Trợ lý ảo AI là gì và vì sao TPHCM chọn đi nước rút?
Trợ lý ảo AI trong khu vực công là các tài khoản trí tuệ nhân tạo có bản quyền, được cấu hình phục vụ soạn thảo, tổng hợp và phân tích thông tin, hỗ trợ công chức trong quy trình xử lý công vụ và tự động hóa hành chính, nhằm giảm tải nhiệm vụ lặp lại và rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ. Thành phố Hồ Chí Minh không chỉ thử nghiệm mà đang đi một bước rất rõ: chuyển việc dùng AI từ tự phát sang chính quy trong các cơ quan nhà nước. Tính đến ngày 26/8, Sở Khoa học và Công nghệ đã cấp 319 tài khoản trợ lý ảo AI có bản quyền cho các cơ quan cấp thành phố và UBND cấp xã. Đây là quyết định mang tính quan điểm: hoặc chấp nhận AI như một “công cụ tăng tốc” bắt buộc phải thành thạo, hoặc tụt lại phía sau trong cuộc đua năng suất hành chính.
Công chức giảm tải: từ soạn thảo văn bản đến truyền thông
Nếu trước đây, công chức phải tự tay soạn từng dự thảo, chắp vá thông tin từ nhiều nguồn, thì nay trợ lý ảo AI đã thay thế phần việc nặng nhọc đó. Nhiều lãnh đạo dùng ChatGPT và các công cụ tương tự để tư vấn, tổng hợp thông tin, hỗ trợ xây dựng bài phát biểu. Trong công việc thường nhật, AI được dùng để soạn thảo văn bản, tổng hợp báo cáo, phân tích tài liệu, thậm chí đảm nhiệm một phần công tác truyền thông. Hơn 558 cán bộ đã tham gia 4 lớp tập huấn về Gemini, NotebookLM, ChatGPT, Canva, với nội dung tập trung vào soạn thảo, phân tích thông tin, xây dựng báo cáo, kế hoạch. Nói cách khác, trợ lý ảo AI trở thành “bộ nhớ phụ” và “bút ký số” cho công chức, giúp công chức giảm tải những khâu lặp lại, dành thời gian cho quyết định và trách nhiệm.
Tự động hóa hành chính: khi bản đồ, camera và sổ tay số cùng nói chung một ngôn ngữ
Điểm đáng bàn không phải là AI có mặt trong cơ quan nhà nước, mà là mức độ tự động hóa hành chính mà nó đem lại. Việc vẽ bản đồ tinh gọn bộ máy quận huyện – vốn thủ công có thể mất vài tháng – nay được AI hỗ trợ thực hiện nhanh chóng, rút ngắn đáng kể thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Ở phường Minh Phụng, hơn 40 sổ tay điện tử trên nền tảng Gemini Notebook giúp rút ngắn thời gian tra cứu văn bản, giảm sai sót và nâng tỷ lệ hồ sơ trực tuyến đạt chuẩn; người dân có thể tự tra cứu thủ tục qua mã QR. Trong quản lý giao thông, hệ thống camera AI tại 216 nút giao thu thập dữ liệu tự động để điều chỉnh đèn tín hiệu, qua đó giảm khoảng 15% thời gian chờ đèn và góp phần giảm ùn tắc cục bộ. Đó là tự động hóa hành chính theo đúng nghĩa: dữ liệu chảy liên tục, quyết định được hỗ trợ theo thời gian gần thực.
Hiệu quả xử lý công vụ: lợi ích rõ, nhưng không tự động có được
Theo Sở Khoa học và Công nghệ, ứng dụng AI bước đầu mang lại hiệu quả tích cực, giúp nâng cao năng suất và giảm tải công việc hành chính. Nói cách khác, hiệu quả xử lý công vụ không chỉ đến từ thêm người, mà đến từ thêm “năng lực số”. Chương trình nghiên cứu và ứng dụng trí tuệ nhân tạo của thành phố đang từng bước đưa AI vào điều hành và thực thi công vụ, gắn với chuyển đổi số và phát triển hạ tầng dữ liệu. Tuy vậy, AI không tự biến thành hiệu quả nếu công chức không thay đổi cách làm. Việc tổ chức 8 lớp bồi dưỡng cho hơn 1.100 cán bộ, công chức – với 70% thời lượng dành cho thực hành – cho thấy thành phố hiểu rõ rủi ro “mua công cụ nhưng không dùng hết công năng”. Hiệu quả hay không sẽ phụ thuộc vào việc AI được dùng như một thói quen nghề nghiệp mới, chứ không phải phong trào ngắn hạn.
Từ thí điểm đến hệ sinh thái AI trong bộ máy công
Việc cấp 319 tài khoản trợ lý ảo AI mới chỉ là phần nổi của một chiến lược dài hơi hơn nhiều. Các dự án đang nghiên cứu gồm: phần mềm AI phát hiện vi phạm quảng cáo trong y tế, ứng dụng mô hình ngôn ngữ lớn phục vụ quản lý nhà nước, hệ thống quản lý dự án bồi thường – giải phóng mặt bằng tích hợp GIS, hệ thống quản lý bệnh truyền nhiễm và các nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu đất đai, quy hoạch, xây dựng. “The provision of AI virtual assistants to officials is within the framework of the Artificial Intelligence Research and Application Program that Ho Chi Minh City is implementing”. Nếu tiếp tục kiên định hướng này, TPHCM có cơ hội xây dựng một hệ sinh thái AI thống nhất trong bộ máy công, nơi trợ lý ảo AI không chỉ giúp công chức giảm tải, mà còn tạo ra chuẩn mới cho cách nhà nước xử lý dữ liệu, ra quyết định và phục vụ người dân.
