Bắt đầu từ quy tắc của đúng hiệp định
Quy tắc xuất xứ là bộ tiêu chí xác định hàng hóa được coi là có xuất xứ từ một nước hoặc khu vực thành viên để được hưởng ưu đãi theo hiệp định thương mại tương ứng. Mỗi FTA có quy tắc xuất xứ riêng, vì vậy doanh nghiệp không thể dùng một cách xác định chung cho mọi thị trường hay mặt hàng. Tùy sản phẩm, tiêu chí có thể là được sản xuất toàn bộ tại nước thành viên, chuyển đổi mã số hàng hóa, đạt tỷ lệ hàm lượng giá trị khu vực hoặc trải qua công đoạn gia công, chế biến cụ thể.
Điểm khởi đầu thực tế là đối chiếu mã HS của sản phẩm với quy tắc cụ thể mặt hàng (PSR), rồi xem xét nguồn nguyên liệu, khả năng cộng gộp và hồ sơ cần lưu. Nếu cùng một thị trường có nhiều FTA, đừng chọn hiệp định chỉ vì mức thuế danh nghĩa hấp dẫn: hãy so cả tiêu chí xuất xứ, chi phí chứng minh và yêu cầu lưu trữ chứng từ. Một lựa chọn phù hợp phải khả thi với chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất của doanh nghiệp.
Xây kho chứng cứ trước khi xin C/O
C/O là chứng từ giúp doanh nghiệp chứng minh xuất xứ; bản thân giấy chứng nhận không thay thế năng lực đáp ứng quy tắc xuất xứ. Khi cơ quan có thẩm quyền nước nhập khẩu xác minh lô hàng, doanh nghiệp vẫn phải đưa ra tài liệu đủ sức chứng minh thông tin đã khai báo. Vì vậy, chỉ lưu hóa đơn mua hàng hoặc tuyên bố chung của nhà cung cấp là chưa đủ nếu thiếu mã HS, định mức nguyên liệu và thông tin về quy trình sản xuất.
Doanh nghiệp nên xây dựng kho chứng cứ liên kết từ chứng từ xuất xứ thành phẩm tới lệnh sản xuất, định mức thực tế, phiếu xuất kho, hóa đơn mua nguyên liệu và tờ khai nhập khẩu. Hồ sơ cần truy xuất được theo từng sản phẩm và lô hàng, đồng thời khớp với dữ liệu sản xuất, mua hàng và xuất khẩu. Cách quản trị này vừa giúp chuẩn bị hồ sơ xin C/O, vừa giảm nguy cơ lúng túng khi hậu kiểm và tạo cơ sở để tận dụng cơ chế cộng gộp nguyên liệu trong các FTA.
Thủ tục gọn hơn không thay hồ sơ chứng minh
Từ ngày 1/5/2026, 36 thủ tục hành chính về cấp C/O được sửa đổi, bổ sung, bao quát gần như toàn bộ hoạt động chứng nhận xuất xứ. Trong đó có 20 thủ tục cấp C/O ưu đãi, 9 thủ tục cấp C/O không ưu đãi và chứng nhận đặc thù, cùng 7 thủ tục khác liên quan đến các trường hợp như cấp sau, cấp lại, cấp giáp lưng và tự chứng nhận trong ASEAN. Đây là thay đổi đáng hoan nghênh vì giảm việc giấy tờ, nhưng không làm nhẹ đi trách nhiệm chứng minh hàng hóa đáp ứng tiêu chí xuất xứ.
Một điểm mới thiết thực là doanh nghiệp không còn phải nộp bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trong hồ sơ, do cơ quan cấp C/O tra cứu trên cơ sở dữ liệu quốc gia. Với một số mẫu, chứng từ đã nộp ở lần đề nghị đầu tiên còn có thể được sử dụng trong hai năm. Doanh nghiệp nên cập nhật quy trình nội bộ theo thủ tục áp dụng cho từng mẫu C/O, đồng thời duy trì hồ sơ nguồn gốc riêng; quy trình hành chính gọn hơn không thể bù cho dữ liệu nguyên liệu thiếu hoặc sai.
Dùng linh hoạt cơ chế chứng nhận trong VEFTA
VEFTA bổ sung lựa chọn về chứng nhận xuất xứ, qua đó tạo thêm dư địa để doanh nghiệp tổ chức sản xuất và đáp ứng quy tắc của hiệp định. Nhưng ưu đãi không tự động phát sinh: doanh nghiệp vẫn cần tra đúng mã HS, thị trường đích và tiêu chí xuất xứ áp dụng. Khi thiết kế nguồn cung, cần kiểm tra thành phần nguyên liệu và các công đoạn sản xuất có đáp ứng quy tắc hay không, thay vì đợi đến lúc chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu mới rà soát.
Các lựa chọn chứng nhận chỉ phát huy tác dụng khi khớp với cách doanh nghiệp vận hành và khả năng lưu chứng từ. Bài học từ những FTA khác cũng cho thấy doanh nghiệp cần hiểu cả tiêu chí xuất xứ lẫn hình thức chứng nhận được phép dùng cho lô hàng; một số hiệp định có C/O, cơ chế tự chứng nhận hoặc quy định cộng gộp riêng. Hãy đánh giá sớm sản phẩm tiềm năng, nguồn cung và hồ sơ, rồi chọn cơ chế khả thi nhất. Đó mới là cách biến cam kết thuế quan thành lợi ích xuất khẩu có thể bảo vệ khi bị xác minh.
