Từ sử dụng tự phát đến mô hình trợ lý ảo AI chính quy trong khu vực công
Trợ lý ảo AI trong khu vực công là các tài khoản trí tuệ nhân tạo được cấp chính thức cho cơ quan nhà nước để hỗ trợ công chức soạn thảo văn bản, tổng hợp thông tin, truyền thông, phân tích dữ liệu và xử lý công việc hành chính với tốc độ nhanh hơn, độ chính xác cao hơn, qua đó nâng hiệu quả công chức và giảm tải khối lượng công việc thủ công vốn kéo dài và dễ sai sót. Điểm đáng chú ý ở TPHCM là chính quyền không còn để cán bộ tự dùng công cụ AI một cách tự phát mà chuyển sang mô hình chính quy, được cấp bản quyền, tập huấn và gắn với chương trình nghiên cứu, ứng dụng trí tuệ nhân tạo của thành phố. Về bản chất, đây là bước chuyển từ việc coi AI như tiện ích cá nhân sang coi nó như hạ tầng làm việc bắt buộc phải có, tương tự email công vụ hay hệ thống quản lý văn bản điện tử. Chính quyền chấp nhận một thực tế: nếu không có trợ lý ảo AI, bộ máy hành chính sẽ khó bắt kịp nhu cầu xử lý thông tin ngày càng lớn.
Con số biết nói: 319 tài khoản trợ lý ảo AI và hàng trăm cán bộ được đào tạo
Ít có sáng kiến công nghệ nào trong khu vực công lại được triển khai nhanh và rộng như trợ lý ảo AI ở TPHCM. Tính đến ngày 26/8, thành phố đã cấp 319 tài khoản trợ lý ảo AI có bản quyền cho các cơ quan cấp thành phố và UBND cấp xã. Đây không phải là vài dự án thí điểm nhỏ lẻ mà là một lớp hạ tầng số mới được dàn trải đều lên bộ máy hành chính. Đi kèm với đó là chiến lược đào tạo khá bài bản: bốn lớp tập huấn cho 558 học viên về các công cụ như Gemini, NotebookLM, ChatGPT, Canva trong soạn thảo văn bản, tổng hợp, phân tích thông tin và xây dựng báo cáo, kế hoạch; cùng tám lớp bồi dưỡng cho hơn 1.100 cán bộ, công chức nhằm trang bị kỹ năng xử lý công việc hành chính với AI. Câu nói “AI đã trở thành một trợ lý không thể thiếu trong công tác hàng ngày của cán bộ, công chức” không còn là khẩu hiệu mà bám sát thực tế sử dụng ở nhiều cấp chính quyền.
Giảm tải xử lý công việc hành chính: khi tự động hóa văn bản trở thành tiêu chuẩn
Cốt lõi của mô hình trợ lý ảo AI tại TPHCM là tự động hóa văn bản và các tác vụ thông tin – những việc vốn ngốn thời gian lớn của công chức. Lãnh đạo thành phố dùng ChatGPT để tư vấn, tổng hợp thông tin và hỗ trợ xây dựng bài phát biểu; cán bộ ở cơ sở dùng AI tạo sinh để soạn thảo văn bản, tổng hợp báo cáo, phân tích tài liệu và cập nhật kiến thức mới. Theo Sở Khoa học và Công nghệ, ứng dụng AI bước đầu mang lại hiệu quả tích cực, giúp nâng cao năng suất, giảm tải công việc hành chính. Mấu chốt ở đây là thái độ chính sách: thay vì lo ngại AI thay thế con người, thành phố coi trợ lý ảo AI là công cụ buộc phải dùng để giải phóng công chức khỏi những thao tác lặp lại, để họ tập trung vào quyết định và tương tác với người dân. Khi soạn thảo văn bản, tổng hợp báo cáo hay xử lý công việc hành chính được AI hỗ trợ mạnh, khái niệm hiệu quả công chức không còn đo bằng thời gian ngồi bàn giấy, mà bằng chất lượng kết quả và tốc độ phục vụ.
Tác động thực tế: từ bản đồ hành chính đến sổ tay điện tử và QR cho người dân
Nếu chỉ dừng ở chuyện hỗ trợ soạn văn bản, trợ lý ảo AI sẽ dễ bị coi là một tiện ích văn phòng. Nhưng các ví dụ thực tế tại TPHCM cho thấy nó đang trở thành lớp động cơ xử lý dữ liệu cho cả hệ thống. Việc vẽ bản đồ tinh gọn bộ máy quận huyện trong quá trình sắp xếp đơn vị hành chính, nếu làm thủ công có thể mất vài tháng, trong khi dùng AI có thể thực hiện nhanh chóng. Đây là sự chênh lệch thời gian mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng khó bỏ qua. Ở phường Minh Phụng, AI được coi là “trợ lý tăng tốc” khi hơn 40 sổ tay điện tử trên nền tảng Gemini Notebook giúp rút ngắn thời gian tra cứu văn bản, giảm sai sót và nâng tỷ lệ hồ sơ trực tuyến đạt chuẩn; người dân có thể tự tra cứu thủ tục qua mã QR. Câu chuyện QR không chỉ là tiện lợi bề nổi, mà là biểu hiện của một bộ máy đã dám để trợ lý ảo AI đứng giữa khâu tra cứu, tiêu chuẩn hóa quy trình và tương tác với người dân.
Bài học mô hình: AI trong quản trị nhà nước là hạ tầng, không phải phong trào
Điều quan trọng nhất từ kinh nghiệm TPHCM là cách họ coi trợ lý ảo AI như một phần của chương trình nghiên cứu và ứng dụng trí tuệ nhân tạo, gắn chặt với chuyển đổi số và phát triển hạ tầng dữ liệu. Thành phố triển khai AI không chỉ để viết vài câu chữ hay mà để hỗ trợ phân tích dữ liệu, nhận diện xu hướng, giúp lãnh đạo ra quyết định, và ứng dụng sâu vào giám sát giao thông, y tế, quy hoạch, quản lý đất đai, bồi thường giải phóng mặt bằng…. Việc chuyển từ sử dụng tự phát sang cấp bản quyền trợ lý ảo AI cho khu vực công cho thấy một mô hình có thể mở rộng ra nhiều địa phương khác: chuẩn hóa công cụ, đào tạo người dùng, gắn với các hệ thống như GIS, Digital Twin, trung tâm điều hành thông minh. Nếu coi trợ lý ảo AI là hạ tầng bắt buộc trong quản trị nhà nước – giống như mạng nội bộ hay hệ thống văn thư – thì cải cách hành chính sẽ không chỉ là sửa quy trình, mà là nâng cấp “động cơ xử lý” của cả bộ máy. Bài học từ TPHCM là rõ ràng: muốn tăng hiệu quả công chức trong kỷ nguyên dữ liệu, phải dám để AI trở thành cộng sự chính thức chứ không phải công cụ phụ.
