theo ID khoản nộp; khai thác và tra cứu thông tin dành cho người nộp thuế. Chiều đến, hai chuyên gia tư vấn tập trung vào chủ đề "AI cho kế toán, người làm thuế và đại lý thuế – từ công cụ đến tư duy làm chủ", từ đó nhấn mạnh: muốn dùng AI nộp thuế điện tử hiệu quả, người làm nghề phải thay đổi tư duy, không chỉ học thêm thao tác.
Điều đáng giá ở lớp học này là đối tượng tham dự: lãnh đạo đơn vị, giám đốc tài chính, kế toán trưởng, kế toán viên của doanh nghiệp, tổ chức và các cá nhân quan tâm pháp luật thuế, kế toán. Những người trực tiếp xử lý hồ sơ nộp thuế điện tử, giao dịch thuế điện tử được hỗ trợ cập nhật quy định, chức năng mới, đồng thời học cách "giao việc cho AI" và sử dụng AI trong nghề kế toán, tư vấn thuế. Sau khóa học, cá nhân hoạt động kinh doanh dịch vụ làm thủ tục thuế được cấp giấy xác nhận số giờ học cập nhật theo quy định của cơ quan tài chính. Đó là một tín hiệu tích cực: AI nộp thuế điện tử không bị coi là "thứ ngoài nghề", mà được gắn thẳng vào chuẩn nghề nghiệp. Khi những người giữ vai trò then chốt trong chuỗi thủ tục thuế coi AI là phần trong năng lực chuyên môn, hiệu quả và minh bạch trong quản lý thuế sẽ được cải thiện từ bên trong, chứ không chỉ nhờ vào áp lực kiểm tra từ bên ngoài.
