Khối lượng việc lớn đòi hỏi cách điều hành mới
Nền tảng số chính quyền là tập hợp các hệ thống và công cụ điện tử giúp cơ quan nhà nước quản lý công việc, trao đổi thông tin và cung cấp dịch vụ cho người dân trên môi trường số. Giá trị của chúng không nằm ở số lượng phần mềm, mà ở khả năng giúp việc được xử lý đúng nơi, đúng lúc và không đứt quãng.
Mô hình chính quyền địa phương hai cấp mở rộng phạm vi quản lý và làm tăng khối lượng việc ở cấp cơ sở, trong khi nhiều yêu cầu vẫn cần được giải quyết kịp thời, chính xác. Nếu mỗi khâu tiếp tục dựa vào văn bản giấy, trao đổi rời rạc hay nhập lại thông tin, cán bộ mất thời gian phối hợp còn người dân phải chờ lâu hơn. Vì vậy, chuyển quy trình lên môi trường số không phải việc trang trí cho bộ máy hiện đại; đó là cách tổ chức công việc phù hợp hơn với áp lực mới.
Các địa phương đã đưa vào vận hành hệ thống xử lý thủ tục hành chính, quản lý văn bản, thư điện tử công vụ, hội nghị trực tuyến, phòng họp không giấy và chữ ký số. Những công cụ này có thể rút ngắn đường đi của hồ sơ và giúp lãnh đạo theo dõi tiến độ. Nhưng nếu mỗi hệ thống chỉ giải quyết một khâu riêng, công nghệ vẫn chưa tháo được nút thắt cốt lõi: phối hợp liên ngành.
Liên thông mới biến phần mềm thành năng lực quản lý
Một chính quyền cơ sở số chỉ vận hành hiệu quả khi các hệ thống trao đổi được dữ liệu và cán bộ có thể dùng lại thông tin đã có. Bắc Ninh hiện quản lý, vận hành 18 nền tảng và hệ thống thông tin dùng chung, phục vụ điều hành nội bộ, cung cấp dịch vụ và kết nối dữ liệu. Quy mô ấy cho thấy hạ tầng đã hình thành, nhưng số lượng hệ thống tự nó không bảo đảm công việc liên thông.
Kho dữ liệu số của thành phố đã tích hợp hơn 250 giao diện lập trình ứng dụng, kết nối thông tin về dân cư, giáo dục, y tế và nhiều lĩnh vực khác. Tuy nhiên, dữ liệu còn phân tán, khả năng chia sẻ và mức độ đồng bộ tiêu chuẩn kỹ thuật vẫn là điểm nghẽn. Theo ông Nguyễn Đức Nam, Phó Giám đốc Trung tâm Đổi mới sáng tạo và Chuyển đổi số, các nền tảng dùng chung cần chuyển mạnh sang tăng kết nối, chia sẻ và tái sử dụng dữ liệu. Đây là điều kiện để hạn chế nhập liệu lặp, giảm sai sót và để cơ quan xử lý hồ sơ dựa trên thông tin nhất quán.
Bài học đáng chú ý là dữ liệu dùng chung phải được chuẩn hóa cùng với quy trình, quyền truy cập và trách nhiệm cập nhật. Nếu không, kết nối kỹ thuật có thể chỉ chuyển sự phân mảnh từ màn hình này sang màn hình khác. Khi hệ thống được chuẩn hóa và liên thông, thời gian xử lý có thể giảm, còn người dân thuận tiện hơn khi làm thủ tục và tra cứu thông tin.
Hiệu quả được đo bằng trải nghiệm của người dân
Nền tảng chỉ đáng giá khi người dân nhận được phản hồi rõ ràng hơn, thay vì phải dò hỏi nhiều nơi. Tại Bắc Ninh, phản ánh của chị Nguyễn Thị Hà về một miệng cống hở, tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn gần hầm chui dân sinh, được cơ quan chuyên môn tiếp nhận và xử lý sau một tuần. Đây là minh chứng cụ thể cho việc kênh số có thể đưa vấn đề tại địa bàn đến đúng đơn vị phụ trách, đồng thời tạo dấu vết để theo dõi tiến độ.
Ở Ninh Bình, Ứng dụng Công dân số NinhBinh-S ghi nhận gần 7.000 người cập nhật sử dụng trong 10 ngày đầu hoạt động. Ứng dụng cùng các nền tảng quản trị số cấp xã, hệ thống báo cáo và Trung tâm Giám sát, điều hành thông minh được triển khai tại 13 xã, phường. Những con số này cho thấy người dân có thể tiếp cận kênh số nhanh chóng, nhưng mức độ sử dụng ban đầu chưa đủ để khẳng định dịch vụ đã thuận tiện cho mọi nhóm.
Muốn niềm tin tăng lên, chính quyền cần công khai tình trạng tiếp nhận, chuyển xử lý và kết quả phản ánh; đồng thời duy trì lựa chọn hỗ trợ trực tiếp cho người ít kỹ năng số. Công nghệ không thay thế trách nhiệm giải quyết, mà khiến trách nhiệm ấy dễ nhìn thấy và kiểm chứng hơn.
Ưu tiên sắp tới: chuẩn hóa trước, mở rộng sau
Bước tiếp theo không nên là bổ sung phần mềm theo phong trào, mà là làm cho các hệ thống đang có phối hợp trơn tru. Bắc Ninh xác định cần nâng khả năng liên thông và chất lượng dữ liệu, nghiên cứu hợp nhất các nhánh nền tảng tích hợp, hoàn thiện phương án hạ tầng trung tâm dữ liệu, nâng cấp kho dữ liệu và cập nhật bản đồ số theo địa giới hành chính mới. Đây là những việc ít gây chú ý hơn một ứng dụng mới, nhưng quyết định liệu cán bộ có thực sự xử lý công việc nhanh hơn hay không.
Trong quý III năm 2026, các địa phương, đơn vị tiếp tục đề xuất, thí điểm và nhân rộng sáng kiến cải cách hành chính, tập trung đơn giản hóa thủ tục, nâng chất lượng dịch vụ công trực tuyến và ứng dụng công nghệ số. Kế hoạch này cần đi cùng đánh giá bằng kết quả thực tế: thời gian xử lý, tỷ lệ hồ sơ phải bổ sung, mức độ phản hồi và khả năng dùng lại dữ liệu.
Nền tảng số chính quyền có thể giúp cấp cơ sở theo kịp phạm vi nhiệm vụ lớn hơn, nhưng chỉ khi dữ liệu được chia sẻ an toàn, quy trình được thiết kế thống nhất và phản ánh của người dân được xử lý đến cùng. Mục tiêu không phải có thêm nhiều hệ thống, mà là một bộ máy phối hợp tốt hơn, ít yêu cầu người dân khai lại thông tin và trả lời nhanh, rõ ràng hơn.
