Ứng dụng hỗ trợ kê khai, không thay thế quy trình tiếp nhận
Trợ lý Nhân dân là ứng dụng hành chính chạy trên máy tính tại quầy, nhận dạng thông tin trên giấy tờ, điền biểu mẫu điện tử, số hóa hồ sơ và hướng dẫn người dân bằng hình ảnh hoặc giọng nói. Giá trị của công cụ nằm ở việc giảm thao tác lặp lại mà không thay đổi thẩm quyền hay quy trình giải quyết thủ tục hành chính.
Bắc Ninh đưa ứng dụng vào vận hành thí điểm tại Trung tâm Phục vụ hành chính công để hỗ trợ người dân kê khai, hoàn thiện hồ sơ. Người dân vẫn chủ động rà soát, xác nhận và nộp hồ sơ; công chức tiếp tục kiểm tra giấy tờ bản gốc, thành phần hồ sơ và quyết định tiếp nhận theo quy định. Cách phân định này là cần thiết: công nghệ có thể giúp điền thông tin nhanh hơn, nhưng trách nhiệm pháp lý vẫn thuộc về người dân và cán bộ có thẩm quyền.
Kết quả bước đầu tạo cơ sở để mở rộng có kiểm soát
Sau thời gian triển khai, ứng dụng đã hỗ trợ hồ sơ tại các địa phương với quy mô đáng kể. Tính đến hết ngày 20/10, phường Bắc Giang ghi nhận 2.111 hồ sơ thuộc 44 thủ tục; Hiệp Hòa có 2.618 hồ sơ thuộc 29 thủ tục; Nam Sơn có 2.166 hồ sơ thuộc 28 thủ tục. Tại Phương Liễu, 1.956 trong tổng số 2.675 hồ sơ được thực hiện qua ứng dụng, tương đương 73,12%.
Thời gian hoàn thiện một hồ sơ được rút từ khoảng 8–10 phút xuống còn 2–3 phút. Đây là lợi ích thiết thực ở quầy dịch vụ công, nhất là với những thủ tục phát sinh thường xuyên như chứng thực và hộ tịch. Trên cơ sở kết quả này, thành phố thống nhất chọn 15 xã, phường đủ điều kiện để thí điểm có kiểm soát trên diện rộng. Mở rộng theo từng bước hợp lý hơn triển khai đồng loạt khi chất lượng nhận dạng, tốc độ xử lý và khả năng bảo vệ dữ liệu vẫn cần được theo dõi.
Các địa phương đã phản ánh tình trạng xử lý chậm, nhận dạng hoặc tự động điền chưa chính xác, dữ liệu địa danh chưa cập nhật đầy đủ và cỡ chữ khó đọc với người cao tuổi. Những điểm yếu này cần được khắc phục song song với việc mở rộng, thay vì xem tỷ lệ sử dụng là thước đo duy nhất.
Tập huấn 99 xã, phường để đưa công cụ vào thực tế
Cán bộ, công chức tại 99 xã, phường được hướng dẫn trực tiếp cách cài tiện ích trên trình duyệt, đăng nhập tài khoản phân quyền và thực hành quy trình hỗ trợ tại quầy. Nội dung tập huấn bao gồm chuẩn bị máy tính, tai nghe, máy quét; hỗ trợ người dân đăng nhập VNeID; rà soát thông tin tự điền; đính kèm tệp và chuyển hồ sơ sang hệ thống tiếp nhận.
Việc tập huấn cũng đề cập xử lý lỗi kỹ thuật, bảo mật dữ liệu cá nhân và quản lý tài khoản vận hành. Sau hội nghị, các đơn vị được yêu cầu bố trí thiết bị phù hợp, phân công công chức phụ trách và phản ánh vướng mắc tới đầu mối hỗ trợ. Đây là phần việc quyết định ứng dụng có trở thành công cụ hữu ích hay chỉ dừng ở thao tác trình diễn: người dân cần được hướng dẫn nhất quán, còn cán bộ phải biết khi nào cần kiểm tra lại thông tin thay vì tin hoàn toàn vào kết quả tự động.
Đa Mai bắt đầu áp dụng trong đợt thí điểm
Phường Đa Mai nằm trong nhóm 15 xã, phường tham gia giai đoạn đầu của đợt thí điểm có kiểm soát. Địa phương bắt đầu áp dụng ứng dụng từ chiều 28/10/2026; sau hai ngày vận hành, công cụ đã hỗ trợ nhận dạng giấy tờ, điền biểu mẫu, kiểm tra thành phần hồ sơ và đính kèm tài liệu.
Phường phân công lãnh đạo phụ trách chung, đồng thời giao một cán bộ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công làm đầu mối phối hợp với cấp thành phố. Cách tổ chức này giúp việc xử lý sự cố và hướng dẫn công dân có người chịu trách nhiệm cụ thể. Đa Mai cũng rà soát hạ tầng sẵn có và bố trí cán bộ hỗ trợ tại Bộ phận Một cửa, thay vì mặc định rằng người dân sẽ tự làm quen với ứng dụng.
Bước tiếp theo là tiếp tục hoàn thiện biểu mẫu, quy trình nghiệp vụ và tài liệu hướng dẫn, đồng thời kiểm tra khả năng vận hành khi số người dùng tăng. Thí điểm có kiểm soát chỉ có ý nghĩa nếu phản hồi tại quầy được chuyển thành cải tiến cụ thể.
Mở rộng phải đi cùng chất lượng phục vụ
Trợ lý Nhân dân có triển vọng rút ngắn thời gian làm hồ sơ và giúp người dân tiếp cận dịch vụ công thuận tiện hơn, nhưng hiệu quả không thể chỉ tính bằng số địa phương cài đặt. Độ chính xác khi nhận dạng giấy tờ, khả năng sử dụng với người lớn tuổi, tốc độ xử lý và an toàn dữ liệu mới là những tiêu chí quyết định trải nghiệm.
Việc tập huấn cán bộ ở 99 xã, phường và đưa Đa Mai vào nhóm thí điểm cho thấy Bắc Ninh đang chuẩn bị cả con người lẫn hạ tầng trước khi nhân rộng. Hướng đi này đáng ủng hộ, miễn là quy trình tiếp nhận vẫn minh bạch, công chức giữ đúng trách nhiệm và các lỗi được xử lý trước khi phạm vi sử dụng tăng thêm. Công nghệ chỉ thực sự phục vụ người dân khi thủ tục trở nên nhanh hơn mà quyền được kiểm tra, xác nhận và bảo vệ thông tin không bị suy giảm.
